Det är mycket viktigt att planera företagets framtid i ett ekonomiskt perspektiv. Att ha en överblick över företagets ekonomi under det närmaste året skapar både trygghet och ger en "röd tråd" att arbeta efter. En budget är företagets verksamhet uttryckt i siffror, en ekonomisk plan helt enkelt.

De två viktigaste budgetarna som ett företag gör är

  • Resultatbudgeten. Visar på företagets långsiktiga överlevnad - vad resultatet förväntas bli.
  • Likviditetsbudgeten. Visar när pengar strömmar in till eller ut från företaget och om en viss månad ger ett överskott eller ett underskott i kassan.

Mål

Utan inkomster som överstiger kostnaderna går det inte att driva ett företag. Kanske en kort tid i företagets början men inte på sikt. För att nå ett tillräckligt stort överskott sätter ett företag (du själv) upp ett eller flera ekonomiska mål. Ett ekonomiskt mål kan vara att du som ägare vill kunna ta ut en lön ur företaget på 30000 kr i månaden ett annat ekonomiskt mål kan vara att ditt företag ska ha tjänat in 100000 kr inom ett år för att användas till en nyinvestering.

För att nå företagets ekonomiska mål styrs verksamheten på ett sådant sätt att målen ska nås. Denna ekonomistyrning av företaget handlar om att se till att kostnader minimeras och att intäkter maximeras.

Varför budgetera?

En hjälp för att effektivt kunna nå de ekonomiska mål som satts upp är att budgetera.

Genom budgetarbetet ser man

  • om kostnaderna är för höga i förhållande till det som företaget förväntas få i intäkter,
  • om investeringar krävs för att kunna "mätta" marknadens behov,
  • om företagets likviditet (kassa) räcker till utbetalningarna under en viss månad osv.

Den lagda budgeten används sedan som ett slags kontrollinstrument. Går det sämre än vad det är tänkt måste åtgärder sättas in för att företaget ska komma på rätt väg igen och kunna nå de ekonomiska mål som satts upp. Om företaget går bättre än beräknat gäller det att analysera varför och förstärka den trenden. Ingen säger väl nej till ett bättre resultat än vad som budgeterats.

En budget ger trygghet.

  • Trygghet därför att företaget (du) har lagt ned ordentligt med tid till att analysera, kalkylera och beräkna olika alternativ.
     
  • Trygghet eftersom företaget minskat risken för obehagliga överraskningar.
     
  • Trygghet för att företaget ser att det förväntade resultatet går att uppnå om budgeten följs.
     
  • Trygghet genom att veta när stora utbetalningar ska göras och att pengarna i kassan då räcker till detta.

Budgetprocessen

För ett företag som redan är etablerat på marknaden finns det en hel del historiska fakta och kunskap att använda sig av. Denna information används tillsammans med de planer och idéer som företaget har för framtiden.

Ett nystartade företaget (dess ägare) har det betydligt svårare eftersom det inte finns någon backspegel att titta i. Arbetet som utförs i budgetprocessen är dock likartat med det som utförs i det etablerade företaget. Skillnaden ligger i varifrån kunskap och fakta hämtas och att budgetsiffrorna i det nystartade företaget blir mer osäkra.

Börja alltid budgetprocessen med att skaffa så mycket relevant information som möjligt. Information om potentiella kunder, konkurrenter, leverantörer och distributörer, konkurrerande produkter eller tjänster, substitut, generell marknadsinformation osv. Analysera informationen, klä den i siffror och gör olika kalkyler.

Det svåra med ett budgetarbete är inte att ställa samman siffrorna i en budget, det handlar bara om plus och minus. Svårigheten ligger i att beräkna och uppskatta själva intäkts- eller kostnadsposten.

Skriv ned alla intäkts- (inkomst-) och kostnadsposter. Intäktsposterna brukar vara få till antalet men är de som är svårast att budgetera. Det är inte lätt att veta hur kunder kommer att reagera på företagets försäljning. Kostnadsposterna brukar bli betydligt fler men är oftast lättare att budgetera. En hyreskostnad går att få fram ganska exakt, investeringar i kontorsutrustning osv.

Kostnader som är direkt kopplade till den tänkta försäljningsvolymen (inköp av varor som ska vidaresäljas till exempel) följer utvecklingen av försäljningen. Faran ligger i att köpa på sig ett stort lager som inte går att sälja.

När företaget (du) sammanställt budgeten tar man sig en extra funderare.

  • Har det gjorts en realistisk bedömning av försäljningen? Är den för optimistisk kanske företaget drar på dig onödiga kostnader, är den för pessimistisk kanske bra saker aldrig kommer att bli gjorda.
     
  • Är kostnadsposterna realistiska och i samstämmighet med intäkterna?
     
  • Finns det kostnader som går att reducera?
     
  • Behövs verkligen den lokalen som används just nu, och så vidare?
     

budgetcirkel

Figur: Budgetprocessen i ett etablerat företag. Under rubriken Prognoser döljer sig även sådant som idéframtagning av nya affärskoncept, försäljningslösningar, förändrat produktions- eller tjänsteinnehåll m.m.

Alternativa planer - omvärlden påverkar

Budgeten är en ekonomisk plan i siffror och sammanställd utifrån fakta som fanns att tillgå då budgetprocessen genomfördes. Även om företaget har bra kontroll över sin egen organisation och kanske även över kunder och konkurrenter, finns det alltid händelser i omvärlden som påverkar mer eller mindre.

Räntan går upp och ned och kostnader för t.ex. lån kan ändras. En "oljekris" förvärrar för vissa företag men gynnar andra. Politiska beslut kan ändra förutsättningarna helt för ett företag. Lokala politiska beslut kan också stjälpa (eller hjälpa) ett företag t.ex. avstängning av en genomfartsled, borttagande av parkeringsmöjligheter. Konjunkturer går som bekant både upp och ned.

En viss beredskap måste finnas om tecken tyder på vissa förändringar i framtiden som berör företaget. Studera gärna vad s.k. omvärldsbevakare tänker om framtiden. Beredskapen innebär att alternativa kalkyler ska finnas färdiga om något inträffar. Något som kanske funnits med i budgeteringen som ett tänkbart scenario.

Läs mer om: 

Viktiga begrepp som måste förstås
Resultatbudget
Likviditetsbudget