Innan företaget avslutar verksamhetsåret med ett årsbokslut eller en årsredovisning gäller det att förbereda arbetet med att ta fram korrekta underlag för att värdera tillgångar och skulder, periodisera intäkter och kostnader mm.
 

Hur den löpande bokföringen avslutas

I Bokföringslagens 6 kapitel beskrivs hur företag ska avsluta sin bokföring vid räkenskapsårets slut.

Årsredovisning: Består av en resultaträkning, en balansräkning, noter och en förvaltningsberättelse. (Regleras av Årsredovisningslagen)

Årsbokslut: Består av en resultaträkning, en balansräkning och noter.
 

När den löpande bokföringen skall avslutas med en
årsredovisning

Företag som tillhör någon eller några av följande kategorier skall för varje räkenskapsår avsluta bokföringen med en årsredovisning:

1. aktiebolag
2. ekonomiska föreningar
3. handelsbolag i vilka en eller flera juridiska personer är delägare
4. företag som omfattas av lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag eller lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäkringsföretag
5. stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt denna lag
6. företag som uppfyller mer än ett av följande villkor:
   a) medelantalet anställda i företaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
   b) företagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 25 miljoner kronor,
   c) företagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50 miljoner kronor
7. företag som är moderföretag i en koncern vilken uppfyller mer än ett av följande villkor:
   a) medelantalet anställda i koncernen har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
   b) koncernföretagens redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 25 miljoner kronor,
   c) koncernföretagens redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50 miljoner kronor.
    

När den löpande bokföringen får avslutas med ett
årsbokslut i stället för en årsredovisning

Andra företag än sådana som avses ovan skall, om de inte upprättar årsredovisning, för varje räkenskapsår avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut.

Företag i vilket den årliga nettoomsättningen normalt uppgår till högst tre miljoner kronor och som inte är skyldigt att upprätta årsredovisning får upprätta årsbokslutet i förenklad form.

Ett förenklat årsbokslut ska bestå av en resultaträkning och en balansräkning. Det ska upprättas enligt god redovisningssed och i vanlig läsbar form eller i elektronisk form.
 

Förbereda och upprätta ett årsbokslut / årsredovisning

Inför bokslutet gäller det att ha gjort en hel del förberedande bokslutsarbete. Finns det några oklarheter i det tidigare bokföringsarbetet måste de lösas. Har företaget t ex ett varulager måste det fysiskt inventeras. Andra tillgångar och skulder ska värderas och förtecknas. 

För att kunna visa ett rättvisande resultat måste intäkter och kostnader redovisas på rätt sida av balansdagen. Företaget måste med andra ord periodisera sina intäkter och kostnader på rätt sätt.

Då företaget redovisar "Årets resultat" längst ned på resultaträkningen påverkas det bland annat av gjorda bokslutsdispositioner. Inom vissa ramar, som bestäms av lagregler, kan företagets ledning justera resultatet både uppåt och nedåt. En av de vanligaste bokslutsdispositionerna är att göra större avskrivningar på anläggningstillgångar än vad som är ekonomiskt motiverat sett utifrån åldrande och slitage.

Hur olika poster i balansräkningen ska värderas framgår av de lagregler som företaget måste följa. Det finns maximivärderingsregler som styr så att ett företag inte visar en "för bra" ställning och på det viset missleder andra intressenter t ex aktieägare, banker, leverantörer.

De minimivärderingsregler som finns är främst till för att företaget inte ska kunna sänka den beskattningsbara inkomsten till allt för låg nivå, vilket innebär att skatteintäkterna till staten då skulle minska för mycket. Värderas tillgångarna lågt i balansräkningen medför detta att kostnaderna på resultaträkningen ökar.

Först görs ett preliminärt bokslut. Därefter justeras olika poster i balansräk- ningen utifrån de lagregler som finns och de önskemål som företagets ledning har av att visa ett visst resultat. Balansräkningens poster måste göras klara före resultaträkningen eftersom värderingen av tillgångarna, avsättningar och skulder påverkar företagets resultat.

