Inköpsprocessen kan vara enkel att genomföra likväl som mycket komplicerad. På samma sätt kan kravspecifikationen kanske bara innehålla en punkt med hänvisning till någon standard - eller vara skriven på många sidor och framtagen med stor möda.

Vi förutsätter här att företaget har genomfört en intern process där behov har konstaterats och att produkten eller tjänsten har specificerats. Det har blivit dags att göra en kravspecifikation som leverantören ska använda som underlag för att sätta sitt offertpris (anbudspris).

Förutom kraven på produkten eller tjänsten ska kravspecifikationen innehålla de krav som företaget ställer på leverantören när det gäller t.ex. utförande och funktion. Dessutom gäller det att specificera de krav som företaget ska ställa för att köpa från en leverantör d.v.s. urvalsregler som t.ex. närhet, ekonomisk stabilitet, kapacitet, flexibilitet, service.

Kravspecifikationen

Kravspecifikationen på produkten/tjänsten

Kravspecifikationen är de krav på utförande, funktioner etc. du som kund ställer på varan eller tjänsten. Här följer exempel på vad en kravspecifikation kan innehålla:

  • Beskrivning av den önskvärda produkten och dess användningsområde.
  • Beskrivning av i vilken miljö som produkten ska användas.
  • Produktens prestanda, kapacitet.
  • Modell, modellbeteckning, märke. En modell kan även användas som riktmärke d.v.s. en produkt med motsvarande egenskaper kan köpas.
  • Mått, vikt, utsläpp, bullernivå etc.
  • Krav på råvarors lagringsbarhet avseende t.ex. fukt, ljus, värme, kyla.
  • Krav på ingående säkerhetssystem.
  • Driftkostnadskrav.
  • Tjänstens utförande och när i tiden.
  • Vilka krav som ställs på dokumentation.
  • Beskrivning av den organisation där tjänsten ska utföras.
  • Krav på kvalitetsnivå.
  • Volymer vad avser antal eller timmar och tider för leverans.
  • Kostnadsramar

Krav på leverantören gällande utförande och hantering

Kravspecifikationen innehåller även de krav du ställer på leverantören när det gäller utförande och hantering av produkten eller tjänsten. Här följer några exempel på sådana krav:

  • Miljökrav avseende tillverkning och hantering.
  • Krav på leveranssätt. Transport, emballage, förpackning etc.
  • Leveransvillkor, t.ex. försäkring.
  • Krav på leveransvolymer och tider.
  • Krav på utbildning, efterföljande service etc.
  • Krav på fackkunskaper som leverantören måste besitta.
  • Krav på utförda kvalitetskontroller.
  • Krav på hur felaktiga varor/produkter ska återtas och ersättas.
  • Precisering avseende betalningssätt och rutiner.
  • Precisering av finansieringsalternativ.
  • Utseende på olika dokument, t.ex. följesedel.

Generella krav (urvalskriterier) på leverantören

Här är det inte frågan om att bedöma en leverantör (se Leverantörsval) utan endast ställa upp ett antal kriterier, urvalspunkter, vilka ligger till grund för den första kontakten, d.v.s. till vilka leverantörer anbudsförfrågan ska skickas. Här följer exempel på punkter som bör specificeras inför ett första urval:

  • Geografisk placering. Finns krav på närhet.
  • Leverantörens ställning på marknaden jämfört med konkurrenterna sedd ur olika aspekter.
  • Etik och moral.
  • Leverantörens satsning på FoU, forskning och utveckling.
  • Leverantörens egen försäljning, hur den fungerar. Vilka är leverantörens kunder, få stora eller många små?
  • Leverantörens utveckling över tiden sedd ur olika aspekter t.ex. tillväxt, modernisering, rationalisering.
  • Ekonomiska fakta. Företagets ekonomiska ställning, betalningsförmåga mot sina leverantörer, soliditet etc.
  • Har leverantören ingått speciella avtal med någon av våra konkurrenter.

Läs mer om:

Inköpsprocessen
Anbudsförfrågan
Leverantörsval
Förhandling
Beställning, avtal
Uppföljning
Frakter