För att styra ett företag krävs information. För att investera i ett företag, som exempelvis aktieägare, eller för att kunna utkräva skatt krävs också information. Men med tanke på syfte och tidsperspektiv skiljer man på intern respektive extern information. Företaget "redovisar" händelser som sker i företaget med att på olika sätt beskriva dessa för ledning respektive intressenter till företaget.

Redovisningsinformation

Företagets redovisningsinformation ligger till grund för de beslut som ledning och andra styrfunktioner i företaget gör dagligen. Det krävs att den är detaljerad och aktuell. Redovisningsinformationen till externa intressenter består till större delen av "summerad" information gällande för en längre tidsperiod. Ett problem i dagens företag är att de är mer av kunskapsföretag än tidigare vilket gör att traditionell extern redovisning inte visar på ett företags verklig värde. Detta medför att företagets marknadsvärde (aktiernas sammanlagda värde på exempelvis börsen) oftast är betydligt högre än företagets bokförda värde.

Men låt oss jämföra intern respektive extern redovisning ur olika aspekter. Vi börjar med de två grupper som redovisningen riktar sig till.

  1. Företagets ledning och övriga styrfunktioner. Här används informationen på två sätt
    - för dagliga och rutinmässiga beslut
    - för långsiktiga beslut och beslut av strategisk karaktär
  2. Externa intressenter. Dessa är bland andra aktieägare, investerare, fackförbund, samhället med t.ex. skatteverket, analytiker.

Syfte

Syftet med informationen till företagsledningen respektive externa intressenter är olika.

Den interna redovisningen, kallad ekonomistyrning (management accounting), fokuserar på framtiden. Den är till för att ge ledningen ekonomisk information som hjälp inför olika affärsmässiga beslut.

Syftet med den externa redovisningen är att berätta vad som redan hänt företaget under en viss period.

Tidsperspektiv

Vi kan säga att företaget lever i nuet och agerar för framtiden och det som händer samlas upp, summeras, och redovisas till externa intressenter. Eftersom den externa redovisningen till stor del bygger på vad som hänt under en längre period, exempelvis försäljning under ett halvår (en delårsrapport), och består av mycket sammanlagda data är den inte tillräcklig för ledningen att använda sig av.

Den affärsvärld företaget har omkring sig är snabbt föränderlig. Konkurrensen påverkas ständigt av olika händelser, kundpreferenser förändras, teknologin förändras snabbt, globaliseringen sker allt mer accelererande genom billiga transporter och utbyte av kunskap och information kan ske sekundsnabbt. I denna affärsvärld måste företaget ständigt förändra i sin planering och det är viktigt att företaget gör framtidsscenarier och styr utifrån dessa.

De historiska fakta som samlas upp i det externa redovisningssystemet ger intressenter såsom aktieägare och investerare basfakta men de måste även göra egna framtidsscenarier utifrån dessa basfakta, kompletterat med all annan relevant information, för att fatta sina beslut om att exempelvis köpa eller sälja aktier i företaget.

Vi summerar att ledningen använder redovisningssystemet för planering och till underlag för att fatta beslut för framtiden medan den externa redovisningen mer har en kontrollfunktion.

Tillförlitlighet och relevans

Den externa redovisningsinformation som företaget lämnar måste vara tillförlitlig och verifierbar. Därför är denna redovisningsinformation reglerad lagmässigt.

Då det gäller regler för den löpande bokföringen, vad en verifikation måste innehålla med mera är det bokföringslagen som gäller. I bokföringslagen och årsredovisningslagen finns regler för årsbokslut. Årsredovisningslagen innehåller bestämmelser om upprättande och offentliggörande av årsredovisning, koncern- redovisning och delårsrapport.

För företagets ekonomistyrning är det relevans som gäller. Här är det viktigaste att ha så bra information som möjligt och därför står det naturligtvis företaget fritt att ha ett ekonomistyrningssystem som är anpassat till just det egna företagets behov.

De olika redovisningsposterna i den externa redovisningen är alldeles för oprecisa för att använda i företagets löpande verksamhet. För att få relevant information måste exempelvis det interna redovisningssystemet följa enskilda kostnadsobjekt och enskilda produkters försäljning på olika marknader.

Standarder (globala)

För att investerare, analytiker med flera ska kunna jämföra och bedöma olika företag finns det globala standarder för hur redovisningsdata ska hanteras. Vilka kostnader, utgifter, intäkter m.m. som ska redovisas.

GAAP, Generally Accepted Accounting Principles, står för dessa standarder och visar på vilka kostnader företaget får rapportera i sin redovisning.

Mer tillgångar i kunskap än materiellt i dagens företag

Vårt samhälle är på stark marsch från ett industrisamhälle till ett kunskaps- samhälle. Det har gjort att immateriella tillgångar och kunskap har en betydligt större betydelse för värdeskapande i företag än tidigare. Informationsteknologin och Internet ger upphov till andra affärsmodeller och möjligheterna till snabb kontakt och nya marknadsföringsmöjligheter växer ständigt fram.

Genom globaliseringen skapas komplexa företagsstrukturer och ett företag kan exempelvis ha sin ledning sittande i London medan försäljningen sker från olika avdelningar, en på varje kontinent, och där resurserna kan finnas som t.ex. programmerare i Indien. Det är också generellt vanligt att företagen blir mer platta i sin organisationsstruktur d.v.s. färre hierarkiska beslutsnivåer.

Internationaliseringen och globaliseringen gör att konkurrensen ökar och därmed behovet av framåtriktad information för styrning. Nya styrmodeller som exempelvis Balance Scorecard ger uttryck för detta.

En mindre andel av företagets värdeskapande kommer nu från själva tillverkningen vilket gör att beräkningsmodeller som fokuserar mer på produktionen, som exempelvis täckningsbidragsprincipen, där direkt lön, direkt material etc. bara utgör en mindre del av företagets totala tillverkningskostnad, inte fungerar riktigt bra längre. Företag har därför börjat fokusera mer på kostnadssystem som bygger mer på omfördelning. Ett omfördelningsbaserat kostnadssystem som blivit allt vanligare är ABC, Activity Based Costing.

Hur företaget värderar tillgångar påverkas i kunskapsföretag. De materiella tillgångarna i ett företag förbrukas och slits efterhand som de används medan de kunskapsbaserade tillgångarna ökar i värde.

Intern och extern redovisning påverkas självklart av att företagen har blivit mer av kunskapsföretag än tillverkningsföretag. Ur internredovisnings- aspekt måste mer fokuseras på helhetssambandet, ett livscykelperspektiv snarare än enbart ett tillverkningsperspektiv. Alla led i värdekedjan får stor betydelse. Kunskap om kunden, olika samarbeten med partners, utveckla hela processkedjan från inköp till efterbearbetning av kund måste ständigt utvecklas.

Den externa redovisningen måste kompletteras med information som tydliggör värdet av företagets immateriella tillgångar. Hur företagets kunskapsresurs utnyttjas i värdeskapandet och betydelsen av detta.

Läs mer om:

Mikroekonomi och makroekonomi
Marknadsekonomi
Efterfrågan och utbud på varor och tjänster
Priselasticitet
Distribution, från producent till konsument