En inköpsprocess består av ett flertal steg. Vi förutsätter i detta avsnitt att ett behov har uppstått i företaget av att köpa in en vara eller tjänst. Produkten eller tjänsten har specificerats noga. I ett lite större företag kan inköpsprocessen starta med en inköpsanmodan eller beställningssedel som lämnats till den som är inköpsansvarig.

Inköpsprocessens olika steg

Kravspecifikationen

Kravspecifikationen är de krav på utförande, funktioner etc. du som kund ställer på varan eller tjänsten och på leverantören. Här följer exempel på vad en krav- specifikation kan innehålla:

  • Beskrivning av den önskvärda produkten och dess användningsområde.
  • Tjänstens utförande och när i tiden.
  • Produktens prestanda, kapacitet.
  • Beskrivning av i vilken miljö som produkten ska användas.
  • Beskrivning av den organisation där tjänsten ska utföras.
  • Krav på kvalitetsnivå.
  • Volymer vad avser antal eller timmar och tider för leverans.
  • Kostnadsramar
  • Krav på utbildning, efterföljande service etc.
  • Krav på fackkunskaper som leverantören måste besitta.
  • Specificering avseende betalningssätt- och rutiner samt eventuellt finansieringsalternativ.

Anbudsförfrågan (Offertförfrågan)

Om produkten köps sällan eller för första gången brukar förfarandet vara följande:

  • Den som är inköpsansvarig kontaktar tänkbara leverantörer.
  • De leverantörer som kan leverera det som önskas ombeds lämna in ett anbud (offert) till ett visst datum.
  • Underlaget (anbudsbegäran, anbudsunderlaget) till de tilltänkta leverantörerna bör vara noga specificerat, t.ex. tekniska specifikationer, kvalitet, önskad mängd, senaste leveransdatum (se ovan). I underlaget ska också stå vem som ska ansvara för transporten, hur varorna ska vara förpackade, vem som ansvarar för försäkringen mm.

Har produkten ett mindre ekonomiskt värde eller är en standardprodukt som köps enligt prislista brukar det räcka med att den som är ansvarig för inköpen ringer upp några leverantörer för att få ett muntligt erbjudande.

Leverantörsval

De anbud som kommit in från leverantörerna sammanställs på ett så korrekt jämförande sätt som möjligt. Den inköpsansvarige, eventuellt tillsammans med någon annan, utvärderar anbuden (offerterna). Eventuella anbud som inte håller de begärda kraven förkastas.

Bestäm vilka leverantörer som ska användas i första hand utifrån de urvalsregler som bestämts. Specificera också om en viss inköpsvolym ska delas på flera ur leveranssäkerhetssynpunkt. Ur strategisk synpunkt gäller det att bestämma vem som ska gynnas, det vill säga vilken leverantör som på sikt kan tillföra företaget kompetens, skräddarsy lösningar, effektiva beställnings- och leveranssystem m.m.

Förhandling

Då en eller flera leverantörer valts ut startar i de flesta fall en förhandlingsrunda. Är produkten eller tjänsten komplex kan förhandlingsarbetet dra ut på tiden. Förhandlarna i både det köpande och säljande företaget kan behöva förankra beslut i respektive organisation. Huvuddelarna i förhandlingsprocessen är följande:

  • Förberedelsen
  • Själva förhandlingen - argumentation
  • Avslut

Beställning, avtal

När förhandlingen är genomförd och parterna är överens sker avtalsskrivningen. Avtalet bör vara noga specificerat så att inga tveksamheter råder. I avtalet ska en klausul finnas som beskriver hur en eventuell tvist ska lösas. I samband med avtalet sker den formella beställningen.

I enklare fall genomförs en normal beställning utifrån den offert som leverantören lämnat.

Uppföljning

När varorna levereras kontrolleras de mot den följesedel (packsedel) som följer med och där varorna är specificerade vad gäller produkt, typ, mängd etc. En tjänst följs upp och utförandet kontrolleras.

Uppföljning innebär även en långsiktig kontroll över det som köpts. Är kvaliteten över tiden den som företagen avtalat om.

En viktig del när det gäller uppföljning är den fortsatta kontakten med leverantören. Det kan vara att gemensamt utveckla bättre logistiklösningar, att företaget kan tillgodogöra sig kunskap från leverantören, en säkring av miljö och kvalitetsaspekter etc. Den sociala kontakten, d.v.s. den personliga kontakten med en eller flera från det levererande företaget är också viktig att upprätthålla.

Läs mer om:

Inköpsteknik
Inköpsplan
Leverantörsbevakning
Inköpsrutiner
Ekonomiska konsekvenser