Bokföring - eller i ett vidare begrepp Redovisning, är ett system för att ställa upp och behandla olika ekonomiska händelser i ett företag. Det arbete som görs för att ordna och bokföra (kontera) dessa händelser kallas bokföring. Den ekonomiska redovisningen innebär att ta fram ekonomiska rapporter, göra bokslut med mera utifrån det bokförda materialet.

Förutom att företaget använder informationen från bokföringen till att styra verksamheten är det också ett krav från olika myndigheter, t.ex. Skatteverket, att bokföringen ska vara korrekt ur bl.a. beskattningssynpunkt. För större företag är redovisningen mot aktieägare och andra intressenter, via exempelvis en årsredovisning, en viktig uppgift.

Vad innebär bokföringsarbetet i ett företag!

Då företaget bedriver sin verksamhet utförs många ekonomiska transaktioner, affärshändelser, som påverkar företagets ekonomi. Som bevis på dessa affärs- händelser utfärdas verifikationer av olika slag. Exempel på verifikationer kan vara inköps- och försäljningsfakturor, kvitton, utbetalnings- och saldobesked från bank, inbetalningsavier med mera. För att komplettera informationen från dessa affärshändelser kan hänvisningar göras till gjorda avtal, t.ex. ett låneavtal som komplement till ränteutbetalningar, ett hyreskontrakt som komplement till hyresinbetalningar och så vidare.

De verifikationer som uppstår då företagets verksamhet bedrivs samlas i tidsföljd, datumordning. Varje verifikation får ett eget verifikations- nummer och bokförs, konteras. Vanligast är att kontera affärshändelserna utifrån de konton som finns i BAS-kontoplanen. BAS-kontoplanen uppdateras ständigt. Den senaste versionen kan du ladda ned från www.bas.se (BAS-kontogruppen). De olika versionerna har "årsbeteckningar" d.v.s. BAS 2010 (år 2010), BAS 2011, BAS 2012. Bokföringsarbetet sker med något som kallas dubbel bokföring vilket innebär att ett lika stort belopp ska konteras på debet- respektive kreditsidan.

Med jämna mellanrum plockas information fram ur bokföringen för att företaget ska veta vad det ska betala in till staten i form av moms, olika skatter m.m. Vid årets slut görs ett årsbokslut som ligger till grund för företagets beskattning.

Bokföringen viktig ur flera aspekter

Resultatet av det konkreta bokföringsarbetet blir en stor mängd information som företaget och andra intressenter har stor nytta av. Även om bokföringslagen säger att företaget är skyldig att bokföra för att kunna prestera en deklaration och därigenom bli beskattad, finns det dessutom en stor vinst för företaget att ha ordning på sin ekonomi.

Det är genom bokföringen och rapporterna hämtade ur denna som gör att styrningen mot de mål som företaget ställt upp, t.ex. budgeten, blir lättare att nå. Företagsledningens beslutsunderlag kompletteras med ekonomiska fakta av det som hänt, d.v.s. resultatet av företagets ansträngningar fram till beslutstillfället.

Ur den ekonomiska informationen får företaget fram hur stor likviditeten är för tillfället, hur stora kundfordringarna är, den moms som ska betalas vid nästa uppbördstillfälle o.s.v. De två viktigaste rapporterna är resultatrapporten som visar företagets ekonomiska resultat under en viss tidsperiod och balansrapporten som visar företagets ekonomiska ställning vid en viss tidpunkt.

Genom att följa företagets resultatutveckling via regelbundet framtagna resultatrapporter kan nödvändiga justeringar i verksamheten genomföras i god tid så att önskvärt resultat kan uppnås.

Nästan alla är bokföringsskyldiga

Alla enskilda personer som driver någon form av näringsverksamhet är bok- föringsskyldiga. Undantag är om enskild person hyr ut högst två lägenheter (gäller även dödsbon och ideella föreningar).

För övriga företagsformer, aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar samt för många stiftelser, gäller också bokföringsskyldighet.

