Följande checklista har vi fått från Peter Alkefjärd, Inkonomi-konsult.

"Inkonomi-konsult är en objektiv och leverantörsoberoende specialist på att hjälpa företag och organisationer att utveckla och effektivisera processen att få betalt, det vill säga fakturering, krav, inkasso m.m. Vi identifierar och genomför besparingar och förbättringar samt hjälper till med upphandling av IT-stöd och tjänster."

Regler för fakturans innehåll – checklista

Mervärdesskattelagen, bokföringslagen, räntelagen, aktiebolagslagen, köplagen och konsumentköplagen.

Varför ska man kontrollera att fakturan uppfyller de regler som finns?

Bland annat därför att:

  • om säljarens faktura inte uppfyller reglerna i mervärdes-skattelagen kan skatteverket neka kunden avdragsrätt för mervärdesskatt.
  • Bolagsverket kan vitesförelägga styrelseledamot eller VD i ett AB som inte uppfyller aktiebolagens regler om informationen i en faktura.
  • Dröjsmålsränta kan i vissa fall inte krävas om inte reglerna i räntelagen följs.

Den som fakturerar och inte har tillräckliga kunskaper riskerar alltså att skapa problem, både för sig själv och sin kund. Och dessutom riskerar det fakturerande företaget att påverka sitt anseende negativt.

Mervärdesskattelagen (SFS 1994:200)

(11 kap, 8 §)
Följande punkter avser vad man i normalfallet ska ange vid försäljning inom Sverige. Det finns situationer där ytterligare information, utöver vad som framgår nedan, ska finnas; exempelvis vid omvänd skattskyldighet och vid momsfri försäljning.

√ Fakturadatum

√ Fakturanummer

√ Säljaren registreringsnummer för mervärdesskatt

√ Namn och adress för säljare och kund

Förkortningar är tillåtna endast i välkända fall t ex SAS, SJ (skatteverkets skrivelse 040128, Dnr. 151294/04-113). Om endast namnet är felaktigt t ex därför att köparen nyligen har bytt namn anser skatteverket att det gamla namnet på fakturan, om det av övriga uppgifter går att identifiera köparen, normalt kan godtas (skatteverkets skrivelse Dnr. 130-256490-04/113).

Beträffande köpare med flera adresser har skatteverket förtydligat (skrivelse 040223, Dnr. 130-205830-04/113) att det är den adress som köparen anger som avses, oavsett om ev sätes-adress är en annan.

√ Vad som har levererats

De levererade varornas mängd och art eller de tillhandahållna tjänsternas omfattning och art. Enligt skatteverket (skrivelse 040223, Dnr. 130-205830- 04/113) kan referens till t ex avtals-/projektnummer godtas om detta dokument i sin tur uppfyller regeln.

√ Leverans eller slutförandedatum

Datum då leveransen av varor eller tillhandahållandet av tjänster utförts eller slutförts eller det datum då förskotts- eller a conto-betalning erlagts, om ett sådant datum kan fastställas och det skiljer sig från datum för fakturans utfärdande.

Skatteverket har (i skrivelse 2004-01-28, Dnr. 151294/04-113) angett att det är dagen då säljaren utför leveransen som avses. Orderdatum eller när varan är framme hos kund har således inte betydelse i denna fråga. Om det vid tjänsteförsäljning inte går att fastställa exakt datum, accepteras istället leveransmånad. I samlingsfaktura ska varje leveransdatum anges.

√ Beskattningsunderlaget och skattesats

Beskattningsunderlaget är beloppet som momsen ska beräknas på. Det ska anges per skattesats (även för omsättning som är momsfri) och skattesatsen ska framgå. Dessutom ska enhetspriset exklusive skatt anges och eventuella prisnedsättningar / rabatter om dessa inte är inkluderade i enhetspriset.

√ Mervärdesskattebelopp

Beloppet behöver inte anges per skattesats, utan det räcker med det totala beloppet (skatteverkets skrivelse 041112, Dnr. 130 641266-04/111).

