Offerten är ett erbjudande till en kund. Till grund för erbjudandet ligger oftast en tidigare kontakt med kunden vilket utmynnat i offerten. Kunden kan också ha tagit initiativet och gjort en offertförfrågan (anbuds- förfrågan) och bett dig inkomma med ett erbjudande.

Offerten är ett juridiskt bindande dokument - ett förslag på att ingå ett avtal, där en tidsfrist är satt för hur länge erbjudandet är gällande.

Offertens utformning

Utformningen av offerten är mycket viktig. Kom ihåg att offerten även är en del i marknadsföringen vilket innebär att den ska följa företagets grafiska profil i övrigt, den ska vara säljande och väcka intresse, och inte minst, den ska vara strukturerad och lättläst. Till detta kommer naturligtvis att den ska vara juridiskt korrekt.

Se offerten som ett dokument i två delar:

Den första delen är den beskrivande och säljande och här kan du använda både typsnitt, fetstil, indragningar etc. för att markera sådant som du vill framhäva. Om du säljer en komplex produkt eller tjänst kan offerten bli väldigt omfattande. Vill du förtydliga något t.ex. genom ett produktfaktablad, bifoga detta som en bilaga. Den andra delen blir mer en uppställning utav erbjudandet och de villkor som gäller.

Layouten är viktig för hur lättläst offerten blir och hur konkret den uppfattas vara. Försök att få en bra balans i den informationsmängd som ges, varken för mycket eller för litet. Använd gärna en standardiserad framtagen mall som företaget gjort (bra att ha så att man inte glömmer någon viktig punkt), men se till att formulera offerten på ett personligt sätt riktat mot just det kundföretaget. Ett personligt utformat säljbrev kan även bifogas tillsammans med offerten.

Här nedan följer en listning över det som en offert kan innehålla. Beroende på vilken typ av produkt eller tjänst som företaget säljer finns det andra rubriker som är relevanta. Vid varje rubrik ger vi en kort förklaring vad den innebär.

Inledning

Denna punkt kan skrivas ihop till ett stycke vid mindre komplexa offerter. Vi delar bara upp det för att det ska vara lättare att se de olika ingående delarna.

Bakgrund och beskrivning
Här beskriver du den situation kunden befinner sig i utifrån den information du har fått, vid besök, genom telefon, via informationsmaterial mm. Glöm inte att referera till denna kontakt. Denna inledande beskrivning ska visa att ni (före- tagen) har förstått varandra och att ni utgår från samma referensram, samma förutsättningar. Har du delvis missuppfattat situationen är det bra att det kommer fram redan här istället för i en eventuell framtida förhandling.

Syftet med offerten
Syftet med offerten är att kunden vill uppnå någonting (ett ökat produktionsmål, en ökad kunskap hos säljkåren, skaffa en e-handelssida på Internet etc.), och att ditt företag kan tillgodose detta på ett visst sätt.

Analys av kundens behov
Utifrån den information du fått och den du själv skaffat gör du en analys av kundens behov. Din behovsanalys ligger till grund till varför ditt offertförslag ser ut som det gör. Var noga med att betona och utveckla det som du vet, eller tror dig veta, är kundens viktigaste bedömningskriterier d.v.s. de faktorer som kunden kommer att fästa störst vikt vid när han fattar beslut om köp.

Offertförslag

Förslag till lösning
Här beskriver du ditt företags förslag på hur kundens behov skall tillfredställas. Gör det på ett sådant sätt att det är lätt att förstå och att följa. Det kan många gånger vara bra att ställa upp förslaget i punktform och då naturligtvis i en logisk ordning.

Argumenten för den valda lösningen
För det mesta finns det alternativa lösningar för kunden. Var noga med att påpeka vilka fördelar kunden får med ditt förslag. Beskriv t.ex. inte din produkts egenskaper i första hand, utan istället vilka fördelar kunden kommer att få med den och att kundens behov kommer att uppfyllas.

Var försiktig med att skriva allt för mycket. Välj ut de viktigaste argumenten, de som är viktigast mot just denna kund. Kanske har du utfört en jämförande test mot konkurrenterna eller har tidigare nöjda kunder som du kan referera till.

Tidplan för genomförandet
Ge kunden en tidplan för när olika saker ska ske och vara genomförda. Tid- planen i sig själv kan många gånger vara ett starkt argument för att få ordern.

