De offerter (anbud) som kommit in från leverantörerna sammanställs på ett så korrekt jämförande sätt som möjligt. Den inköpsansvarige, kanske tillsammans med någon annan, utvärderar offerterna (anbuden). Eventuella offerter som inte håller de begärda kraven förkastas.

Vem ska bli samarbetspartner

Bestäm vilka leverantörer som ska användas utifrån de urvalsregler som bestämts. Är produkten eller tjänsten som efterfrågas av "standardtyp" är det för det mesta endast priset som avgör.

Det gäller ibland att tänka strategiskt även när det gäller leveranser av standardtyp. Är det något som ska köpas under en längre tid kan det kanske vara lämpligt att dela upp ordern på mer än en leverantör. Ibland kan det vara skönt att ha två inköpsmöjligheter även om priset skulle bli något högre. Vem vet vad som kan hända en specifik leverantör?

Ovanstående resonemang gäller självklart även produkter eller tjänster som inte är av standardkaraktär. Om volymen ska delas på mer än en leverantör gäller det att bestämma fördelningen.

Välj strategiskt

Ur strategisk synpunkt gäller det att bestämma vem som ska gynnas, d.v.s. vilken leverantör som på sikt kan tillföra företaget exempelvis kompetens, skräddarsy lösningar, effektiva beställnings- och leverans-system.

Det köpande och säljande företaget är beroende av varandra för att lyckas. Innebörden av detta är att båda parter ska vara nöjda med det framtida samarbetet. Situationer som bör undvikas är att välja en dominerande leverantör som kan välja sina kunder och ställa orimliga villkor, likväl som att det egna företaget (om det har en sådan position på marknaden - tänk även lokalt eller regionalt) inte ska pressa leverantören så hårt att han inte kan uppfylla företagets förväntningarna och i värsta fall får avveckla sin verksamhet.

Här följer ett antal strategiska punkter som bör beaktas då en leverantör väljs:

  • Leverantörens satsning på FoU, forskning och utveckling. Hänger företaget med i branschens utveckling? Ligger företaget i fronten när det gäller utvecklingen? Kan leverantören tillföra vårt företag kunskap?
  • Har leverantören fullt kapacitetsutnyttjande? Hur viktiga kommer vi att bli som kund för leverantören - kan vi förvänta oss att bli prioriterade i en bristsituation?
  • Leverantörens ställning på marknaden jämfört med konkurrenterna sedd ur olika aspekter.
  • Leverantörens möjlighet att tillgodose sitt eget behov av insatsvaror, råvaror etc. på marknaden.
  • Process/tillverkning. Hur fungerar leverantörens produktion, vad är de beroende av, företagets konjunkturcykler mm.
  • Leverantörens egen försäljning, hur den fungerar. Vilka är leverantörens kunder, få stora eller många små.
  • Leverantörens utveckling över tiden sedd ur olika aspekter, t.ex. tillväxt, modernisering, rationalisering.
  • Ekonomiska fakta. Företagets ekonomiska ställning, betalningsförmåga mot sina leverantörer, soliditet etc.
  • Om leverantören ingått speciella avtal med någon av våra konkurrenter.
  • Ska vi välja en leverantör som finns geografiskt nära eller en leverantör från ett annat land.

Är våra krav uppfyllda

En jämförande sammanställning och utvärdering görs av de inkomna offerterna. Är produkten eller tjänsten som ska köpas komplex, kan en sammanställning ibland inte vara tillräcklig utan den inköpsansvarige får kontakta och diskutera vidare med olika leverantörer. En sådan diskussion kan sluta i att till exempel prover från leverantörerna begärs in för att kunna utvärderas.

Efter leverantörsbedömningen sker följande alternativa handlingar:

  1. En beställning görs.
  2. En förhandlingsprocess startar med en eller flera tänkbara leverantörer, därefter sker en beställning.

Läs mer om:

Inköpsprocessen
Kravspecifikationen
Anbudsförfrågan
Förhandling
Beställning, avtal
Uppföljning
Frakter