3 Budget & kalkyler

Förutom affärsplanen är dina budgetar och kalkyler det viktigaste dokumentet för att på papper beskriva din verksamhet. Budgeten är din ekonomiska plan för den närmaste framtiden och den skall stämma med dina beskrivningar av verksamheten i affärsplanen. Budgeteringen är ett viktigt styrmedel för dig som företagsledare för att du i siffror skall se hur du kan uppnå dina mål och förverkliga din affärsidé.

Resultatbudget är en plan över beräknade intäkter och kostnader, investeringsbudgeten visar vilka investeringar du måste göra i lokaler, maskiner, varulager m.m. för att kunna komma igång. Likviditetsbudgeten är din resultatbudget och investeringsbudget omvandlade i in- och utbetalningar. Tyvärr kommer oftast utbetalningarna före inbetalningarna vilket gör att du måste ha någon form av extern finansiering, t.ex. egna pengar, lån eller krediter.

Mitt första råd vad gäller budgetar är att du bör lära dig att jobba med ett kalkylprogram för att enkelt kunna upprätta och ändra i budgetar och kalkyler. Du behöver upprätta följande budgetar för att helt få grepp om ekonomin i den planerade verksamheten.

Investeringsbudget. Här tar du upp vilka investeringar du måste göra i maskiner, varulager, lokal m.m. för att kunna starta verksamheten.

Resultatbudget. Här tar du in löpande intäkter och kostnader för det första året, eller den längre tid som behövs för att uppnå lönsamhet.

Likviditetsbudget. Visar penningflödet i verksamheten månad för månad under de kommande 12–18 månaderna. Den tid som omfattas bör vara minst så lång att alla likviditetsproblem har passerats.

Marknadsföringsbudget. Det viktigaste är att du får dina produkter eller tjänster sålda, så därför kan marknadsföringen vara en stor och viktig post i budgeten. Det är då inte fel att göra en särskild marknadsföringsbudget som visar hur marknadsföringskostnaden fördelar sig på olika kampanjer och hur marknadsföringens kostnader och intäkter samspelar med marknadsplanen i din affärsplan.

Som grund för dina budgetar bör du ha olika kalkyler, därför börjar vi med något om detta. För budgetuppföljning, analys och budgetavvikelser, se under 9 Företagets ekonomi.
 

3.1 Kalkyler

Kalkylering ingår som en viktig del i budgetarbetet och kalkyler ligger ofta till grund för de olika budgetar du upprättar, även om du bara utför kalkyleringen i ditt huvud. För att kunna besluta om bl.a. prissättning, tillverkningsalternativ och sortimentsval behöver du kalkyler. Hur skall du annars veta hur många fler exemplar du måste sälja av en billigare produktvariant som du inte tjänar lika mycket på jämfört med den dyrare produkten som ger ett högre bidrag per såld enhet?

För produkt- och även tjänstekalkyler finns ett flertal olika standardiserade och allmänt vedertagna kalkylmodeller såsom påläggs-, självkostnads-, bidrags- och investeringskalkyler. De ekonomisystem som inte är av det allra enklaste slaget innehåller ofta integrerade tilläggssystem för kalkylering, budgetering och redovisning och även moduler för planering och uppföljning.

Tro inte blint på dina kalkyler, en kalkyl är en förenklad bild av verkligheten och upprättas den i ett datoriserat kalkylprogram kan den ofta ge en missvisande noggrannhet och sakna osäkerhetsfaktor. Men jobbar du med ett kalkylprogram kan du enkelt ändra dina variabler. Hur känslig är din ekonomi för olika förändringar? Vad händer om t.ex. inköpspriset ökar, hur många fler exemplar måste du sälja eller hur mycket måste du höja ditt pris för att erhålla samma bidrag till de fasta kostnaderna?
 

3.1.1 En enkel bidragskalkyl i ett handelsföretag.

Du skall importera cyklar och har budgeterat att dina fasta kostnader uppgår till 32 000 kr per månad. Det är bl.a. lokalhyra, administration, räntor och lön till dig själv. Du tänkte starta med en cykelmodell och nu vill du räkna ut hur många cyklar du måste sälja av de tre alternativa modellerna du funderar på. Alla belopp i kr och exkl. moms.

Generellt kan man säga att marginalen i ovanstående budget är för låg även för det alternativ som ger ett positivt resultat. Det räcker med att den budgeterade volymen uppnås till enbart 85 % (12 cyklar) för att verksamheten skall gå med förlust.
 

3.2 Investeringsbudget

Den budget du kanske skall börja med är investeringsbudgeten eftersom den i många fall ligger till grund för ramarna på den verksamhet du skall bedriva. Vad måste du investera i utrustning m.m. innan du överhuvudtaget kommer igång?

Investeringsbudgeten är också den enklaste budgeten att göra (om man nu vet vad man behöver), bara en kolumn med vad de olika sakerna kostar. För att förbereda för likviditets- och resultatbudgeten gör du en extrakolumn där du skriver när de olika posterna skall betalas och en kolumn för hur de olika investeringarna skall kostnadsföras i resultatbudgeten. För varje post gör du en beräkning av ekonomisk livslängd i antal månader och delar sedan investeringsutgiften med antalet månader för att få fram den planerade kostnaden per månad.