Alla bokföringshandlingar ska sparas i 7 år. Bokföringshandlingar är bl.a. bokföringsböcker, datadisketter (databand) eller CD-romskivor med uppgifter, verifikationer, avtal etc. som är/var viktiga för företagets ekonomi. Materialet ska förvaras på ett sådant sätt att det inte finns risk för att det ska förstöras. Följande ur Bokföringslagen:

"7 kap. Arkivering av räkenskapsinformation m.m.

Former för bevarande

1 § Räkenskapsinformation skall bevaras i
1. vanlig läsbar form (dokument),
2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller
3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget. Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes.

Tid och plats för förvaring

2 § Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.

Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 1 § första stycket 1 eller 2 ska hållas tillgängliga i Sverige under hela den tid som anges i första stycket. Lag (2010:1514)."

Vem har ansvaret för bokföringen?

Är du enskild företagare har du hela ansvaret för att bokföringen är rätt. Även om du anlitar en bokföringsbyrå som sköter bokföringen är det du personligen som ansvarar för riktigheten i det som görs. Delägarna i ett handelsbolag är även personligen ansvariga för att bokföringen sköts korrekt.

I aktiebolag är det den verkställande direktören och styrelsen som har ansvaret för att bokföringen är korrekt.

Den som inte sköter sin bokföring på rätt sätt, det vill säga på det sätt som lagen föreskriver, kan dömas för bokföringsbrott.

De lagar som gäller

Då det gäller regler för den löpande bokföringen, vad en verifikation måste innehålla, krav på arkivering etc. är det bokföringslagen som gäller.

I bokföringslagen och årsredovisningslagen finns regler för årsbokslut. Årsredovisningslagen innehåller bestämmelser om upprättande och offentlig- görande av årsredovisning, koncernredovisning och delårsrapport.

God redovisningssed

"God redovisningssed" är ett uttryck som är vanligt förekommande i dessa sammanhang. Att bokföringen ska skötas enligt god redovisningssed innebär att den inte enbart ska följa de lagar som gäller utan även skötas enligt vedertagen praxis i branschen.

Rekommendationer om hur bokföring och redovisning bör ske i olika situationer kommer bland annat från FAR, Föreningen Auktoriserade Revisorer och det statliga expertorganet Bokföringsnämnden, BFN.

Bokföringsnämnden har en handledning i bokföring som heter Att Föra Bok. Från deras webbsida www.bfn.se kan du ladda ned handledningen gratis som pdf-fil eller beställa häftet (gå till fliken informationsmaterial). Så här beskriver BFN sitt häfte:

"Att Föra Bok är BFNs handledning i bokföring. Den innehåller 32 fullmatade A4-sidor med råd och tips till nystartade företagare om hur en välskött bokföring bör se ut. Handledningen tar upp nyttan av en budget, hur en verifikation ska se ut och ordnas, grunderna i den löpande bokföringen, årsbokslut, årsredovisning, med mera. BFN har uppdaterat handledningen efter de ändringar i årsredovisningslagen och bokföringslagen som gäller från 2010 respektive 2011."

Gå vidare inom området bokföring

Vi har delat in detta bokföringsavsnitt i följande delar.

Bokföringens grunder: Här beskriver vi olika begrepp som debet och kredit, hur bokföringsarbetet bedrivs, BAS-kontoplanen och dess uppbyggnad, arbetet med reskontra och andra rutiner t.ex. avstämning, utdrag ur bokföringslagen mm.

Bokföringsexempel: Konkret och praktiskt bokföringsarbete med många exempel. Allt från inköp via försäljning till redovisning av moms och skatt.

Bokslut: Sambandet mellan resultat och balans, uppställning av balans- och resultaträkning enligt BAS-kontoplanen, avskrivningar mm.

Förenklat årsbokslut: Alla enskilda näringsidkare skall avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut.

Kontantmetoden: För dem som bedriver enskild näringsverksamhet finns det två möjligheter att sköta bokföringen på. Den ena är faktureringsmetoden och den andra är kontantmetoden vilken är en enklare metod än den som kallas huvudmetoden det vill säga faktureringsmetoden. För att få använda kontantmetoden får inte den enskilda firman ha en nettoomsättning som överstiger tre miljoner kronor.