Ett företag vill självklart optimera sina inköp och se till att man får rätt vara eller produkt till rätt pris. För att kunna nå den målsättningen skapar företaget rutiner för hur inköpen ska gå till.

I ett medelstort företag kan nedanstående punkter ingå i företagets inköpsrutin.

Inköpsanmodan eller beställningssedel

Ett behov av att köpa en vara eller tjänst har uppstått någonstans i företaget. Den som är inköpsansvarig fyller i en inköpsanmodan (ibland kallas det beställningssedel). Inköpsanmodan är ett formulär som används internt i företaget och skickas till inköpsavdelningen för att utföras.

I inköpsanmodan specificerar den inköpsansvarige på avdelningen mycket noga vad det är som ska köpas in. Produkten beskrivs noga, vilken kvalitet och mängd som behövs, vid vilken tidpunkt den måste finnas tillgänglig, var den ska levereras samt andra uppgifter som krävs för att rätt produkt ska kunna beställas.

I det fall där produkten sedan tidigare används i företaget har den förmodligen fått ett artikelnummer och uppgifterna finns lagrade hos inköpsavdelningen. Beställningen innefattar då bara artikelnumret, volym och när i tiden leveransen ska finnas tillgänglig.

Anbudsbegäran

Om produkten köps sällan eller för första gången brukar förfarandet vara följande:

  • Inköparen tittar på inköpsanmodan och kontaktar tänkbara leverantörer.
  • De leverantörer som kan leverera det som önskas ombeds lämna in ett anbud (offert) till ett visst datum.
  • Underlaget (anbudsbegäran, anbudsunderlaget) till de tilltänkta leverantörerna bör vara noga specificerat, t.ex. tekniska specifikationer, kvalitet, önskad mängd, senaste leveransdatum. I underlaget ska också stå vem som ska ansvara för transporten, hur varorna ska vara förpackade, vem som ansvarar för försäkringen m.m.
  • Har produkten ett mindre ekonomiskt värde eller är en standardprodukt som köps enligt prislista brukar det räcka med att inköparen ringer upp några leverantörer för att få ett muntligt erbjudande.

Utvärdering

Inköparen sammanställer de anbud som kommit in från leverantörerna på ett så korrekt jämförande sätt som möjligt. Eventuella anbud som inte håller de begärda kraven förkastas. Sammanställningen lämnas sedan till den inköpsansvarige för utvärdering. I många fall görs sammanställningen på inköpsanmodan som går i retur till den inköpsansvarige.

Är produkten eller tjänsten som ska köpas in komplex kan en sammanställning ibland inte vara tillräcklig utan inköparen och den inköpsansvarige får ta ett möte och diskutera de olika leverantörernas offerter. En sådan diskussion kan sluta i att prover från leverantörerna begärs in för att kunna utvärderas.

I denna fas kan inköparen även komma med synpunkter som har ekonomisk och/eller strategisk betydelse för företaget som helhet.

Beställning

När den inköpsansvarige har tagit ett beslut om vem han anser ska leverera skriver han under inköpsanmodan (beställningen) och skickar tillbaka den till inköpsavdelningen. Inköpsavdelningen gör därefter beställningen hos den valda leverantören.

Leveransen, leveransbevakning

När varorna levereras kontrolleras de, mot den följesedel (packsedel) som följer med och där varorna är specificerade, vad gäller produkt, typ, mängd etc. Den som tar emot godset kontrollerar att det som levererats stämmer överens mot det som står på följesedeln och att det är de varor företaget beställt. Om allt är korrekt skriver han sin signatur på följesedeln.

Ibland blir det fel i leveransen. En skriftlig reklamation skickas då till leverantören så att han kan åtgärda felet.

Betalning av godset

Strax efter det att de beställda varorna översänts skickar leverantören en faktura och en följesedel. Fakturan kontrolleras mot beställningen och följesedeln. När fakturan mottages förses den med ett löpnummer och en konteringsruta där den som mottagit fakturan skriver sin signatur.

Fakturan skickas sedan till den inköpsansvarige för kontroll och attest, d.v.s. den inköpsansvarige skriver under på att allt är korrekt.

Fakturan går sedan tillbaka till ekonomiavdelningen för kontering och därefter utbetalning till leverantören vid kredittidens slut.

Skulle företaget ha reklamerat någonting hade leverantören skickat en kreditfaktura på det belopp som företaget kan dra av då den ordinarie fakturan betalas. Alternativt skickar leverantören nya varor istället.

Läs mer om:

Inköpsteknik
Inköps olika roller

Inköpsplan
Inköparens roll
Leverantörsbevakning
Ekonomiska konsekvenser