Nedan följer en kortfattad genomgång av utvalda poster i balansräkningen. Hur balansräkningen ska se ut är lagreglerat.
 

Balansräkningen - Tillgångar

Företagets tillgångar består av Anläggningstillgångar och Omsättnings- tillgångar. Definitionen på anläggningstillgångar är att de är avsedda att stadig- varande brukas eller innehas i rörelsen. Alla övriga tillgångar omsättnings- tillgångar.

Anläggningstillgångar
Delas in i tre huvudgrupper, immateriella, materiella och finansiella. Dessa är sedan i sin tur indelade i olika poster.

Immateriella anläggningstillgångar
Under denna rubriken tas t ex upp balanserade utgifter för forskning och utvecklingsarbete, patent, licenser, goodwill, hyresrätter och liknande rättigheter mm. 

Har företaget förvärvat en hyresrätt anges beloppet här. Avskrivningen görs på anskaffningsvärdet.

Materiella anläggningstillgångar
Här redovisas värdet på tillgångar såsom byggnader och mark, maskiner och andra tekniska anläggningar, inventarier och verktyg mm.

Finansiella anläggningstillgångar
Här tas bl a upp värdet på långfristiga värdepappersinnehav.

Omsättningstillgångar
Indelas i följande fyra grupper, varulager, fordringar, kortfristiga placeringar samt kasa och bank. Dessa är sedan i sin tur indelade i olika poster.

Varulager
Här tas värdet upp på råvaror och förnödenheter, varor som är under tillverkning, färdiga varor och handelsvaror mm.

Varorna värderas normalt till anskaffningsvärdet. Varulagrets värde ska grundas på fysisk inventering.

Har företaget betalat varor eller tjänster i förskott men som ännu inte blivit levererade eller utförda tas det upp här.

Fordringar
Summan av utgående fakturor som ännu ej är betalda. Finns det osäkra fordringar minskas de med de belopp som företaget inte tror kunderna kommer att betala.

Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter tas också upp här. Det är t ex hyra, försäkringspremier, som företaget har betalt i förskott. En upplupen intäkt är något företaget tjänat in men ännu ej fakturerat.

Kortfristiga placeringar
Aktier och värdepapper som köpts för att vara en kortfristig placering mm.

Kassa och bank
Summan av företagets likvida medel på balansdagen.
 

Balansräkningen - Eget kapital och skulder

Beroende på företagsform så redovisas Eget kapital lite olika. Övriga rubriker är Obeskattade reserver, Avsättningar och Skulder. Skulderna indelas i lång- fristiga respektive kortfristiga skulder.

Eget kapital
När det gäller enskild näringsverksamhet adderas årets vinst med ingående eget kapital samt eventuellt gjorda kapitaltillskott. I ett handelsbolag (där inga juridiska personer är delägare) görs det på samma sätt men uppdelat på varje handelsbolagsdelägare.

För aktiebolag och ekonomiska föreningar delas kapitalet in i bundet eget kapital och fritt eget kapital.

Bundet eget kapital
Här ingår eget inbetalt aktiekapital respektive inbetalda medlemsinsatser, vad som avsatts till reservfond.

Fritt eget kapital
Här ingår årets vinst (eller förlust) och det som finns sparat av tidigare års vinster eller förluster.

Obeskattade reserver
Under denna rubrik redovisas summan av de dispositioner som görs i vinst- reglerande syfte, t ex avsättning till periodiseringsfond.

Avsättningar
Ett exempel på avsättning kan vara ett garantiåtagande som företaget gjort under räkenskapsåret.

Skulder
Skulderna indelas i långfristiga respektive kortfristiga skulder.

