Följande scenario är inte ovanligt i mindre företag.

Ett litet företag utför en veckas arbete hos en kund och slutar arbetet på en fredag. Man har mycket att göra och faktureringen görs först två veckor senare. Kredittiden man lämnar är 30 dagar. Två månader efter att fakturan skickats upptäcker man att betalningen ej kommit in på företagets checkkonto. En vecka senare skickas en påminnelse och det köpande företaget som "glömt bort" fakturan betalar omgående. Ingen dröjsmålsränta tas ut.

Tiden från att arbetet slutförts till att pengarna finns på företagets checkkonto är mycket lång. Under denna tid binder det lilla företaget kapital i onödan, pengar som kanske hade gjort nytta på annat håll. I sämsta fall kan företaget råka ut för en likviditetskris.

Har du ett företag rekommenderar vi dig att noga gå igenom ditt kassa- flöde.

Mycket rörelsekapital kan ligga bundet i kundfordringar

I scenariot ovan är det många företagare som resonerar
- Ja, ja, men jag förlorar bara lite räntepengar så det gör inte så mycket.

Beroende på vad företaget sysslar med kan dessa pengar kanske användas till att köpa in något som i sin tur kunde säljas med 50 % i marginal. Allt detta hade kanske hunnits med under den "onödiga" kapitalbindningstiden. Andra saker att tänka på är att kostnader som är förknippade med arbetets utförande ska betalas långt innan pengarna kommit in till företaget, t.ex. moms, inköpta tjänster eller produkter, löner.

Följande figur visar var kapitalet finns bundet i en process från att order fåtts till att ersättningen för utfört arbete eller sålda varor finns på företagets check- konto.

kapitalbindning

A) Tiden mellan orderns ankomst och leverans av vara eller utförande av tjänst.

B) Förseningstid mellan leverans eller utförande och tills dess fakturan skickas.

C) Avtalad kredittid tex 30 dagar.

D) Av kunden överdragen kredittid (under denna tid skickas eventuell påminnelse).

E) Tiden från det att kunden betalt till dess att företaget fått avisering om insättningen eller kan se på sitt konto att inbetalningen är genomförd. Vem har inte hört talas om uttrycket att det går "två bankdagar" mellan inbetalning och att pengarna finns på det säljande företagets checkkonto.

För ett företag, stort som litet, går allt helt enkelt ut på att tiden mellan det att ordern är mottagen, tills att pengarna finns på företagets checkkonto, ska vara så kort som möjligt.

Arbetar företaget med att sälja varor eller produkter som lagerförs finns det stor anledning att minska A till ett minimum. Från order till leverans bör arbetet ske omgående och i samband med leveransen bör även fakturan skrivas ut och skickas. Anledningen är inte bara att pengar kommer in snabbare i företaget utan även att kapitalbindningen i varulagret minskar.

Den avtalade kredittiden C är kanske 30 dagar. Företaget bör, om det kan av konkurrensskäl, försöka minska den avtalade kredittiden till t.ex. 15 dagar.

Tyvärr är det fortfarande på det viset att den tid D som går från fakturans förfallodag till det att kunden verkligen betalar kan vara ganska lång. Små företag som arbetar som underleverantörer åt stora företag får ofta känna på detta. Är det möjligt för företaget så undvik att göra affärer med företag som satt sådant i system. Anledningen till att den faktiska kredittiden är längre än vad som anges på fakturorna kan bero på

  • att företaget ej debiterar dröjsmålsräntor
  • att företagets uppföljning och kravrutiner är bristfälliga
  • att det köpande företaget har en dominerande ställning och "dikterar villkoren"
  • att konkurrenssituationen är sådan att det är "köparens marknad"
  • att kunden/kunderna är dåliga betalare eller har ekonomiska problem

Tiden E är en kvarleva från den tiden då bankerna arbetade manuellt. Använd en bank som inte "fördröjer" betalningar.

Dröjsmålsränta efter fakturans förfallodag beskrivs under egen rubrik.

Rutiner

Se till att företaget har effektiva rutiner vad avser fakturahanteringen så att kassaflödet blir effektivast möjligt i företaget. Skicka fakturan direkt efter det att varan skickats eller tjänsten utförts. Bevaka fakturan och kontrollera om betalningen kommit in vid rätt tidpunkt. Om så inte är fallet skickas en påminnelse. Bevaka denna noga.

Om företagets uppdrag sträcker sig över en längre period hos en kund bör företaget avtala om faktureringsperioder. För ett företag, särskilt ett nystartat företag, är det viktigt att ha god likviditet. Har företaget god likviditet möjliggör det "bättre affärer", t.ex. utnyttjande av olika erbjudanden, slippa utnyttja en checkkredit för att istället få en ränteinkomst.

För företag som anser det svårt att klara av hanteringen med fakturor finns det företag som arbetar med fakturaservice. Se rubriken Fakturaservice.

Betalningsvillkor

En ganska stor flora av betalningsvillkor florerar på marknaden t.ex.

  • 30 dagar netto (10 dagar netto, 15 dagar netto)
  • 30 dagar netto, fri leveransmånad (ger ca 45 dagar i kredittid)
  • 10 dagar ./. 2 % eller
    30 dagar netto (betalar kunden inom 10 dagar är det 2 % kassarabatt)

Att använda sig av kassarabatt för att snabbt få in kundfordringen brukar vara en "dyr" affär för det säljande företaget och försvinner allt mer. Ett bra sätt att markera förfallodagen är att skriva ut den i klartext på fakturan t.ex.

sista betalningsdag är år-mån-dag

alternativt

betalningen oss tillhanda senast år-mån-dag

Många affärer föregås av offerter och att ett avtal mellan köpare och säljare upprättas. I detta avtal ska betalningsvillkoren noga anges. Följande villkor bör finnas med

  • leveransdatum, datum för tjänstens utförande
  • vad som gäller vid försenad leverans
  • om någon förskottsbetalning ska ske
  • beviljade rabatter vid t.ex. betalning i förtid
  • beviljad kredittid
  • om kredittiden beräknas från leveransdatum eller faktureringsdatum
  • faktureringsintervaller vid längre arbeten
  • på vilket sätt som betalningen ska ske
  • vilken dröjsmålsränta som gäller
  • om några faktureringsavgifter eller aviseringsavgifter tillkommer

Har företaget en fast kundkrets som betalar ofta eller regelbundet är det idé att använda sig av Autogiro. Pengarna överförs då automatiskt på förfallodagen från kundens bankkonto till företagets bankgirokonto.

Läs mer om:

Regler för fakturans innehåll - checklista
Dröjsmålsränta
Fakturaservice
Inkasso
Nyckeltal