Inköparen är den person som är länken mellan leverantörerna och det egna företaget. Med detta menas att inköparen även är den person som förmedlar kontakter mellan personer hos leverantörerna och personer i det egna företaget.

Inköparens olika roller

Att vara ansvarig för en inköpsfunktion innebär mycket mer än att bara köpa in varor, råmaterial etc. till rätt pris. Låt oss börja med hur det fungerar i det egna företaget.

Vem är det egentligen som beslutar om inköp? Naturligtvis är detta beroende av hur stort företaget är och vilken typ av verksamhet som bedrivs.

  • Stora strategiska inköp som har betydelse för företagets fortlevnad fattas oftast utav företagets styrelse.
  • I de flesta fall är det dock den verkställande direktören (VD), kanske tillsammans med en ledningsgrupp, som beslutar om viktiga inköp.
  • I organisationen kan många inköpsbeslut vara delegerade till exempelvis avdelningschefer, arbetsledare.

Eftersom många i det egna företaget berörs på olika sätt av det som köps in är det naturligt att berörda personer måste få vara med och ge synpunkter på ett inköpsbeslut. Inköparens roll är att vara lyhörd för dessa synpunkter och se till att inköpsbeslutet är förankrat hos berörd personal. Vad tycker t.ex. montören som ska utföra arbetet, de som ska använda utrustningen eller sköta maskinen, de som kommer att använda datorerna och nätverket?

En inköpare måste se till och förstå att det krävs ett väl utvecklat samarbete mellan inköpsfunktionen och andra funktioner i företaget.

Inköparens roll är naturligtvis att köpa in det som t.ex. en produktionschef önskat, på ett för företaget optimalt sätt. Men en duktig inköpare kan genom sin kunskap om en leverantörs produkter eller produktionsmöjligheter se olika typer av rationaliseringsvinster som kan komma företaget till godo. En mycket viktig roll för inköparen är att förmedla kunskap från företagets leveran-törer till det egna företaget.

En annan viktig roll som inköpare är att ständigt vara på jakt efter alternativa produkter, alternativa lösningar etc. En ny leverantörs lösning kanske kan effektivisera företagets produktion. Detta sökande sker ständigt och ju mer kunskap du har om det egna företaget, nuvarande leverantörer och potentiella leverantörer, desto större möjlighet att kunna tillföra företaget ny kunskap, nya produkter etc.

Självklart gäller det för en inköpare att optimera hela inköpskedjan med allt från en inlämnad inköpsanmodan, beställning hos leverantör, transporter och lagerhållning.

Det gäller också att ta ansvar för det som köps in. Se till att kvaliteten behålls genom hela produktionskedjan. En slutprodukt som säljs till en kund får inte ha försämrats genom t.ex. fel lagerhållning, fel handhavande i produktionen etc.

Var aktiv

Var en aktiv inköpare och ligg steget före övriga i företaget. Vänta inte på att andra ska säga vad de behöver utan visa på de möjligheter som finns. Se till att det finns ett gott samarbetsklimat mellan företagets olika funktioner och var noga med att förankra inköpsbeslut hos dem som berörs av detta.

Ordna så att experter från leverantörsföretagen får träffa företagets egna experter - många gånger kan detta leda till effektiva lösningar för båda parter. Ta ansvar för dina inköpsbeslut och se till att rätt kvalitet består genom hela produktkedjan.

Läs mer om:

Inköpsteknik
Inköps olika roller

Inköpsplan
Leverantörsbevakning
Inköpsrutiner
Ekonomiska konsekvenser