Följande material har vi fått från AGERAS. Genom AGERAS kan du hitta den bästa revisorn, redovisningskonsulten eller ekonomiska rådgivaren.

Allt fler företag idag väljer att gå över till digitala kvitton och fakturor. De senaste åren har det också skett en frammarsch av nya Fin-tech bolag och lösningar som gör det enkelt att skanna in och hantera sina kvitton och fakturor digitalt. Men vilka regler är det egentligen som gäller när det kommer till arkivering och redovisning av dessa räkenskapsuppgifter?

Med denna checklista hoppas vi guida dig igenom reglerna kring hur du som företagare ska hantera och arkivera digitala kvitton och fakturor.

 

SPARA

Den grundregeln som gäller är att räkenskapsinformation som mottagits måste sparas i det skick som det mottages. Det betyder att en faktura eller kvitto som mottagits i pappersform måste sparas i pappersform. Tar man emot e-fakturor får dessa alltså sparas direkt i sitt ursprungliga digitala format. Om man får en faktura i PDF-format via mail behöver inte mailet sparas så länge all information framgår på själva fakturan.
 

FÖRA ÖVER TILL ANNAN FORM

Enligt bokföringslagen finns det en möjlighet att föra över information från pappersform till digital form genom att till exempel scanna in en faktura. Om man fotar ett papperskvitto med en foto-app gäller samma regler som när man scannar in en pappersfaktura till digital form.
 

ARKIVERINGSTID

Den totala arkiveringstiden för räkenskapsinformation är enligt bokföringslagen 7 år. Har man fört över en pappersfaktura till digital form måste det ursprungliga materialet (pappersfakturan) sparas i tre år, men därefter kan den digitala versionen sparas i de resterande åren. Om du skulle vilja omvandla en digital faktura till pappersformat genom att skriva ut den gäller överföringsregeln även i detta fall. Då måste du alltså spara den digitala versionen i 3 år och sedan räcker det att spara pappersversionen de resterande arkiveringsåren.
 

NUMRERA DE OLIKA FORMATEN

Viktigt att komma ihåg om man överför en faktura från en form till en annan är att man måste kunna spåra de olika versionerna till varandra under de 3 första åren då båda formaten finns tillgängliga. Ett enkelt sätt är att till exempel numrera den digitala fakturan med samma nummer på den arkiverade pappersversionen så att de enkelt kan spåras till varandra.
 

Ageras