Företaget har specificerat sina krav. Det har blivit dags att kontakta tänkbara leverantörer. De leverantörer som kan leverera det som önskas ombeds lämna in ett anbud (offert) till ett visst datum.

Har produkten ett mindre ekonomiskt värde eller är en standardprodukt som köps enligt prislista brukar det räcka med att den som är ansvarig för inköpen ringer upp några leverantörer för att få ett muntligt erbjudande.

Utformningen av förfrågan

Det finns ett nyckelord då det gäller att utforma anbudsunderlaget och det är tydlighet. Rent strukturmässigt (designen) ska underlaget vara lätt att följa och förstå.

De krav som företaget ställer på leverantören ska vara grupperade på ett logiskt sätt och mycket noggrant specificerade. Det bör också finnas med tydliga instruktioner om hur företaget vill att svaret ska vara utformat. Dessa instruktioner är till för att det ska bli lättare att jämföra olika leverantörers offerter.

Genom att vara "övertydlig" i sina krav skapas förutsättningar för att leverantörerna ger svar på samma sak. Om ett krav är formulerat så att det kan tolkas på olika sätt leder det till att olika leverantörer inte svarar på samma sak, vilket försvårar bedömningen av vilken leverantör som ska väljas. Tveksamheter kan även uppstå hos leverantören och kompletterande uppgifter kanske får skickas till samtliga som fått anbudsunderlaget.

Förutom alla konkreta krav som ställs på produkten eller tjänsten måste ett datum vara satt då offerten senast ska vara lämnad. Ge leverantörerna en rimlig tid till att räkna på ditt underlag.

Vissa företag, oftast större, brukar använda sig av målpriser. De har resurser och kunskap till att bedöma vad produkten, varan eller tjänsten bör kosta - eller helt enkelt vad man är beredd att betala för att slutprodukten ska generera det önskade resultatet.

Fördelen med målpris är att företaget, om det nu bara är priset som styr, kan rikta sig till en leverantör (någon man vill göra affärer med) och fråga om de kan leverera till det priset. En fördel för leverantören är att han inte behöver lägga ned arbete på att utforma en offert om han inser att målpriset är så lågt satt att han inte kan uppfylla det.

Nackdelen med målpris kan vara att företaget kanske hade kunnat få ett lägre pris än det målpris man själv satt.

Tänk efter om det verkligen bara är priset som styr. Det finns många andra faktorer som kan vara nog så viktiga i en affärsförbindelse.

Glöm inte heller bort att beskriva det egna företaget. Det kan ju faktiskt vara på det viset att leverantören "väljer sin kund". Ibland kan det även vara så att det egna företaget måste visa sig "värdigt" att få köpa från en önskvärd leverantör.

Summerat:

  • Beskriv vem du är som köpare.
  • Anbudsunderlaget ska vara lättläst och strukturerat.
  • Specificera dina krav noggrant, t.ex. tekniska specifikationer, kvalitet, önskad mängd, senaste leveransdatum.
  • I underlaget ska stå vem som ska ansvara för transporten, hur varorna ska vara förpackade, vem som ansvarar för försäkringen m.m.
  • Tala om till vilken plats varorna eller tjänsten ska levereras.
  • Var noga med att formulera de krav du ställer på det levererande företaget, t.ex. etik och moral, leveranskapacitet, framtida service, reservdelslager.
  • Var gärna "övertydlig" så att missförstånd inte uppstår.
  • Glöm ej datum då offerten senast ska vara lämnad.
  • Nyckelbegrepp - var tydlig.

Läs mer om:

Inköpsprocessen
Kravspecifikationen
Leverantörsval
Förhandling
Beställning, avtal
Uppföljning
Frakter