Redovisningstips – så hanterar du digitala kvitton och fakturor

Allt fler företag idag väljer att gå över till digitala kvitton och fakturor. De senaste åren har det också skett en frammarsch av nya Fin-tech bolag och lösningar som gör det enkelt att skanna in och hantera sina kvitton och fakturor digitalt. Men vilka regler är det egentligen som gäller när det kommer till arkivering och redovisning av dessa räkenskapsuppgifter?

Foto av författare
Skribent: Bo Lilja
Uppdaterades:
Så finansieras sidanVi kan komma att erhålla ersättning från annonörer via affiliatelänkar.

Med denna checklista hoppas vi guida dig igenom reglerna kring hur du som företagare ska hantera och arkivera digitala kvitton och fakturor.

Spara kvitton

Den grundregeln som gäller är att räkenskapsinformation som mottagits måste sparas i det skick som det mottages. Det betyder att en faktura eller kvitto som mottagits i pappersform måste sparas i pappersform. Tar man emot e-fakturor får dessa alltså sparas direkt i sitt ursprungliga digitala format. Om man får en faktura i PDF-format via mail behöver inte mailet sparas så länge all information framgår på själva fakturan.
 

Några bra tips innan du läser vidare

Avanzas logga

Gratis courtage för konton med upp till 50.000 kr

Ny svensk utmanare till Avanza & Nordnet. Erbjuder ISK & 0 kr i courtage på all aktiehandel fram till 2025*

Courtage är avgiften för aktiehandel.

Levler är en ny svensk utmanare till Avanza & Nordnet som just nu erbjuder courtagefri aktiehandel på svenska börsen.

Erbjudandet om courtagefri aktiehandel gäller fram till den 31 mars 2025. Denna kampanj gäller för handel på samtliga listor på Nasdaq Stockholm, med undantag för First North.

Öppna konto snabbt & enkelt med BankID.

Courtagefri aktiehandel utan begränsning på kontoinnehav.

25% rabatt på fondavgiften jämfört med t.ex. Avanza.

ISK och Aktiefondkontot hos Levler omfattas av insättningsgarantin.

För över bokföringen till digital form

Enligt bokföringslagen finns det en möjlighet att föra över information från pappersform till digital form genom att till exempel scanna in en faktura. Om man fotar ett papperskvitto med en foto-app gäller samma regler som när man scannar in en pappersfaktura till digital form.
 

Arkiveringstid

Den totala arkiveringstiden för räkenskapsinformation är enligt bokföringslagen 7 år. Har man fört över en pappersfaktura till digital form måste det ursprungliga materialet (pappersfakturan) sparas i tre år, men därefter kan den digitala versionen sparas i de resterande åren. Om du skulle vilja omvandla en digital faktura till pappersformat genom att skriva ut den gäller överföringsregeln även i detta fall. Då måste du alltså spara den digitala versionen i 3 år och sedan räcker det att spara pappersversionen de resterande arkiveringsåren.
 

Numrera de olika formaten

Viktigt att komma ihåg om man överför en faktura från en form till en annan är att man måste kunna spåra de olika versionerna till varandra under de 3 första åren då båda formaten finns tillgängliga. Ett enkelt sätt är att till exempel numrera den digitala fakturan med samma nummer på den arkiverade pappersversionen så att de enkelt kan spåras till varandra. 

Som vi nämnde tidigare...

Avanzas logga

Gratis courtage för konton med upp till 50.000 kr

Ny svensk utmanare till Avanza & Nordnet. Erbjuder ISK & 0 kr i courtage på all aktiehandel fram till 2025

Courtage är avgiften för aktiehandel.

Lämna en kommentar