Långfristiga skulder
Långfristiga skulder är sådana som inte ska betalas under det kommande verksamhetsåret. Exempel på långfristiga skulder är banklån och obligationslån. Har företaget en checkräkningskredit och den förväntas förnyas kan den räknas som en långfristig skuld.

Kortfristiga skulder
Hit räknas bland annat skulder till leverantörer som ännu inte är betalda. Glöm inte att ta med de fakturor som kommit efter balansdagen men som avser levererade varor eller tjänster gjorda under året som gått. Som kortfristig skuld redovisar här aktiebolag och ekonomiska föreningar sin inkomstskatteskuld.

Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter är en rubrik under kortfristiga skulder. Upplupna kostnader är kostnader som hör till verksamhetsåret men ännu ej betalats ut, t ex semesterersättningar, sociala kostnader, arvoden av olika slag, räntekostnader. Förutbetalda intäkter är pengar som företaget fått i förskott från kunder men där varan eller tjänsten ännu inte levererats eller utförts.

Under övriga skulder tas poster såsom momsskuld, kortfristiga bankskulder, personalens källskatter mm upp.
 

Balansräkningen - Ställda säkerheter och ansvarsförbin- delser

För att ge en korrekt bild av företagets ekonomiska ställning på balansdagen måste en del kompletterande information ges som inte framgår ur ovanstående redovisning. Uppgifter om företaget pantsatt några tillgångar genom att t ex tagit företagsinteckningar beskrivs här. Företaget har kanske gjort någon utfästelse, t ex ingått en borgensförbindelse, vilket även ska redovisas under denna rubrik.
 

Resultaträkningen

Resultaträkningen visar resultatet av företagets verksamhet under året. Det finns två sätt att upprätta resultaträkningen på nämligen funktionsindelad eller kost- nadsindelad. Företaget kan välja den uppställningsform som är mest lämpad för beskrivning av företagets resultat. Har företaget valt en viss uppställningsform är det bara om det finns särskilda skäl som företaget kan byta.

Resultaträkningens poster i huvuddrag

Rörelsens intäkter minus rörelsens kostnader ger rörelseresultatet. 

Företaget räknar fram resultatet från finansiella investeringar (oftast ränteintäkter och räntekostnader). Beroende på om resultatet av de finansiella investeringarna är positivt eller negativt, läggs summan till alternativt dras av från rörelseresul- tatet. 

Därefter justeras resultatet om det finns extraordinära intäkter och kostnader.

Resultatet kan sedan även justeras genom bokslutsdispositioner. 

För aktiebolag, ekonomiska föreningar och vissa handelsbolag tillkommer sedan en post där företagets egen inkomstskatt på årets resultat tas upp.

Det som sedan återstår är Årets resultat.
 

Noter och underskrift

För enskilda näringsidkare och de flesta handelsbolag.

Årsbokslutet ska innehålla noter. Noterna är de tilläggsupplysningar som talar om hur företaget värderat sina tillgångar och skulder. Uppgifter om anskaff- ningsvärden och grunderna för företagets avskrivning av anläggningstillgångarna beskrivs alltså i notform.

Årsbokslutet undertecknas av den enskilde näringsidkaren eller av delägarna i ett handelsbolag. Företräds företaget av en styrelse ska samtliga styrelse- ledamöter skriva under.
 

Noter och förvaltningsberättelse

För aktiebolag, ekonomiska föreningar och vissa handelsbolag.

Årsredovisningen ska innehålla noter och en förvaltningsberättelse. Noterna är de tilläggsupplysningar som talar om hur företaget värderat sina tillgångar och skulder. Uppgifter om anskaffningsvärden och grunderna för företagets avskriv- ning av anläggningstillgångarna beskrivs alltså i notform.

Förvaltningsberättelsen ska beskriva de viktigaste händelserna under året som gått samt vissa andra lagstadgade uppgifter.

Årsredovisningen ska skrivas under av styrelsen och eventuellt av den verkställande direktören. Då det gäller handelsbolag är det delägarna som skriver under. 
 

Upp