Följande artikel har vi fått av Sara Hemming, Expertvalet.

Betydelsen av pappershantering blir med tiden mindre och mindre i och med att fler företag jobbar med sin miljöprofil och vill minska användningen av papper. Trots att det mesta idag hanteras digitalt är det ändå viktigt att se över hur man som företag hanterar papper och utskrifter, dels för att det ibland är nödvändigt att använda sig av papper och dels för att man bör fundera över hur man kan minska användningen av papper.

Det finns flera tillvägagångssätt för företag som vill jobba med att minska pappersanvändningen hos sitt företag. Dock bör man även vara medveten om att än idag kan verksamheten vara i behov av att använda utskrifter -- hur bör man då jobba för att minska företagets klimatpåverkan?
 

Klimatpåverkan

Pappersindustrin och således pappersanvändning står för en stor del av de klimatpåverkande utsläppen. Det är därför en självklarhet för företag att minska på sin pappersanvändning och optimera pappershantering för att skapa en hållbar framtid. Hur ska man dock som företag kunna minska sin pappersanvändning?

Det första man bör ta tag i för att optimera sin pappershantering är att se till verksamheten och hur pappershanteringen ser ut idag. Analysera till exempel vilka slags dokument som ni skriver ut, vad som dokumenteras på papper och hur många fakturor från vi in i pappersversion. Fundera sedan över hur detta kan optimeras, till exempel finns det delar som kan digitaliseras genom användningen av e-fakturor, whiteboards för anteckningar eller tablets för enklare dokumentläsning.

I en studie gjord av Xerox noterade man att upp till 40 procent av de utskrifter som görs på en arbetsplats inte ens är nödvändiga för arbetets räkning. Så kolla även vilka utskrifter som är helt onödiga och kan undvikas med regler och rekommendationer.
 

Nödvändiga utskrifter

Även om man bör minska pappersanvändningen så långt som möjligt så är det svårt att nå ett fullt papperslöst kontor. Till exempel kan man på grund av lagliga skäl behöva förvara fysiska kopior av till exempel avtal och bokslut. Hur gör man då för att hålla pappershanteringen optimal?

Här gäller det samma som ovan, utgå från er egna verksamhet. Vad är det nödvändigt att ha utskrifter på? När man har kartlagt behoven kan man söka efter både kostnadseffektiva och miljövänliga kopiatorer som lämpar sig bäst för ens verksamhet. Vill man minska sin användning av papper och utskrifter kan det till exempel vara en idé att investera i en mindre enhet som är optimal för den önskade mängden användning av papper. Andra enkla tips för att minska pappersmängden är att ställa in skrivaren på automatisk dubbelsidig utskrift och att införa follow-you utskrifter vilket kräver att man anger en personlig kod förrän man kan skriva ut dokument, detta har bevisats att minska mängden utskrifter med ca 20 procent.

Utöver att anpassa kopiator kapacitet med optimal användning så kan man även kolla så att ens pappersleverantör är miljöcertifierad och införskaffa papper som tillverkat av återvunnet material för att öka miljövänligheten. Ett annat, aningen kontroversiellt, alternativ är att skapa en tråkig miljö kring kopiatorn så att man spenderar så lite tid som möjligt runt om den. Vill du inte vara där så minskar även viljan att göra utskrifter.
 

Återvinning

När man funderar över pappershantering är det även nödvändigt att se till avfallshantering och återvinning av papper. Återvinning kan man hantera på egen hand eller så kan man ta in företag som hanterar pappersåtervinningen åt företaget. Att ta in ett extern företag att hantera återvinningen kostar självklart men det frigör istället er tid att fokusera på er kärnverksamhet.

Kom ihåg att göra återvinningsstationer på kontoret lättillgängliga och lätta att använda. Är återvinningen snygg och användarvänlig så ökar även viljan att återvinna.
 

Sara Hemming, Expertvalet.