Tips och råd vid val av tryckeri

Inledning

Tryckeriofferterna du får ska motsvara det du frågar på och vara skriftliga. Vill tryckerierna föreslå andra val eller förutsättningar än de som du specificerat så ska de tala om det. Offerterna bör vara utformade ungefär som tryckeriportalens webbformulär samt specificerade på ett liknande sätt som de hjälptexter som finns under frågetecknen bakom respektive fält i samma formulär.

Alla tryckerier har idag kalkylsystem där förutsättningarna för jobbet matas in och som genererar alla underlag du får av tryckeriet; offert, orderbekräftelse, planeringsschema, följesedel och faktura. Alla kontaktuppgifter ligger också till grund för avancerad databashantering som tryckeriet och deras kunder har gemensam nytta av.

En del tryckerier som ligger i frontlinjen jobbar med JDF (Job Definition Format) som innebär att de uppgifter som matas in redan i kalkylsystemet automatiskt rapporteras vidare som ”jobtickets”. Dessa uppgifter utgör ramen i beskrivningen av trycksaken. Man kan enkelt säga att uppgifterna matas in i en fil som sedan följer arbetet genom hela processen i de olika arbetsmomenten på prepress, press och postpress.

Här följer en liten begreppsförklaring för den helt oerfarne trycksaksköparen som beskriver förutsättningarna för att tryckeriet ska kunna lämna offert.

Benämning: Det du valt att döpa projektet till.

Upplaga: Antal exemplar av trycksaken.

Format: Trycksakens format i mm när den är renskuren runt om.

Omfång: Antal sidor (räkna både fram- och baksida).

Underlag: De filformat du kan lämna (PDF, InDesign, QuarkXpress, Illustrator, PhotoShop, Word).

Tryckning: Svart alternativt med dekorfärg eller 4-färgstryck i CMYK (ange helst PMS-nummer vid val av dekorfärg).

Papper: Tjockt, tunnare, blankt, matt, vitt, gultonat eller färgat? (tryckeriet kan hjälpa dig med förslag).

Efterbehandling: Hur trycksaken ska vikas, skäras och sättas ihop (klammer, lim, tråd, wire-o-bindning)

Packning: Oftast i kartonger, paket och på pall

Övrigt: Om du vill lägga till eller förklara något speciellt.

Det är inte helt lätt för en lekman att förstå alla begrepp och ansvaret borde inte läggas på beställaren att formulera sig exakt. Jag tycker det ska ligga på projektledarens ansvar att ta kontakt och fråga om sådan som är oklart. Denne ska också med vanliga ord och på ett enkelt rakt sätt kunna förklara vad de olika grafiska termerna betyder. Det är projektledaren som ska hjälpa förfrågaren tillrätta så långt som möjligt. Inte beställaren som ska servera en genomproffsig förfrågan.

Tyvärr är det dock oftast så att de förfrågningar som är mest utförligt formulerade får högre prioritet. Tryckerierna tycker att det blir enklare och att det är bäddat för färre missuppfattningar. Mitt råd till dig som frågar på offert är därför att använda de hjälptexter och övrig information som finns i tryckeriportalens webbformulär. Det som du inte känner dig säker på kan du fråga vilket tryckeri som helst om eller be mig rätta, komplettera och föreslå alternativ.

Jag undrar om det finns någon bransch som är så noga med innehållsdeklarationen som vi är i den grafiska världen. Med rätta pratar man om att vi använder ”fikonspråk”. Det är dock viktigt att tänka på att grafisk produktion och trycksaksframställning förutsätter ett samspel mellan kund och leverantör. Vi arbetar gemensamt i ”det grafiska köket”. Vissa ingredienser är helt nödvändiga för ett gott resultat och detta ska ett bra tryckeri känna till.

Det finns ingen exakt likadan trycksak som din. Grafiska företag tillhandahåller tjänster som sedan resulterar i en produkt. Om resultatet blir det förväntade beror delvis på om du förstår hur dina val av, typsnitt, layout, bilder bildupplösning, papperskvalitet och annat påverkar slutresultatet.

Lyssna på tryckeriet när de föreslår alternativa tekniska lösningar. Varje faktor som har varit med några år har samlat på sig en erfarenhetsbank. Det är inte ett försök att få mer betalt eller en bortförklaring då denne föreslår alternativ som skyddslack eller att undvika vissa papperskvaliteter och färgnyanser.