Offertvillkor

Krav på kunden - kundens medverkan
Många gånger måste det säljande företaget ställa krav på kunden för att pro- dukten eller tjänsten ska kunna levereras på föreslaget sätt. Ska en maskin eller utrustning installeras krävs kanske att kunden tagit bort den gamla, flyttat en vägg, förstärkt golvet, ger operatörerna tillräckligt med tid för utbildning etc. Vid t.ex. en utbildningstjänst krävs kanske att företaget ställer upp med lokaler, teknisk utrustning, ser till att samtliga som ska utbilda sig finns närvarande och inte behöver gå ifrån för att sköta andra sysslor.

Detaljeradoffertbeskrivning(kankombinerasmedpris)
Var noga med att göra en detaljerad beskrivning av vad som ingår. Säljer du en produkt kan det vara modellbeteckningen, färg, prestanda, andra viktiga egen- skaper etc. Vilka kringtjänster som ingår, t.ex. installation, utbildning, under- hållsservice, försäkring.

Om företaget säljer en tjänst är det mycket viktigt att detaljerat beskriva vad som ingår. Det kan vara viktigt att tala om vem eller vilka som utför tjänsten, hur utförandet ska ske och antalet timmar som krävs. Platsen för tjänstens utförande kan också vara viktigt. Ge även förslag på eventuella tillägg som kan förstärka kundens möjligheter ytterligare.

Pris
Specificera den totala kostnaden i dess olika delar så att det lätt går att se vad för pris som avser varje del. Tala om hur priset debiteras, per timme eller per dag, som en total summa då allt är utfört. Låt det tydligt framgå vad kundens totala kostnad med erbjudandet blir. Specificera exklusive och inklusive moms.

Faktureringsvillkor
Här beskriver du vilka betalningsvillkor du har, t.ex. 30 dagar netto. Om inte räntelagen skall gälla vid dröjsmål kan du här specificera vad som gäller vid dröjsmål, räntans storlek etc.

Leveransvillkor
Under denna rubrik beskriver du hur saker och ting ska levereras och vilka villkor som gäller för detta. Finns en mängd standardkoder för detta (Incoterms) som talar om vem av säljaren eller köparen som betalar transporten, försäkringen, med andra ord vilket företag som tar risken i olika faser under transporten.

Offertens giltighetstid
Tala om hur länge detta erbjudande står fast till kunden. Om kunden accepterar offerten efter utsatt datum innebär det juridiskt som ett avslag förenat med ett nytt anbud.

Lämnade garantier
Det finns ingen lag på att lämna garantier, utan det är ett frivilligt åtagande från säljarens sida. I konkurrens med andra företag kan ett garantiåtagande vara det som gör att kunden väljer just ditt företag. För att garantin skall gälla får det inte ställas oskäliga villkor på kunden.

Ansvar
Varje parts ansvar för olika delar av genomförandet. Du som säljare ansvarar t.ex. för att dina anställda är fullt försäkrade och har den kompetens som krävs. Kanske är du återförsäljare åt något företag och måste specificera om det är du eller det företag du säljer åt som har ansvaret för vissa delar.

Sekretess (nyttjanderätt, äganderätt, copyright mm)
Kan även vara nödvändigt med regelrätta sekretessavtal. Genom att utföra något åt kunden kommer du kanske i kontakt med känslig information som inte får föras vidare av exempelvis konkurrensskäl. Är du t.ex. konsult och lämnar ifrån dig eget tryckt material, utvecklade dataprogram etc. är det många gånger viktigt att detta inte sprids vidare.

Skadeståndsfrågor
Vilket skadestånd ska utgå vid avbeställning, hävning av köp. På vilket sätt kunden kompenseras vid leveransförsening etc. Punkten gäller helt enkelt vilken skada som åsamkas den ena eller andra parten då "någonting gått snett".

Lösning av tvist
Hur en framtida eventuell tvist ska lösas. Vid allmän domstol eller i skiljenämnd.

Bilagor
Om du hänvisar till olika dokument i texten bör du även bifoga dessa som bilagor. Det kan vara produktfakta, marknadsundersökningar, statistiskt material etc.

