Upphandlingsprocessen - mycket förenklat beskriven

Förberedelsestadiet

Processen startar med att den upphandlande myndigheten upplever ett behov av att något måste tillgodoses. En behovsanalys startar och utifrån den beräknas kontraktets totala värde. Det är viktigt att fastställa det totala värdet eftersom de regler som ska tillämpas i upphandlingen styrs av om det totala värdet ligger över eller under det så kallade tröskelvärdet.

Myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag som består av:

  • Krav på leverantören
  • Tekniska specifikationer
  • Administrativa bestämmelser
  • Kriterier för bedömning av anbud (tilldelningskriterier)
  • Kommersiella villkor
  • Särskilda villkor för fullgörande av kontrakt (särskilda kontraktsvillkor)

Kontraktet annonseras ut.

Upphandlingsprocessen

De företag som är intresserade gör sina beräkningar och lämnar in sina anbud.

Ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning, även om avsändaren inte orsakat förseningen.

Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Att kvalificera leverantörer innebär att den upphandlande myndigheten prövar vilka anbudsgivare som uppfyller de kvalifikationskrav som har ställts i upphandlingen.

Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits i annonsen och förfrågningsunderlaget. Det kan antingen vara att anta detekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de utvärderingskriterier som myndigheten har angivit, eller det anbud som har lägst pris. Den upphandlande myndigheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget. Det är inte heller tillåtet att göra prövningen mot andra kriterier än dem som har angivits. Ett erbjudande som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget får inte vägas in vid valet av leverantör.

Upphandlingens avslutande

Efter att den upphandlande myndigheten har beslutat om vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet, tilldelningsbeslutet, ska samtliga som deltagit i upphandlingen informeras om beslutet och skälen för det.

Den upphandlande myndigheten ska dokumentera skälen för sina beslut. Annat som förekommit och kan anses ha betydelse för upphandlingsförfarandet ska även det dokumenteras.

En upphandlande enhet ska till den anbudssökande eller anbudsgivare som begär det lämna upplysningar om skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats. Vidare ska en upphandlande enhet på begäran av en anbudsgivare som lämnat ett godtagbart anbud lämna upplysningar om utformningen av och de relativa fördelarna med det valda anbudet samt namnet på den anbudsgivare som tilldelats kontraktet eller parterna i ramavtalet.

Överprövning, skadestånd

När en upphandlande myndighet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t.ex. via e-post) gäller avtalsspärren i minst tio dagar. Om tilldelningsbeslutet meddelas på annat sätt (t.ex. via traditionellt brev), eller både elektroniskt och på annat sätt, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen.

För en leverantör som känner sig felbehandlad finns följande möjligheter. Om det finns en tidsfrist som ännu inte passerats kan leverantören ta direkt kontakt med den upphandlande myndigheten och framföra sina synpunkter. Efter detta återstår överprövning i allmän förvaltningsdomstol (länsrätt, kammarrätt och Regeringsrätten). Skadeståndstalan sker i allmän domstol (tingsrätt, hovrätt och Högsta domstolen).

Definitioner

1 §Med anbudssökande avses den som ansöker om att få delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande, i en konkurrenspräglad dialog eller i ett urvalsförfarande enligt 15 kap.Lag (2010:571).


2 §Med anknutet företag avses
1. företag över vilket en upphandlande myndighet har ett bestämmande inflytande,
2. företag som kan utöva ett bestämmande inflytande över en upphandlande myndighet, och
3. företag som tillsammans med en upphandlande myndighet står under bestämmande inflytande av ett annat företag på grund av ägande eller finansiellt deltagande eller på grund av de regler företaget lyder under.
Ett bestämmande inflytande skall anses finnas om en upphandlande myndighet direkt eller indirekt, i förhållande till ett företag, innehar mer än hälften av andelarna i företaget eller kontrollerar majoriteten av röstetalet på grund av aktieägande eller motsvarande eller kan utse mer än halva antalet ledamöter i företagets styrelse eller motsvarande ledningsorgan.


3 §Med byggentreprenadkontrakt avses ett kontrakt som
1. avser utförande eller både projektering och utförande av arbete som är hänförligt till en verksamhet som anges i bilaga 1, eller
2. medför att ett byggnadsverk realiseras, oavsett hur kontraktet utformas, enligt krav som ställs upp av den upphandlande myndigheten.
Med byggnadsverk avses det samlade resultatet av bygg- och anläggningsarbeten, om resultatet självständigt kan fullgöra en teknisk eller ekonomisk funktion.


