Den EU-gemensamma offentliga marknaden handlar upp varor och tjänster för enorma belopp varje år. Det är de olika ländernas offentliga verksamheter (statliga och kommunala myndigheter och liknande) som gör dessa upphandlingar.

I Sverige regleras offentlig upphandling av två lagar:

  • Lagen om offentlig upphandling för upphandlingar inom den klassiska sektorn (klassiska lagen, se huvudområde Juridik) och
  • lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster för upphandlingar inom försörjningssektorerna (försörjningslagen, se huvudområde Juridik).

Om upphandlingen överstiger vissa tröskelvärden måste de publiceras i TED som är EU-ländernas databas för upphandlingar.

Källor: Konkurrensverket och Lagarna

Allmänt

Den gamla lagen LOU (SFS 1992:1528) har sedan den 1 januari 2008 ersatts med två nya lagar. Lagen om offentlig upphandling för upphandlingar inom den klassiska sektorn (klassiska lagen) och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster för upphandlingar inom försörjnings-sektorerna (försörjningslagen).

Till grund för de nya lagarna ligger EG:s två senaste direktiv på upphandlingsområdet. Det mesta överensstämmer till stor del i sak med de tidigare gällande EG-direktiven och den tidigare lagen.

De nya lagarna har strukturerats om för att bli mer lättlästa och följer själva upphandlingsprocessen på ett bättre sätt. En innehållsförteckning finns nu i början av lagen, kapitel har slagits ihop, många paragrafer har fått en egen rubrik och det finns ett kapitel med definitioner.

Båda lagarna innehåller även regler för upphandlingar som inte omfattas av direktiven.

Benämningen av de 10 första kapitlen är likalydande i lagarna. Den klassiska lagen saknar motsvarighet till 14 kap. i försörjningslagen om anbud som omfattar varor med ursprung i tredje land. Regler om byggkoncessioner finns bara i den klassiska lagen.

Bilagorna är desamma för båda lagarna.

Konkurrensverket är den myndighet som ska verka för effektiv offentlig upphandling och utöva tillsyn. De ska ge generell vägledning och information inom området offentlig upphandling för att förebygga regelöverträdelser och verka för en enhetlig tillämpning av de nationella upphandlingsreglerna.

Konkurrensverket ska bistå med information till upphandlande myndigheter, leverantörer och andra intressenter.

De som omfattas av lagarna om offentlig upphandling

De som omfattas benämns upphandlande myndigheter. Dessa är statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ (som exempel de flesta kommunala och en del statliga bolag), sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ. Även t.ex. kommunala och statliga aktiebolag kallas i lagarna för upphandlande myndigheter.

Att tänka på vid upphandling

Börja med att titta på vilka affärer som gjorts inom området tidigare. Vilka krav som ställts, prisbild etc. Eventuella skillnader mellan olika geografiska marknader.

Kan företaget matcha dessa affärer gäller det att utforma en arbetsprocess som kan "ta hand om" det arbete som krävs. Att söka information om tänkbara anbud, införskaffa förfrågningsunderlag, göra beräkningar av olika slag, utforma anbudsunderlag på rätt sätt (språk, information om företaget etc.), skaffa fram de "bevis" som krävs på företagets förmåga etc.

Var noga med att uppfylla ALLT som ingår i förfrågningsunderlaget. Lämna eller skicka anbudet i tid.

Glöm inte bort att göra en analys över ett missat anbud. Vad var det som gjorde att företaget inte nådde ända fram?

Upphandlingsprocessen - mycket förenklat beskriven

Förberedelsestadiet

Processen startar med att den upphandlande myndigheten upplever ett behov av att något måste tillgodoses. En behovsanalys startar och utifrån den beräknas kontraktets totala värde. Det är viktigt att fastställa det totala värdet eftersom de regler som ska tillämpas i upphandlingen styrs av om det totala värdet ligger över eller under det så kallade tröskelvärdet.

Myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag som består av:

  • Krav på leverantören
  • Tekniska specifikationer
  • Utvärderingsgrunder
  • Kommersiella villkor
  • Administrativa bestämmelser
  • Sociala hänsyn och miljöhänsyn

Kontraktet annonseras ut.

Upphandlingsprocessen

De företag som är intresserade gör sina beräkningar och lämnar in sina anbud.

Ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning.

Prövningsfasen omfattar tre huvudmoment:

  • Vissa grunder kan leda till uteslutning av leverantör.
  • Kontroll av leverantörers lämplighet (kvalificering). Här ingår t.ex. en kontroll av leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet, leverantörens ekonomiska ställning.
  • Tilldelning av kontrakt - utvärdering av anbud. Kontraktet tilldelas enligt den utvärderingsgrund som angivits, antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten eller det anbud som har lägsta pris.

Upphandlingens avslutande

Efter att den upphandlande myndigheten har beslutat om vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet, tilldelningsbeslutet, ska samtliga som deltagit i upphandlingen informeras om beslutet och skälen för det.

Den upphandlande myndigheten ska dokumentera skälen för sina beslut. Annat som förekommit och kan anses ha betydelse för upphandlingsförfarandet ska även det dokumenteras.

