Efter det att en leverantör valts (ibland mer än en), kanske efter en förhandling, har det blivit dags att skriva ett avtal som ligger till grund för beställningen.

Kort om avtal

Till grund för avtalet ligger leverantörens offert. Offerten är bindande för säljaren under den tid som angetts.

Ren accept

Om du som kund accepterar erbjudandet inom den utsatta tiden, utan att vilja ändra på något, kallas det en ren accept.

Oren accept

Om du som kund accepterar erbjudandet men med en förändring eller ett tillägg ses det som ett avslag men förenat med ett nytt anbud. Nu är det dock ditt företag som är avsändare och det är det säljande företaget som ska tacka ja eller nej. Om leverantören accepterar de förändringar som du föreslagit är det lämpligt att leverantören skriver om sin ursprungliga offert med ändringarna och med allt annat i övrigt oförändrat.

Förhandling

Istället för att skicka förändringar fram och tillbaka (oren accept) och där än den ene än den andre står som anbudslämnare genomförs en förhandling vilken vi tidigare beskrivit.

Avtalets utformning

Beroende på produktens eller tjänstens komplexitet kan avtalet vara utformat från ett fåtal punkter på en textsida till att vara ett omfattande juridisk dokument på åtskilliga sidor.

Vad som minst bör ingå i ett avtal:

  • Namnet på avtalsparterna.
  • En noggrann specifikation av produkten eller tjänsten.
  • Vilka volymer som avtalet gäller. Avtalets giltighetstid.
  • Leveranssätt. Plats för leverans.
  • Leveranstid
  • Priset på varan eller tjänsten.
  • Vilka betalningsvillkoren är.
  • Krav på ersättning eller annan kompensation om inte produkten eller tjänsten uppfyller kraven, levereras för sent etc.
  • Hur eventuella tvister ska lösas.

Beställningen

Efter avtalet sker en beställning.Beroende på vad som avtalats kanske första beställningen endast är en provorder. Att få provleveranser för att se att det som levererats uppfyller kraven i avtalet är vanligt förekommande.

Att bara förlita sig på att ha sett ett referensprov innan en första större beställning görs kan vara riskabelt. Det är naturligt att en leverantör lägger ned mer omsorg om detta enda referensprov än då själva produktionen är igång.

Även om ett avtal är skrivet, med noga specificerade krav, är det viktigt att din beställning innehåller tydliga instruktioner. I en inköpsprocess deltar många enskilda personer. Kommunikationen mellan dessa är nästan aldrig hundraprocentig.

Bifoga därför (över)tydliga instruktioner i samband med beställningen. Förutom själva kraven på produkten (design, materialkrav, kvalitetskrav etc.) kan instruktionen till exempel innehålla hur produkten ska märkas, förpackas, delar eller manualer som ska bipackas, på vilket sätt och när stickprov ska tas m.m.

Läs mer om:

Inköpsprocessen
Kravspecifikationen
Anbudsförfrågan
Leverantörsval
Förhandling
Uppföljning
Frakter