Även inköp av ditt initiallager kan vara lämpligt att lägga in i investeringsbudgeten och sedan boka upp kostnaderna i resultatbudgeten efter den förbrukning som sker i och med att du säljer av från ditt lager.

Den vanligaste orsaken till att man som företagare får ekonomiska problem är helt enkelt att pengarna tar slut. Om man kan välja mellan att låsa sitt kapital i maskiner och utrustning eller att leasa eller att köpa på avbetalning så kan leasing eller avbetalningsköp, även om det blir något dyrare, ändå vara att föredra eftersom man då får ett större rörelsekapital för de löpande utgifterna. Läs mer om leasing och avbetalning under 8 Finansieringsmöjligheter.
 

3.3 Resultatbudget

Resultatbudgeten är den viktigaste budgeten, den behövs också för att du skall kunna göra likviditetsbudgeten. På ett tidigt stadium i din planering bör du göra en grov budget för hela det första året för att se om det verkar finnas möjligheter att få lönsamhet i den planerade verksamheten.

I den slutliga budgeten periodiserar du alla intäkter och kostnader per månad. Specificering och detaljering bör göras på samma vis som i den kommande resultatrapporten. Detta för att budgetuppföljningen skall bli meningsfull och enkel. Läs också om budget och budgetuppföljning under 9 Företagets ekonomi.
 

3.3.1 Att budgetera kostnader

Budgetering av de fasta kostnaderna är det enklaste. Ta reda på vad allt kostar och budgetera. De rörliga kostnaderna är svårare eftersom man inte vet hur mycket man kommer att sälja. Det bästa är att du räknar ut kostnaden per såld enhet och sedan i kalkylprogrammet budgeterar försäljningen i antal och kopplar både intäkter och kostnader till de budgeterade antalen. Om du skall sälja många olika produkter kan det bli svårt att följa ovanstående. Då får du i stället koppla de rörliga kostnaderna till omsättningen, så att varje rörlig kostnad, som t.ex. materialkostnaden, utgör en viss procent av omsättningen.
 

3.3.2 Att budgetera intäkter

Här kommer dina nu gedigna kunskaper om marknaden till nytta eftersom den svåraste delen är att budgetera intäkterna. Ju mer du kan om marknaden, dina tilltänkta kunders behov och dina produkters kundnytta jämfört med dina konkurrenters produkter, desto större säkerhet kommer det att vara i de intäkter du budgeterar. Jag föreslår att du gör två alternativa intäktsbudgetar, en med vad du anser är det mest troliga utfallet och en som visar vad du måste sälja för att överleva, visserligen utan både oxfilé och gåslever.
 

3.4 Likviditetsbudget

En likviditetsbudget är resultatbudgetens intäkter och kostnader omvandlade till inbetalningar och utbetalningar. Dålig likviditet får man om man måste betala sina leverantörer i förskott och är tvungen att lämna lång kredit till sina kunder. Kan man förhandla sig till lång kredit hos sina leverantörer och begära förskott av sina kunder förbättrar man kraftigt sin likviditet. I resultatbudgeten hade du inte med momsen eftersom den vid momspliktig verksamhet inte är en kostnad, men i likviditetsbudgeten måste den tas med eftersom du som företagare är med och administrerar den åt staten.

Likviditetsbudgeten upprättar man alltid efter det att resultat- och investeringsbudgetarna är klara, om man nu inte är så sofistikerad att man har allt i ett kalkyldokument där man lagt in formler i likviditetsbudgeten som automatiskt tar data från investerings- och resultatbudgetarna. Till exempel räknar du med att dina kunder i snitt betalar på 30 dagar (du har betalningsvillkor 20 dagar). Då blir inbetalningarna för dina intäkter förskjutna en månad från fakturering. Hyran som du skall betala per månad måste du i likviditetsbudgeten lägga in månaden innan eftersom den skall betalas i förskott.

Även om du gör hela likviditetsbudgeten manuellt måste du först gå igenom resultatbudget olika intäkts- och kostnadskonton för att avgöra med vilken förskjutning i tid, framåt eller bakåt, som inbetalningar respektive utbetalningar beräknas ske.
 

3.5 Marknadsbudget

Om marknadsföringen är en stor del av dina kostnader eller om du har en specifik marknadsplan kan det vara lämpligt att göra en särskild marknadsföringsbudget eller att lägga in flera rader i resultatbudgeten med en rad för varje typ av marknadsföring, som t.ex. annonser, reklamtrycksaker, telemarketing, sökordsannonsering på Internet.

Är det en annan person som ansvarar för marknadsföringen än den som har hand om företagets totala ekonomi och budget kan det vara lämpligt att den personen får sig tilldelat ett totalt belopp för hela marknadsföringen och sedan gör sin marknadsföringsbudget med kopplingar till mätbara mål i marknadsplanen.

Mer om företagets ekonomi hittar du nedan under 9 Företagets ekonomi.
 

Anpassad sökning

Upp

Expoweras bokhandel
	Marknadsförings- böcker
	Försäljningsböcker
	Internetböcker
	Chefsböcker
	Starta eget
	Ekonomi & Juridik
	Spännande nyheter