Ett företag säljer varor och/eller tjänster. För att kunna göra detta krävs att företaget skaffar resurser. Dessa resurser köps in från andra företag. För vissa företag, till exempel handelsföretaget, är inköpsfunktionen av avgörande betydelse för lönsamheten.

Att en sparad krona i inköpskostnad ger en ökad vinst på en krona, allt annat lika, är viktigt att ha i åtanke. Inköpsarbetet har med andra ord en stor betydelse i alla företag.

Handel mellan företag, försäljning respektive inköp - är mycket större än försäljning mot slutkonsumenter. Fundera på hur många olika företag som handlar med varandra för att ett par jeans ska ha hamnat på butikshyllan. Börja med bomullsodlaren och vad det företaget behöver i inköp. Glöm inte transportföretagen i förädlingskedjan.

I detta huvudområde beskriver vi inköpsfunktionen och dess betydelse för företaget ur olika aspekter.

Rätt...

Det är mycket som måste vara "rätt" då ett företag köper in varor eller tjänster.

Rätt produkt eller tjänst

En insatsvara, en komponent, som ingår i företagets tillverkade produkt måste hålla "rätt" kvalitet. På samma sätt måste en inköpt tjänst som företaget använder sig av, t.ex. nätverksservice på företagets datorer, fungera på "rätt" sätt för att företaget i sig själv ska kunna fungera bra. Är inte den inköpta produkten eller tjänsten av rätt kvalitet kan det slå hårt mot företagets produkt, tjänst eller funktion eftersom de kan försämras, alternativt att kvaliteten är för hög och därmed kostar onödigt mycket.

Rätt tidpunkt

En viktig faktor vid inköp är tiden. Varor, insatsprodukter, insatsmaterial etc. ska finnas på plats när de behövs. Tjänster som köps ska utföras vid en viss tidpunkt.

När det gäller varor till försäljning eller material för tillverkning är det mycket viktigt att de finns tillgängliga i rätt tid. Fattas en komponent till företagets produkt är det omöjligt att färdigställa den, leverera den och få betalt. Om butikens vårkollektion är två månader försenad har hela försäljningssäsongen försvunnit.

Alla företag måste ha ett buffertlager. Hur stort detta lager ska vara är beroende på vilken risk företaget vill ta. Ett litet lager binder mindre av företagets kapital men risken ökar om något inträffar med t.ex. leverantörens produktion.

Företag som har pålitliga leverantörer kan använda sig av det som brukar kallas "just in time" d.v.s. att det som beställts kommer till företaget exakt vid en avtalad tidpunkt. Buffertlagret räcker kanske bara till en dags produktion i dessa fall, ibland faktiskt bara några timmar.

Rätt kvantitet

Ett stort lager binder mycket av företagets kapital. Det kräver också lagerutrymme som kostar pengar.

Det finns också en annan sida av detta. Stora inköp kan pressa priserna rejält. Konjunktursvängningar kan medföra att köpa rätt volym vid rätt tidpunkt blir en konkurrensfördel för företaget.

För en inköpare finns det mycket att räkna på. Förutsättningen för att lyckas bra är att de budgeterade volymer som ligger som underlag för beställningarna är rätt gjorda.

Rätt källa

Att välja rätt leverantör är inte så lätt. Gäller inköpen insatsvaror eller tjänster av mindre betydelse, kanske av engångskaraktär, är kraven på att välja rätt leverantör inte riktigt så stor som om en långsiktig relation ska skapas.

Ditt företag har vissa krav på hur insatsvaran/tjänsten ska vara. Utifrån detta söker ni alternativ, kanske från näraliggande leverantörer för att transporterna är korta och leveranssäkerheten högre, kanske från leverantörer i andra länder för att priset är bättre.

Det första arbetet går ut på att finna ett antal potentiella leverantörer som kan tillfredsställa de behov som företaget har. Vem ska sedan väljas? Här krävs ingående studier av alternativen. Är inköpen av stor betydelse för företaget bör en hel del arbete läggas ned på att finna ett så bra alternativ som möjligt. Vilka urvalskriterier som används är beroende utav det som företaget vill uppnå med inköpsrelationen.

