Din beställning är genomförd. Att följa upp ett inköpsavtal innebär ett flertal olika saker. Från att bevaka leveransen (leveranserna) - till att som inköpare hålla kontakt och utveckla ett förhållande med någon eller några personer hos leverantören.

Leveransbevakning

Mellan beställningen och leveransen/utförandet uppstår många gånger ett "tomrum". Ibland kan denna tidsrymd vara ganska lång. Det är viktigt att under denna tid ha kontakt med leverantören och vara helt klar över att de håller leveransdatum.

Förhållanden kan ändras hos båda parter under denna tid. Ditt företag har kanske behov av att öka på er beställning, leverantören kanske har problem med sina underleverantörer. Att bara sitta och vänta på att en leverans ska ske är inget bra inköpsarbete. Genom att hålla god kontakt med leverantören skaffar du dig ett handlingsutrymme och kan i god tid vidtaga eventuella åtgärder.

Leveransen

Då leveransen utförts gäller det att kontrollera mot de krav som ställts upp i avtalet. Är produkten eller tjänsten det som avtalats. Eventuella reklamationer görs omgående.

En tänkvärd sak, när det gäller en leverans från t.ex. ett annat land, är att ha kontroll över transporten. Att som inköpare ha kontroll över godsets väg, genom att anlita en transportör som man känner sedan tidigare, känns många gånger betryggande.

Efterkalkyler

Självklart ska det göras olika typer av efterkalkyler på det som köpts in. Att jämföra budgeterade och faktiska kostnader i samband med köpet brukar inte vara så svårt. Glöm inte att ta med eventuellt extra kostnader för t.ex. utbildning, produktionsstörningar orsakade av fel i levererade produkter, kassationskostnader och kostnader för extra prov- och kontrollåtgärder.

Långsiktigt samarbete

En inköpsansvarig är oftast den förmedlande länken mellan personal hos leverantören och det egna företagets personal. Det gäller att se till att information och kunskap flödar mellan de båda företagen.

För leverantören kan det vara viktigt att få reda på hur ert företags slutkund tänker och handlar, för att leverantören i sin tur ska kunna förbättra det de levererar.

Tillsammans kan ni utveckla leverantörens produkt eller tjänst på ett sådant sätt att det gagnar både er som kund och leverantören i hans arbete med andra kunder.

Ett gott samarbete leder t.ex. till

  • att ni får ta del av nyvunnen kunskap först av alla
  • att ni ges möjlighet att utnyttja leverantörens expertis
  • att ni får deltaga i utvecklingsarbete
  • att ni får värdefull information
  • att ni prioriteras i en bristsituation

Goda kontakter ger dig som kund möjligheter till frågor, utveckla idéer, diskutera problem etc. Att utveckla en bra och hållbar relation kräver att en kontinuerlig kontakt upprätthålls.

Besök gärna leverantören och sätt dig in i hans produktion. Genom att ha kunskap om varandras förhållanden går det många gånger att skapa effektiva lösningar genom olika slag av samarbete.

Läs mer om:

Inköpsprocessen
Kravspecifikationen
Anbudsförfrågan
Leverantörsval
Förhandling
Beställning, avtal
Frakter