Om ditt företag har en stor andel inköp i förhållande till omsättningen bör ni skriva en inköpsplan. Detta gäller även då företaget köper in komponenter, varor, insatsvaror etc. som har strategisk betydelse för företaget.

En inköpsplan är, precis som en marknadsplan, en strukturerad sammanställning över hur företaget ska bli effektivare. Och som vi nämnt tidigare - en sparad krona i inköpskostnad ger en ökad vinst på en krona, allt annat lika.

Viktig process som leder fram till en inköpsplan

Arbetet med en inköpsplan, det vill säga själva processen som leder fram till planen, är mycket viktig. Det är under denna process som företaget måste fatta ett antal beslut om hur inköpsfunktionen ska hanteras och vilka strategiska vägval som bör göras. Glöm inte att de beslut som fattas gällande inköpsplanen ska vara förankrade i hela företaget.

Beroende på vilken typ av företag det är kan inköpsplanen innehålla olika delar. Här följer förslag på vad en inköpsplan minst bör innehålla.

Specifikation över vad som ska köpas in

Bestäm först vad som ska köpas in och vad företaget själv ska producera. Vilka inköpsbehov har företaget, d.v.s. hela företaget. Därefter specificeras varje produkt/tjänst så exakt som möjligt. Utformning, utseende, kvalitetskrav, krav på utförande o.s.v. Tänk på att inköp inte bara gäller insatsvaror till produktionen utan kan vara en investeringsvara eller en konsulttjänst.

Följande typer av inköp gör ett företag:

  • Råvaror, material eller halvfabrikat som används i den egna tillverkningen.
  • El, vatten, olja, gas, mm som används för att kunna producera.
  • Varor som är avsedda för att säljas vidare till andra företag eller till slutkonsument.
  • Förbrukningsvaror som kan vara av typen engångshandskar, arbetskläder, verktyg, kontorsmaterial, reklammaterial etc.
  • Investeringsvaror, t.ex. maskiner, datorer, bilar, lastbilar.
  • Servicetjänster vilket exempelvis kan vara reparationer och underhåll, finansiella tjänster, bredbandsuppkoppling, städning, bokföring.
  • Konsulttjänster, t.ex. utbildning, webbutveckling/datorutveckling, juridisk hjälp, revision, reklambyråhjälp, teknisk rådgivning.

Specifikation över leverantörer

Bestäm vilka leverantörer som ska användas i första hand. Specificera också om en viss inköpsvolym ska delas på flera ur leveranssäkerhetssynpunkt. Ur strategisk synpunkt gäller det att bestämma vem som ska gynnas, d.v.s. vilken leverantör som på sikt kan tillföra företaget t.ex. kompetens, skräddarsy lösningar, effektiva beställnings- och leveranssystem.

Sätt upp regler för hur byte av leverantör ska ske och vilka kriterier som leder till byte av leverantör. Det är också viktigt att göra en lista på de krav som ställs på en leverantör.

Planlägg även när ni ska besöka era leverantörer för inköp, utvecklingssamtal, utbyte av erfarenheter, sociala aktiviteter etc.

Anbuds- och offertförfarande

Vilka rutiner ska gälla vid företagets anbuds- och offertförfarande. Bestäm hur företagets offertförfrågningar ska se ut, exempelvis layout/design, ingående punkter.

Gör även en mall för vad era leverantörers offerter ska innehålla för uppgifter. Exempel på detta kan vara hur priset ska specificeras, leveranstid, leveransvillkor, betalningsvillkor, sekretessklausul gällande information i samband med offertförfrågan, krav på att vara certifierad (t.ex. ISO 9000, ISO 14 000, ISO 27000, ISO 22000).

Leveransinstruktioner

Formulera de instruktioner som ni vill att leverantörerna ska följa då de levererar till företaget. I instruktionerna bör t.ex. följande information framgå:

  • Hur varorna ska vara förpackade vid leveransen.
  • Om returemballage ska användas.
  • Hur de ska vara märkta, artikelnummer, modellbeteckning, EAN-kod etc.
  • Om hanteringsinstruktioner ska vara påklistrade eller bifogas separat.
  • Vad följesedeln ska beskriva.
  • Till vilken adress leveranserna ska ske.
  • Vid vilken tidpunkt leveranserna kan tas emot.
  • Hur eventuella returer, reklamerade produkter, ska returneras.

Logistik- och transportplan

En väl planlagd logistik, från leverantören och genom den egna produktionen, minskar företagets kostnader. I logistikfunktionen ingår även beställningsrutiner, utbyte av handlingar och dokument och i samband med detta i vilken grad som datorisering ska ske.

Specificera hur transporterna ska genomföras. Vilka speditionsföretag och transportbolag som ska anlitas.

Beskriv hur leveranssäkerheten ska öka. Vilka åtgärder som ska genomföras för att inga leveransproblem ska uppstå. Om problem skulle uppstå - vilka alternativ finns då att tillgå.

Specificera hur kvalitetskontrollen ska genomföras vid leverans, under produktionsledet och av slutprodukten.

Målbeskrivning

Sätt realistiska mål som inköpsavdelningen ska uppnå. Formulera gärna relevanta nyckeltal. Beskriv hur målen ska nås.

Leverantörssondering

Specificera hur leverantörssonderingen ska ske, d.v.s. hur nya leverantörer ska hittas och vilka krav som ska ställas på dessa. Beskriv vilka generella krav som ska ställas på leverantörer av varor och tjänster till det egna företaget. Ställ också upp de specifika krav som gäller vid vissa köp.

Vilka uppgifter ska plockas fram om en eventuell leverantör, t.ex. ekonomiska förutsättningar, organisatoriska förutsättningar, kompetens, tillverkningsresurser, leveranssäkerhet.

I vilken omfattning referenstagning ska ske och på vilket sätt leverantörens produkter eller tjänster ska utvärderas i den egna organisationen.

Etik och moral

Vilka etiska och moraliska regler ska inköparen arbeta efter. Om inköpen sker från andra länder är det i många fall inte ovanligt med mutor eller andra personliga gåvor. På vilket sätt ska inköparen hantera en sådan situation?

Är det etiskt rätt att låta leverantörer lämna offerter där företagets syfte enbart är att skaffa sig en prisbild över marknaden eller att "dra till med" orealistiska årsvolymer för att få ett lägre pris?

Samhälls- och miljöansvar

Större börsbolag beskriver i sina årsredovisningar på vilket sätt man tar sitt samhälls- och miljöansvar. Beslut som fattas är t.ex. att säljkåren ska använda miljövänliga bilar, att längre transporter ska ske med tåg istället för med lastbil, att inköp inte görs från företag som använder barn i sin produktion.

Även ett mindre företag bör upprätta regler för hur det ska ta ett samhälls- och miljöansvar när det gäller inköp. Ett exempel på detta kan vara att göra inköpen från det egna lokala/regionala området för att gynna det lokala leverantörsföretaget och dess anställda.

Läs mer om:

Inköpsteknik
Leverantörsbevakning
Inköpsrutiner
Ekonomiska konsekvenser
Inköpsprocessen