Även om upparbetade förbindelser underlättar inköpsarbetet så sker det för- ändringar över tiden. Nya aktörer dyker upp, produkter och tjänster utvecklas, uppköp och produktionsförändringar genomförs etc. Det gäller att ha bra kontroll över vad som händer i företagets omvärld när det gäller möjliga leverantörer. Kom ihåg att leverantörsförbindelser inte varar för evigt och att det är DU som väljer leverantör.

Rätt transport

Insatsvarorna, produkterna, ska så effektivt som möjligt transporteras från en punkt till en annan. Med detta menas både fysiskt effektivt och kostnadseffektivt. I ordet transport räknar vi in hur varorna förpackas, lastas, transporteras, lossas och lagras. Ett vanligt ord som används i detta sammanhang är logistik, vilket betyder att organisera transporter och/eller varudistribution etc. för företag.

I större företag finns oftast en ansvarig logistikchef medan det i mindre företag är den som gör inköpen som ansvarar för att transporten och hanteringen sker på bästa sätt.

Många gånger transporteras godset, varorna, långa sträckor. Vem som är ansvarig för transporten, vilka leveransvillkor som ska gälla, görs upp genom ett avtal mellan det köpande respektive säljande företaget. Det företag som an- svarar för transporten kontaktar en speditör, ordnar försäkring mm. Visst kan det ibland kännas skönt att som inköpare låta det säljande företaget ta hand om transporten, men då förlorar man kontrollen och påverkan över godset vilket inte känns bra.

Det är en stor fördel att som inköpare få välja speditör, fraktbolag, fraktsätt, eftersom du då vet vem som ansvarar för vad, var godset befinner sig och när det beräknas anlända till en viss plats. Kanske har du redan ett bra transportavtal med någon speditör.

Vilket transportsätt som ska användas beror på ett antal faktorer. Avståndet och det geografiska utseendet mellan företagen, insatsvarornas volym och vikt, kapitalkostnaden för de köpta varorna, hur exakt i tid varorna ska finnas till- gängliga ("just in time") är exempel på några faktorer. Beroende på den avväg- ning som görs kan båt, tåg, lastbil eller flyg användas.

Godset ska finnas på företagets lager då det ska användas. Insatsvarorna binder kapital vilket innebär att de ska ligga så kort tid i lager som möjligt. Inköparens uppgift är att balansera inköpta volymer, effektivt transporterade, med ett acceptabelt buffertlager. Detta till en så låg kostnad som möjligt. För vissa företag innebär det att kanske hela årsförbrukningen köps och levereras vid endast ett tillfälle eftersom inköpskostnaden då blir mycket lägre än kostnaden för det kapital som binds i lagret. För andra företag sker leveranser dagligen.

Rätt pris

Rätt pris - vad är egentligen det? Om en inköpare har två eller flera likvärdiga produkter att välja mellan är det ganska självklart att inköpet görs från det företag där priset är lägst. För standardiserade produkter är det vanligt att inköparen söker lägsta pris.

Tyvärr är det ganska sällan det är så enkelt. Priset i sig själv kan bestå av olika komponenter, där möjligheten att dela upp leveransen tidsmässigt kan vara en del, volymrabatt, årsbonus, ingående service, kredittidens längd är några andra.

En samlad bedömning över inköpet måste alltid göras. Lägsta totalpris på kort sikt är kanske inte det bästa priset på lite längre sikt. Marknadsföringsmässigt kanske en komponent från en välkänd tillverkare i företagets produkt ger en bättre image och på så sätt både större volymer och möjlighet att ta ut ett högre pris.

Är kvaliteten den rätta, hur stor är leveranssäkerheten, vilka ekonomiska resur- ser eller utvecklingsresurser har det säljande företaget, kan ett samarbete utveckla vår produkt, är exempel på frågeställningar som ska besvaras.