Det första steget i urvalsprocessen är att efter ansökningstidens utgång skicka ett brev till de som sökt tjänsten och bekräfta att deras ansökan kommit in till företaget. I detta brev bör även information om tidplanen för rekryteringsarbetet framgå.

Därefter börjar grovgallringen av ansökningshandlingarna. Efter det en mer fördjupad genomgång av de som återstår, för att till slut leda till att några sökanden kallas till intervju.

Första gallringen

Efter det att exempelvis annonsen blivit införd börjar det hända saker. Intresserade börjar ringa och ställa frågor. Ansökningar börjar komma in.

Åt dem som ringer och frågar om deras erfarenheter och utbildning räcker ska du vara ärlig och säga som det är. Passar de inte in i företagets sökprofil är det lika bra att säga det med en gång.

Grovgallringen av ansökningarna ska göras efter hand som de kommer in till företaget. Att lägga allt på hög och vänta tills allt har kommit in brukar aldrig vara en bra idé.

Dela in de sökande i tre grupper, "högar".

  • Den första indelningen är de som är uteslutna för tjänsten. Det brister i utbildning, erfarenhet etc.
  • Den andra är de som är tänkbara men inte uppfyller sökprofilen till 100%Kan vara att de har fel ålder, kortare arbetslivserfarenhet än önskat etc.
  • Sista "högen" är de "heta" kandidaterna. De som uppfyller allt det som önskas.

Blir högen med "heta" kandidater tillräckligt stor är det från den som arbetet utgår i första hand. Redan i grovgallringen kan man försöka rangordna denna grupp på något sätt, t.ex. efter meritsammanställningen. Var observant på de som känns överkvalificerade. Det finns risk att en sådan person bara blir kvar på tjänsten en kortare period.

Genomgång av de utvaldas meriter

Vi antager att gruppen med sökanden, vilka har de kvalifikationer som krävs, är tillräckligt stor. Det gäller nu att välja ut ett antal av dessa som får komma på intervju. Åtminstone 4-5 stycken.

Gör rangordningen utifrån alla de samlade kvalifikationer som den sökande har. Vad är första intrycket av den sökande utifrån det följebrev som ansökan innehåller? Är det personligt skrivet, formellt, hur motiverar den sökande att han vill ha tjänsten, är brevet skrivet på bra svenska, familjeförhållande, fritids- intressen etc.

Jämför med utbildningskravet. Finns det andra kurser, utbildningar, som för- stärker den sökandes kunskaper. Kunskap inhämtad genom praktiskt arbete eller teoretiskt. När slutfördes utbildningarna, hur lång tid tog de att slutföra mm.

Erfarenhet, praktik etc. Hur lång tid inom arbetsområdet. Arbetat på andra positioner men inom branschen. Hur lång tjänstetid inom varje position.

Tidigare anställningar - var och hur länge. Nuvarande anställning. Motivet till att söka nytt arbete. Ett steg i karriären?

Tolkning av tjänstgöringsbetyg. Är inte det lättaste för den som är ovan. Var dock observant på det som är skrivet och det som inte är skrivet. Är något som borde stått utlämnat kan det mana till eftertanke. Även om ett tjänstgörings- betyg bör skrivas på ett objektivt sätt är det ändå så att det färgas av personliga värderingar. Personkemin kanske inte fungerade vid en tidigare anställning. Hur arbetsförhållandena var vet vi inget om. Tolka sådant som arbetskapacitet, samarbetsförmåga, initiativförmåga, kommunikationsförmåga, ledaregenskaper, närvaro mm.

Väg samman allt till en "personlig profil". Fundera på om den sökande passar in i det nuvarande "gänget", kan tillföra företaget annan kompetens utöver det som krävs, har ledaregenskaper osv. Kalla de utvalda till intervju.

Intervjun

Syftet med intervjun är bland annat att bekräfta om den "personliga profil" man gjort sig en bild av utifrån ansökningshandlingarna stämmer. Att skaffa mer och fördjupad information om de sökande. Att se hur den sökande uppträder, lyssnar, svarar på frågor, kroppsspråk, vilka attityder och värderingar personen har etc.

Intervjun är också till för att lämna mer detaljerad information om tjänsten och företaget. Låta intervjupersonen eventuellt träffa andra på företaget och låta dem och intervjupersonen ställa frågor till varandra, visa arbetsplatsen mm.

Avsätt tillräckligt med tid till intervjun. Ibland kan det även bli på det viset att ännu en intervju måste genomföras - två sökanden kan båda uppfylla det som önskas och för att "skilja" dem åt krävs kompletterande upplysningar. Är det en chefsbefattning är det inte ovanligt med fler än en intervju. Det behövs kanske att ett flertal personer på företaget träffar den sökande innan ett beslut fattas.

Se till att vara ordentligt påläst inför intervjun. Ett positivt första intryck gäller även för företaget att ge, inte bara den som ska intervjuas. Börja med lite socialt prat, ställ enklare frågor om personens nuvarande situation. Efter hand bör frågorna bli mer detaljerade och fördjupande och även behandla det som varit tidigare samt vad personen förväntar sig i framtiden.

Låt den sökande, mot slutet av intervjun, uppge referenspersoner som företaget kan ringa för att få deras bild av hur den sökande har fungerat tidigare, både i arbetet och som person.

Innan den sökande lämnar företaget är det viktigt att beskriva det fortsatta urvalsförfarandet och den tidsplan man arbetar efter. Att referenstagning kommer att ske och att det eventuellt kan bli tal om ännu en intervju.

I länklistan till höger finns en rubrik kallad Frågesammanställning. Här har vi listat vanliga frågor som brukar ställas vid en anställningsintervju.

Referenstagning
Ta kontakt med de personer som den sökande har uppgett som referenser och i intervjun godkänt att det går bra att kontakta. Kontakten med referenterna är till för att komplettera det intryck som givits under intervjun.

Av naturliga skäl kanske inte den sökande vill att chef och arbetskamrater från nuvarande arbetsplats kontaktas. Detta måste respekteras.

Efterarbetet

En total bedömning leder fram till att en person väljs för arbetsuppgiften. Att ta kontakt med vederbörande och berätta beslutet är nog det lättaste. För övriga som varit på intervju bör en god motivering göras till varför de inte fick tjänsten. Vid kontakten med dessa, oftast via telefon, bör samtalet hållas i en positiv anda där man redogör för varför man valt en annan sökande till tjänsten.

Till de övriga sökande som inte kallats till intervju skickas ett brev med tack för visat intresse och att tjänsten är tillsatt med en annan sökande. Till brevet bifogas också betygshandlingar som den sökande skickat in.

Planeringsarbetet för att ge den som fått tjänsten en bra introduktion startar också omedelbart.