Förenklad faktura

Förenklad faktura får användas om:

  • fakturan är på mindre belopp (<2000kr inkl moms), eller
  • handelsbruket inom den berörda verksamhetssektorn, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för utfärdandet av fakturan gör det svårt att följa alla de krav som anges i 8 §, 11kap.

För ytterligare information, se skatteverkets föreskrifter SKVFS 2005:14.

Förenklad faktura ska innehålla:

√ Fakturadatum

√ Identifiering av säljaren / organisationsnummer

√ Identifiering av vad som har tillhandahållits

√ Moms eller uppgift som gör det möjligt att beräkna momsen

Bokföringslagen (SFS 1999:1078)

(5 kap, 7 §)
Följande uppgifter ska finnas enligt bokföringslagens regler om verifikationens innehåll:

√ När den har sammanställts.

Motsvaras normalt av fakturadatum och detta krav finns redan genom mer- värdesskattelagen.

√ När affärshändelsen har inträffat.

Beroende på omständigheterna kan detta eventuellt vara uppfyllt genom kravet på leveransdatum som finns i mervärdesskattelagen.

√ Vad denna avser.

√ Belopp

√ Motpart

√ I förekommande fall: upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns till- gängliga.

Räntelagen (SFS 1975:635)

För att man ska ha rätt att ta ut dröjsmålsränta vid försenad betalning, måste man enligt räntelagen (4 §), informera om att man kommer att ta ut dröjsmålsränta. Enligt samma bestämmelse får man ta ut dröjsmålsränta tidigast 30 dagar efter att man har informerat.

Observera att räntelagen anger undantag från informationsskyldigheten vid följande situationer:

  • Om förfallodagen är bestämd i förväg (d v s framgår före man har gjort beställningen), eller
  • Om dröjsmålsräntan avser en fordran mellan näringsidkare eller mellan näringsidkare och myndighet/annat offentligt organ.

Observera att räntelagen är dispositiv (andra villkor kan vara avtalade mellan parterna), men ej vad gäller inskränkningar av gäldenärens rätt till jämkning enligt 8 § (som gäller fysiska personer som varit förhindrade att, p g a sjukdom eller arbetslöshet, betala i rätt tid och att räntebeloppet, med hänsyn till situation, framstår som oskäligt).

Aktiebolagslagen (SFS 2005:551)

(28 kap, 5 §) Nedanstående avser säljaren:

√ Bolagets firma (d v s företagets namn).

√ Den ort där styrelsen har sitt säte.

Bolagsverket anser (informationsblad 829 h) att detta kan utelämnas om företagets postort (kommunen), som anges på fakturan, är samma som styrelsens säte.

√ Organisationsnummer

Bolagsverket anser (informationsblad 829 h) att det, när organisationsnumret ingår i momsregistreringsnumret, räcker med att ange momsregistrerings- numret.

Notera att bolagsverket har möjlighet att vitesförelägga styrelseledamot eller verkställande direktör för att uppfylla ovanstående.

Köplagen (1990:931) och konsumentköplagen (SFS
1990:932)

(köplagen 49 §, konsumentköplagen 36 §)

Om tidpunkten för betalning inte har avtalats före eller i samband med beställningen, har säljaren rätt att bestämma när betalning ska vara gjord (dock inte kräva förskott). Praktiskt sett betyder det att säljaren kan i fakturan ange att betalning ska ske omgående eller inom det antal dagar som han bestämmer.

Övrigt

Dessutom (utan att det krävs enligt lag) kan följande uppgifter vara bra att ange:

  • Innehar F-skatt.
  • Kundens referens.
  • Säljarens telefon-nr m.m.

© Peter Alkefjärd, Inkonomi-konsult

Läs mer om:

Kassaflöde
Dröjsmålsränta
Fakturaservice
Inkasso
Nyckeltal