Avslut

Formalia
En del formalia måste också ingå i offerten. Självklart parternas namn med organisationsnummer alternativt personnummer, företagens säte d.v.s. adress, samt telefonnummer. Kan vara lämpligt att hänvisa till olika kontaktpersoner beroende på offertens innehåll.

Underskrift med ort och datum avslutar.

Standardavtal

Många gånger kan det vara lämpligt att använda ett standardavtal för branschen. Det är ett kontraktsformulär med färdigtryckta klausuler. Om den som säljer hänvisar till ett standardavtal måste det bifogas offerten eller att det i en klausul hänvisas till detta standardavtal för att det ska vara giltigt.

Det finns många standardavtal att använda. Här följer några exempel:

Teknikföretagen

  • NL 01 – Allmänna leveransbestämmelser för leveranser av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning inom och mellan Danmark, Finland, Norge och Sverige.
  • NPV 01 – Allmänna leveransbestämmelser avseende programvara.
  • NLM 02 – Allmänna bestämmelser för leverans med montage av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning inom och mellan Danmark, Finland, Norge och Sverige.
  • TP F 01 – Bestämmelser för tillhandahållande av teknisk personal till fast pris.
  • NU 06 – Allmänna bestämmelser för Underhåll.
  • Orgalime SP 99 – General Conditions for Series Processing.
  • NKF 07 – Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag till fast pris.

Sveriges Byggindustrier

  • AB 04 - Allmänna Bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader.
  • ABT 06 - Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten.
  • ABM 07 - Allmänna Bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet.
  • ABK 96 - Allmänna Bestämmelser för konsultuppdrag.
  • AB-U 07 - Allmänna Bestämmelser för underentreprenader i utförandeentreprenader.

Sveriges Åkeriföretag

  • ALLTRANS. 2007

Exempel: Följande klausuler (paragrafer) i ABK 96 (konsulttjänster):

§ 1 Parternas förhållningssätt
§ 2 Uppdragets omfattning
§ 3 Organisation
§ 4 Genomförande
§ 5 Tider
§ 6 Ansvar
§ 7 Nyttjanderätt och äganderätt
§ 8 Rätt till uppfinning
§ 9 Ersättning
§ 10 Betalning
§ 11 Avbeställning, hävning
§ 12 Försäkring
§ 13 Tvist

Offertens överlämnande - uppföljning

Att bara skicka iväg offerten och sedan sitta och vänta på svar är ingen bra taktik. Det absolut bästa är att kunna lämna över den personligen och kunna gå igenom den med kunden.

Du bör åtminstone ringa kunden och fråga om vederbörande läst offerten och om det finns några frågetecken kring den. Kanske är flera personer inblandade i beslutsprocessen. Får du möjlighet så försök även få träffa dessa.

En offert bör vara förhandlingsbar. Måla inte in dig i ett hörn utan antyd för kunden att det finns möjlighet till förhandling. Det kan visserligen leda till förändringar men genom dessa kan du få ordern. En förhandling kan även innebära att ditt företag får sälja mer.

Även om du skulle få ett nej från kunden måste du ta reda på varför. Nästa gång du ska lämna en offert kan du ha nytta av den information du fått.

Lite affärsjuridik

Offerten är bindande för säljaren under den tid som angetts.

Tyvärr händer det ibland att det blir en felskrivning i offerten. Om du har skrivit 500 kr per styck och det skulle ha varit 5000 kr per styck så gäller inte offerten, under förutsättning att köparen borde insett att det var en felskrivning. Det är dock upp till dig som offertlämnare att bevisa detta.

Om du upptäcker ett fel du gjort efter det att offerten är skickad har du möjlighet att återta erbjudandet om du hinner meddela kunden senast i samband med att han får offerten. (Genom at t.ex. skicka ett fax)

Ren accept
Om kunden accepterar erbjudandet inom den utsatta tiden, utan att vilja ändra på något, kallas det en ren accept.

Oren accept
Om kunden accepterar erbjudandet men med en förändring eller ett tillägg ses det som ett avslag men förenat med ett nytt anbud. Nu är det dock kunden som är avsändare och det är ditt företag som ska tacka ja eller nej. Om ditt företag accepterar de förändringar som kunden föreslagit är det lämpligt att du skriver om din ursprungliga offert med ändringarna och med allt annat i övrigt oförändrat. Skicka tillbaka denna offert som nu är justerad enligt kundens önskemål, vilka ditt företag accepterat.