I företagets bokföring används det som kallas grundbok och huvudbok. Grundbokföringen görs löpande och där konteras olika affärshändelser, i huvudboken sorteras uppgifterna systematiskt per konto.

Tar vi kontot kundfordringar som exempel, bokförs samtliga företagets kundfordringar där i kronologisk ordning och det framgår inte ur systemet vad en enskild kund är skyldig, när betalningen ska vara gjord, vilken eventuell rabatt som uppnåtts etc. Denna bokföring är inte tillräckliga för att ett företag med många kunder och/eller leverantörer ska kunna hålla en bra kontroll mot en enskild kund eller leverantör. För att klara detta används reskontra.

Reskontrans uppgift

Reskontra är en sidoordnad bokföring (redovisning) som används för att systematiskt bevaka en särskild kund, en leverantör, en anställds lön mm, lager, inventarier, ett projekt etc. Namnen man använder blir då Kundreskontra, Leverantörsreskontra, Lönereskontra och så vidare.

I reskontrorna finns därmed tydlig och detaljerad information om företagets ekonomiska förehavanden inom olika områden. Reskontran kan ses som ett register där till exempel registret Kundreskontra innehåller alla nödvändiga uppgifter om varje kund, normalt i bokstavsordning.

Att upprätta reskontror är inget som lagen föreskriver utan det är upp till företaget själv att bestämma hur de på ett effektivt sätt kan hålla kontroll på olika ekonomiska förehavanden.

De flesta moderna bokförings- och redovisningsprogram för persondatorer har reskontror integrerade med den övriga bokföringen. Kopplingen mellan den vanliga bokföringen och den specifika informationen på en reskontra är oftast ett kundnummer (anställningsnummer, projektnummer eller liknande). Kundnumret registreras samtidigt som konteringen och "vips" finns uppgifterna även i kundreskontra.

Reskontra

Kund- och leverantörsreskontra

De vanligaste reskontrorna är för kunder och leverantörer. För företag med många kunder och/eller leverantörer är det nödvändigt att ha full kontroll på vad som sålts eller köpts, när och till vilket pris, uppnådda rabatter, in- och utbetalningar osv.

En reskontra kan vara enkel till sin utformning eller mycket utförlig. Företagets behov styr detta.

kundreskontra

Ovanstående figur är exempel på den enklaste formen av kundreskontra. Den påminner i mycket om en vanlig konteringsruta men med kolumnen Saldo som tillägg. Saldot visar den aktuella ställningen på kontot. Då en faktura skickas till en kund registreras den i debet och när den blir betald i kredit.

Företagets storlek styr antalet reskontra

För det lilla företaget, kanske bara bestående av en person, är det många gånger inte nödvändigt att ha en datorbaserad sidoordnad bokföring, d.v.s. olika reskontra. Genom att använda pärmar eller särskilda mappar, oftast med en flik för varje dag i månaden, kan man hålla tillräcklig kontroll på sina kunder och leverantörer. Kopior på fakturorna sätts in i pärmen efter systemet betalnings- datum. Rutinen är enkel och överskådlig och gör det lätt att följa upp när kundernas fakturor förfaller till betalning och när företaget själv ska betala sina leverantörer.

För större företag (även små naturligtvis) med många kunder och/eller leveran- törer är det helt enkelt nödvändigt med reskontra. Utan olika reskontra skulle företaget inte kunna sköta bevakning och uppföljning på ett effektivt sätt. Vilka reskontra ett företag använder beror på dess storlek och verksamhetsinriktning.

Att göra avstämning

Med jämna mellanrum stämmer företag av sina konton och ser att bokföringen är rätt gjord. Man kontrollerar att kunderna betalt sina fakturor och att företaget själv betalat sina leverantörer. Från t.ex. kundreskontra får företaget detaljerad information om vilka kunder som företaget har en fordran på.

Läs mer om:

Bokföringens grunder
Begrepp
Rutiner och avstämning
Rapporter
Bokföringslagen
BAS-kontoplanen