Allt som uppstår i processen under förberedelse, bedömning, bevakning och uppföljning av slutresultatet under en trycksaksproduktion kräver mycket erfarenhet och stor kunskap. Hur du hanterar dessa moment beror dels på tryckeriets kontaktpersoner, men också på din egen kunskap och förmåga att få människor att arbeta för dig. Mitt första råd är att du ska behandla dina leverantörer som du behandlar dina kunder.

När du har fått in priser och gjort din bedömning av offerterna bör du kontakta alla tryckerier som lämnat offert inom den svarstid du angivit. Det är affärsmässigt och visar att du har respekt för det arbete projektledaren lagt ner på offerten. Självklart har du ingen skyldighet att avböja en offert, men det känns nog bättre för projektledaren med ett trevligt svar även om det är ett skriftligt ”nej tack”.

Förmodligen kommer det skilja mycket mellan det ”billigaste” och det ”dyraste” och det är nu det gäller att sålla agnarna från vetet. Regel nummer ett är att aldrig börja med att prata om priset! Din målsättning måste vara att etablera en relation som kan hjälpa dig med flera trycksaker inte bara få det ”billigaste”, eller hur?

Har du inte den inställningen, så ska du ta det ”billigaste” och chansa på att du får förväntad kvalité, bra service och bibehållen prisnivå även i framtiden. Oddsen är kanske inte så bra, eftersom det billigaste tryckeriet oftast behöver jobb för att överleva och inte kan hålla måttet i längden eller prestera den service du önskar även fortsättningsvis.

Därmed inte sagt att du inte ska prisförhandla! Men det är det sista du ska göra då valet står mellan olika tryckerier som verkar bra. Dessutom så ska du alltid begära offert innan du lägger ut nya jobb även om du tycker att det är världens bästa leverantör du fått tag på. Den offerten ska du sedan jämföra med det billigaste och det dyraste alternativet du känner till i dagsläget. Så mitt råd är att alltid ta in minst tre offerter!

Under min yrkesverksamma tid har jag aldrig förstått de företag och institutioner, som bara gör en upphandling för en viss period. Priset är färskvara och förändras över tiden genom konkurrens och tekniska förbättringar. Priserna har stadigt sjunkit från början av 90-talet. Det talar sitt tydliga språk. På samma sätt som du kan få en mobil gratis eller t.o.m. 1.000:- i handen om du binder dig för ett avtal med en leverantör av mobiltelefoni, så kommer du i slutändan att få betala rabatten du fick initialt. Förr i tiden kallades dessa rabatter ”sura högen” och betades av med pålägg vid nästkommande jobb. Det är därför jag uppskattar tryckerier med en rak prissättning, men som samtidigt är förhandlingsbara beroende på kundens köptrohet och mängden jobb samt omsättningen denne står för hos tryckeriet.

Det viktigaste är att ta reda på tryckeriets personella och maskinella resurser. Du måste därför be att få prata med den person, som ska hålla i jobbet d.v.s. projektledaren/faktorn. Det är ofta en säljare du möter i första skedet och denne vet sällan allt om produktionen. Projektledaren ska på ett lättförståeligt sätt kunna ge dig svar på de frågor du har och förklaringar till sådant som du själv inte är insatt i.

Försök få projektledaren att berätta om sitt företag och lyssna kritiskt. Är det ”säljsnack” eller en beskrivning? Självklart är det ett stort plus om din kontaktperson är trevlig, men det viktigaste är att han eller hon har den rätta attityden. Tänk på att projektledaren är din viktigaste kontakt och att den personen ska ”hålla dig i handen” hela vägen från tanke till trycksak. Kan den här projektledaren garantera förväntad kvalitet, leveranssäkerhet och ge dig den service du önskar? Ja, då finns den grund du behöver, för att kunna gå vidare och undersöka de maskinella resurserna.

Mitt förslag är att man som direktkund väljer ett s.k. ”fullservicetryckeri”, som har alla resurser i huset (prepress, olika pressformat, bokbinderi etc) därför att då finns det en samlad kompetens i företaget. Det viktigaste – förutom olika pressformat – är prepress. Det minst viktiga är bokbinderiet. Att bokbinderiet finns i huset underlättar dock för tryckeriet, som lättare klarar snabba leveranser.

Hur ska man nu kunna välja rätt tryckeri bland alla som lämnat offert och hur ska priset kunna bli det förväntade? Du har ju oftast en given budget. Hade du haft obegränsat med pengar, så vore ju livet enkelt. Jag kan bara ge dig mina tips för hur man väljer leverantör. Prisförhandlingen är en vetenskap för sig och kräver flera kapitel likaså bedömningen av olika offerter. Det krävs kunskap eller yrkeskunnig assistans för att läsa en offert rätt och kritiskt.

© Bert-Åke Byqvist