I inköpsfunktionens roll ligger det att bevaka sina leverantörer. Kan tyckas vara ett hårt ord men innebörden är helt enkelt att veta så mycket som möjligt om sina leverantörer. Även en bevakning över potentiellt nya leverantörer ska ske.

Håll kontroll på leverantörerna

Naturligtvis vill företaget veta med vem man gör affärer. Det köpande och säljande företaget är beroende av varandra för att lyckas. Innebörden av detta är att båda parter ska vara nöjda med samarbetet. Situationer som bör undvikas är en dominerande leverantör som kan välja sina kunder och ställa orimliga villkor, likväl som att det köpande företaget kan pressa leverantören så hårt att han inte kan uppfylla förväntningarna och i värsta fall får avveckla sin verksamhet.

Att bevaka en befintlig leverantör har betydelse ur flera aspekter. Exempel på detta kan vara:

- Utvecklas leverantörsföretaget i rätt riktning?
- Ska vi stödja nuvarande leverantör eller byta?
- Fungerar leveranssystemet, kommer produkterna i tid, har kvaliteten försämrats därför att vi får fler kassationer?
- Ska vi vidta några åtgärder nu, eller vänta?
- Vilka ekonomiska konsekvenser kan drabba vårt företag?

Här följer exempel på punkter som bör ingå då en leverantör bevakas:

  • Leverantörens satsning på FoU, forskning och utveckling. Hänger företaget med i branschens utveckling? Ligger företaget i fronten när det gäller utvecklingen? Kan leverantören tillföra vårt företag kunskap?
  • Har leverantören fullt kapacitetsutnyttjande? Hur viktig är vi som kund för leverantören - kan vi förvänta oss att bli prioriterade i en bristsituation?
  • Leverantörens ställning på marknaden jämfört med konkurrenterna, sedd ur olika aspekter.
  • Leverantörens möjlighet att tillgodose sitt eget behov av insatsvaror, råvaror etc. på marknaden.
  • Process/tillverkning. Hur fungerar leverantörens produktion, vad är de beroende av, företagets konjunkturcykler mm.
  • Leverantörens egen försäljning, hur den fungerar. Vilka är leverantörens kunder, få stora eller många små.
  • Leverantörens utveckling över tiden sedd ur olika aspekter t.ex. tillväxt, modernisering, rationalisering.
  • Ekonomiska fakta. Företagets ekonomiska ställning, betalningsförmåga mot sina leverantörer, soliditet etc.
  • Om leverantören ingått speciella avtal med någon av våra konkurrenter
  • Avtal som är gjorda med leverantören. Vad dessa innebär. Eventuella gemensamma aktiviteter.
  • Personer som företaget har kontakt med hos leverantören. Säljare, produktutvecklare, ägare, ja alla som det egna företaget kan ha nytta av. Har det skett några personförändringar på olika poster? När gjordes de senaste kontakterna och vad handlade de om.

I bevakningen bör även ingå en undersökning om hur leverantören uppfattar oss som kund. Är vi en bra kund? Finns det något i vårt inköpsarbete som de vill ändra på, t.ex. arbetssättet, förhandlingsarbetet, kommunikationssystemet, avtalsskrivningen.

Resultatet leder till en bedömning över den relation som finns mellan oss och leverantören.

När det gäller bevakningen av potentiella leverantörer är de flesta av ovanstående punkter även där relevanta.

Läs mer om:

Inköpsteknik
Inköps olika roller

Inköpsplan
Inköparens roll
Inköpsrutiner
Ekonomiska konsekvenser