4 §Med byggkoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett byggentreprenadkontrakt men som innebär att ersättningen helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja anläggningen.


5 §Med CPV-nomenklaturen avses den gemensamma terminologi vid offentlig upphandling som antagits genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 av den 5 november 2002 om gemensam terminologi vid offentlig upphandling (CPV), ändrad genom kommissionens förordning (EG) nr 2151/2003.
Om NACE- eller CPC-nomenklaturen i bilagorna 1-3 avviker från CPV-nomenklaturen har dessa företräde.


6 §Med elektroniska medel avses medel som överför signaler via tråd eller radiovågor, på optisk väg eller via andra elektromagnetiska överföringsmedier.


6 a §Med elektronisk auktion avses en upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden.Lag (2010:571).


7 §Med erkända organ avses sådana provnings- och kalibreringslaboratorier samt organ för inspektion och certifiering som uppfyller tillämpliga europeiska standarder.


8 §Med förfrågningsunderlag avses sådant underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör.


9 §Med förhandlat förfarande avses ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.


9 a §Med inköpscentral avses en upphandlande myndighet som
1. ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller
2. medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter.Lag (2010:571).


9 b §Med konkurrenspräglad dialog avses ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i detta förfarande.Lag (2010:571).


10 §Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som
1. sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer,
2. avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster, och
3. undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.


10 a §Med kontrakt enligt 10 § avses dock inte avtal som sluts mellan en upphandlande myndighet och en juridisk person eller en gemensam nämnd enligt kommunallagen (1991:900), om
1. den upphandlande myndigheten utövar en kontroll över den juridiska personen eller den gemensamma nämnden som motsvarar den som den utövar över sin egen förvaltning, och
2. den juridiska personen eller den gemensamma nämnden bedriver huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som kontrollerar den.Lag (2012:392).


11 §Med leverantör avses den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader.
Med leverantör avses också grupper av leverantörer.


12 §Med offentligt styrda organ avses sådana bolag, föreningar, delägarförvaltningar, särskilt bildade samfällighetsföreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och
1. som till största delen är finansierade av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet,
2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller
3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.


13 §Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader.


14 §Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag.


15 §Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.


16 §Med selektivt förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta men endast anbudssökande som inbjuds av den upphandlande myndigheten att delta får lämna anbud.


17 §Med tjänstekoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja tjänsten.


18 §Med tjänstekontrakt avses ett kontrakt som gäller utförande av tjänster enligt bilaga 2 eller 3 (A- eller B- tjänster) och som inte utgör ett byggentreprenadkontrakt enligt 3 § eller ett varukontrakt enligt 21 §.
Ett kontrakt som avser varor och som även omfattar A- eller B- tjänster skall behandlas som ett tjänstekontrakt, om värdet av tjänsterna är högre än värdet av varorna.
Ett kontrakt som avser A- eller B-tjänster och omfattar verksamhet som hänförs till byggentreprenader enligt bilaga 1, men som är underordnad kontraktets ändamål i övrigt, skall behandlas som ett tjänstekontrakt.


19 §Med upphandlande myndighet avses statliga och kommunala myndigheter.
Vid tillämpning av denna lag skall med myndighet jämställas
1. beslutande församlingar i kommuner och landsting, och
2. offentligt styrda organ som avses i 12 §, samt
3. sammanslutningar av en eller flera myndigheter enligt första stycket eller församlingar enligt 1 eller sammanslutningar av ett eller flera organ enligt 2.


20 §Med upphandlarprofil avses en sammanställning av uppgifter som är tillgängliga på Internet och som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar.


21 §Med varukontrakt avses ett kontrakt som gäller köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor under förutsättning att kontraktet inte skall anses utgöra ett byggentreprenadkontrakt enligt 3 § eller ett tjänstekontrakt enligt 18 § andra stycket.
Ett kontrakt skall behandlas som ett varukontrakt även om det omfattar monterings- och installationsarbeten avseende varorna, om värdet av arbetena är mindre än värdet av varorna.


22 §Med öppet förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer får lämna anbud.
Definitioner som gäller endast 15 kap.


23 §Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form.Lag (2010:571).


24 §Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.


25 §Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.