Överprövning, skadestånd

För en leverantör som känner sig felbehandlad finns följande möjligheter. Om det finns en tidsfrist som ännu inte passerats kan leverantören ta direkt kontakt med den upphandlande myndigheten och framföra sina synpunkter. Efter detta återstår överprövning i allmän förvaltningsdomstol (länsrätt, kammarrätt och Regeringsrätten). Skadeståndstalan sker i allmän domstol (tingsrätt, hovrätt och Högsta domstolen).

När den upphandlande myndigheten fattat tilldelningsbeslutet och informerat alla anbudssökande och anbudsgivare om det, börjar en tidsfrist på tio dagar att löpa. Under dessa tio dagar kan leverantörer som inte vunnit upphandlingen ansöka om överprövning hos länsrätten.

Definitioner

Med anbudssökande avses den som ansöker om att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande eller i ett urvalsförfarande enligt 15 kap.

Med anknutet företag avses
1. företag över vilket en upphandlande myndighet har ett bestämmande inflytande,
2. företag som kan utöva ett bestämmande inflytande över en upphandlande myndighet, och
3. företag som tillsammans med en upphandlande myndighet står under bestämmande inflytande av ett annat företag på grund av ägande eller finansiellt deltagande eller på grund av de regler företaget lyder under.
Ett bestämmande inflytande skall anses finnas om en upphandlande myndighet direkt eller indirekt, i förhållande till ett företag, innehar mer än hälften av andelarna i företaget eller kontrollerar majoriteten av röstetalet på grund av aktieägande eller motsvarande eller kan utse mer än halva antalet ledamöter i företagets styrelse eller motsvarande ledningsorgan.

Med byggentreprenadkontrakt avses ett kontrakt som
1. avser utförande eller både projektering och utförande av arbete som är hänförligt till en verksamhet som anges i bilaga 1, eller
2. medför att ett byggnadsverk realiseras, oavsett hur kontraktet utformas, enligt krav som ställs upp av den upphandlande myndigheten.
Med byggnadsverk avses det samlade resultatet av bygg- och anläggningsarbeten, om resultatet självständigt kan fullgöra en teknisk eller ekonomisk funktion.

Med byggkoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett byggentreprenadkontrakt men som innebär att ersättningen helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja anläggningen.

Med CPV-nomenklaturen avses den gemensamma terminologi vid offentlig upphandling som antagits genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 av den 5 november 2002 om gemensam terminologi vid offentlig upphandling (CPV), ändrad genom kommissionens förordning (EG) nr 2151/2003.
Om NACE- eller CPC-nomenklaturen i bilagorna 1-3 avviker från CPV-nomenklaturen har dessa företräde.

Med elektroniska medel avses medel som överför signaler via tråd eller radiovågor, på optisk väg eller via andra elektromagnetiska överföringsmedier.

Med erkända organ avses sådana provnings- och kalibreringslaboratorier samt organ för inspektion och certifiering som uppfyller tillämpliga europeiska standarder.

Med förfrågningsunderlag avses sådant underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör.

Med förhandlat förfarande avses ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.

Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som
1. sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer,
2. avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster, och
3. undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.

Med leverantör avses den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader.
Med leverantör avses också grupper av leverantörer.

Med offentligt styrda organ avses sådana bolag, föreningar, delägar-förvaltningar, särskilt bildade samfällighetsföreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och
1. som till största delen är finansierade av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet,
2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller
3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.

Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader.

Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag.

Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.

Med selektivt förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta får lämna anbud.

Med tjänstekoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja tjänsten.

Med tjänstekontrakt avses ett kontrakt som gäller utförande av tjänster enligt bilaga 2 eller 3 (A- eller B- tjänster) och som inte utgör ett byggentreprenad-kontrakt enligt 3 § eller ett varukontrakt enligt 21 §.
Ett kontrakt som avser varor och som även omfattar A- eller B- tjänster skall behandlas som ett tjänstekontrakt, om värdet av tjänsterna är högre än värdet av varorna.
Ett kontrakt som avser A- eller B-tjänster och omfattar verksamhet som hänförs till byggentreprenader enligt bilaga 1, men som är underordnad kontraktets ändamål i övrigt, skall behandlas som ett tjänstekontrakt.

Med upphandlande myndighet avses statliga och kommunala myndigheter.
Vid tillämpning av denna lag skall med myndighet jämställas
1. beslutande församlingar i kommuner och landsting, och
2. offentligt styrda organ som avses i 12 §, samt
3. sammanslutningar av en eller flera myndigheter enligt första stycket eller församlingar enligt 1 eller sammanslutningar av ett eller flera organ enligt 2.

Med upphandlarprofil avses en sammanställning av uppgifter som är tillgängliga på Internet och som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar.

Med varukontrakt avses ett kontrakt som gäller köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor under förutsättning att kontraktet inte skall anses utgöra ett byggentreprenadkontrakt enligt 3 § eller ett tjänstekontrakt enligt 18 § andra stycket.
Ett kontrakt skall behandlas som ett varukontrakt även om det omfattar monterings- och installationsarbeten avseende varorna, om värdet av arbetena är mindre än värdet av varorna.

Med öppet förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud.
Definitioner som gäller endast 15 kap.

Med direktupphandling avses ett förfarande utan krav på anbud.

Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.

Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.