Följande material från Bolagsverket.

Uppgifter på företagets webbplats och fakturor mm.

Denna information tar huvudsakligen upp de regler om uppgifter på företagets webbplats och fakturor m.m. som finns i aktiebolagslagen (ABL). Ett aktiebolags webbplats, fakturor, brev och orderblanketter ska innehålla bolagets företagsnamn (firma), den ort där styrelsen har sitt säte samt bolagets organisationsnummer. Det finns också ytterligare regler och krav för t.ex. fakturor. Bolagsverket anser att aktiebolagen, för att följa de regler som gäller, måste beakta följande.

Bolagets företagsnamn

Hela det registrerade företagsnamnet (firman) ska anges. Man bör använda företagsnamnet precis som det är registrerat. Ordet aktiebolag får numera förkortas till AB i aktiebolagsregistret. Men om ordet aktiebolag är utskrivet i den registrerade bolagsordningen bör man använda det så även i andra sammanhang, t.ex. på brevpapper och fakturor och vid firmateckning. Om man vill kan man besluta om ändring av bolagsordningen och anmäla ändringen till Bolagsverket. Ett publikt aktiebolag, som inte har ordet publikt i sitt företagsnamn ska låta företagsnamnet åtföljas av beteckningen (publ). Publika aktiebolag är de bolag som kan erbjuda ägande via aktier på öppna marknaden (i huvudsak börsbolag). Alla övriga kallas privata aktiebolag. För att bli ett publikt aktiebolag måste bolaget ändra bolagsordningen och anmäla detta för registrering till Bolagsverket. Har bolaget gått i konkurs eller likvidation ska detta anges genom att man lägger till i konkurs eller i likvidation efter företagsnamnet.

Kommun (säte)

Den ort där styrelsen har sitt säte ska anges. Med ort där styrelsen har sitt säte menas den kommun som angivits i den registrerade bolagsordningens sätesparagraf (och därmed också i aktiebolagsregistret). Om det registrerade sätet är Göteborgs kommun och bolaget i sitt brevpapper etc. har angett postadressen till Kungsgatan 11, 419 19 Göteborg, behöver inte sätet anges särskilt. Men har bolaget adress i Västra Frölunda och det registrerade sätet är Göteborgs kommun, måste det på webbplatsen, i fakturor, brevpapper och orderblanketter stå ”Säte: Göteborg” även om Västra Frölunda ingår i Göteborgs kommun.

Organisationsnummer

I första hand är det ett korrekt organisationsnummer som ska anges, t.ex. 556123-4567. I andra hand kan man, normalt sett (se dock nedan), ange momsregistreringsnumret. Den som är skattskyldig och registrerad på Skatteverket för mervärdesskatt (moms) ska, enligt andra regler, vid i princip all försäljning, ange sitt momsregistreringsnummer på fakturan. Detta gäller oavsett om köparen finns i Sverige eller i utlandet. Sedan några år tillbaka är ett svenskt momsregistreringsnummer uppbyggt på samma sätt som ett s.k. VAT-nummer (valueadded tax) och skrivs t.ex. SE556123456701.

Eftersom organisationsnumret (normalt) ingår i momsregistreringsnumret anser Bolagsverket för närvarande att det, åtminstone i de flesta fall, räcker med att ange momsregistreringsnumret. Det kan dock komma ny praxis på detta område.

Om man väljer att enbart ange momsregistreringsnumret måste det förutsättas att numret skrivs ut på ett tydligt sätt och i ett sammanhang som inte är svårtolkat eller kan missförstås. Det är i sådana fall mycket viktigt att man lätt ser att det är ett momsregistreringsnummer.

I vissa fall krävs också en extra tydlighet och bolaget bör då skriva ut både ”Organisationsnummer:” (och det numret utskrivet enligt förstahandsexemplet) och ”Momsregistreringsnummer:” (och det numret utskrivet). I vart fall behövs detta i de situationer när det momsregistreringsnummer som ska användas vid den aktuella affären inte innehåller bolagets organisationsnummer. Sådana fall är när den aktuella affären ska gälla för en s.k. mervärdesskattegrupp, ett enkelt bolag eller ett partrederi som bolaget ingår i.

Verksamhet under bifirma

Om webbplatsen, fakturan, brevet eller orderblanketten avser den verksamhet som bolaget bedriver under en bifirma bör även bifirman anges. Jämför reglerna om firmateckning. Eftersom lagen kräver att bolagets företagsnamn (huvudfirman) ska anges räcker det i vart fall inte att enbart ange bifirman. Man kan till exempel skriva: XXX - bifirma till Aktiebolaget YYY.

Ytterligare regler om fakturor

Tänk på att det finns ytterligare regler om hur t.ex. en faktura ska vara utformad och vilka uppgifter den ska innehålla. Fakturan ska inte bara fungera för kunden utan också för revisorerna och Skatteverket m.fl. Inte minst för s.k. handelsdokument för internationell handel finns det flera krav.

Ofullständig webbplats, fakturor mm.

Bolagsverket har möjlighet att vid vite förelägga en styrelseledamot eller verkställande direktören att fullgöra bolagets skyldigheter enligt ABL i frågan om webbplatser, fakturor, brev och orderblanketter.

Tillstånd att utelämna företagsnamnet på webbplatsen

Om det finns särskilda skäl kan Bolagsverket ge tillstånd till ett aktiebolag att utelämna företagsnamnet på sin webbplats. I så fall måste man istället skriva ut att bolaget är ett aktiebolag samt ange vilken bolagskategori bolaget tillhör. Ett tillstånd är tidsbegränsat och får även förenas med villkor. Ett exempel på ett sådant villkor kan vara att det på webbplatsen ska finnas lättillgänglig information om hur man kan få besked om bolagets företagsnamn.

Källa: Bolagsverket