Kontrollenhet till kassaregister

Vilka tecken är tillåtna i tillverkningsnummer för kontrollenhet ?

Hur ska moms på returkvitton hanteras av en kontrollenhet?

Ett kassaregister ska till sin kontrollenhet skicka kvittodata per kvitto och kontrollenheten ska tolka och behandla kvittodatan för att ta fram kvittokontrolldata. Vilka data som kvittokontrolldatan ska utgöras av per kvitto framgår av en tabell som finns i 6 kap. 4 § SKVFS 2009:2.
 
I tabellen anges att ”returbelopp” ska utgöras av absolutvärdet för summerat belopp returposter på ett kvitto. Skatteverket har i ett ställningstagande 2009-11-03 (dnr. 131 808278-09/111) angett att returbelopp avser ett sådant returkvitto som enligt 2 § SKVFS 2009:1 utvisar att tidigare uttaget kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter eller uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster. En retur måste registreras på ett eget kvitto (returkvitto) och det innebär att en retur inte får ingå som en delpost i ett kassakvitto.
 
Med anledning av ovan nämnda ställningstagande har fråga uppkommit hur en kontrollenhet ska hantera moms som belöper på returkvitton. Frågan är om tabellen i 6 kap. 4 § SKVFS 2009:2 innebär att moms på returkvitton ska ingå i kvittokontrolldatan. Anledningen till frågan är att det av ovan nämnda ställningstagande framgår att en kontrollenhet i sina räknare (A-H) inte ska beräkna moms som belöper på ett returkvitto. Skatteverket anser att i kvittokontrolldatan enligt tabellen i 6 kap. 4 § SKVFS 2009:2 ska ingå moms på returkvitton. Skatteverket anser också att denna moms på returkvitton ska anges med ett minustecken.
 
En kontrollenhet ska enligt 10 kap. SKVFS 2009:2 generera olika loggfiler och bl.a. ska ingå krypterad kontrolldatapost per kvitto. Dessa krypterade kontrolldataposter baseras på kvittokontrolldatan enligt tabellen i 6 kap. 4 §, vilket innebär att Skatteverket vid utläsning av data från en kontrollenhet kommer att få fram uppgifter om bl.a. moms som belöper på ett returkvitto.
 

Hur länge ska kontrollenheten bevaras, hur mycket bevaras och vem tömmer den?

Av 1 och 2 §§, SKVFS 2014:10, framgår att en kontrollenhet ska bevaras i Sverige i minst 12 månader efter avyttring eller skrotning av kassaregistret eller att kontrollenheten bytts ut.

Även om kravet på en kontrollenhet är att minnet som lagrar kontrolldata ska ha sådan kapacitet att det kan hantera lagring av minst fem års kontrolldata, kan det inträffa att den blir full före denna periods utgång. Den ska då betraktas som om den vore sönder, vilket innebär att man får köpa en ny kontrollenhet, se 12 kap. 14 §, SKVFS 2009:2. Observera dock bevarandekravet av den ”söndriga kontrollenheten” på 12 månader efter bytet. Ovanstående innebär att en kontrollenhet inte töms.
 

Vem ska ta hand om kontrollenheten om verksamheten upphör?

En kontrollenhet du sålt eller inte använder längre ska du alltid spara i Sverige i 12 månader utan att tömma minnet (1 och 2 §§ i SKVFS 2014:10) Det gäller även när verksamheten har upphört. Du måste också anmäla de ändrade förhållandena till Skatteverket (7 kap 4 § skatteförfarandelagen).

Vem som har ansvaret för att spara kontrollenheten beror på vilken typ av näringsverksamhet den användes i. Om du som enskild näringsidkare upphör med din verksamhet är det du som ansvarar för att spara kontrollenheten på ett betryggande sätt under 12 månader.Om en juridisk person upphör med sin verksamhet gäller följande:

• Likvidatorn ansvarar för räkenskapsinformation om en juridisk person som likviderats under medverkan av en likvidator.
• Bolagsmännen ansvarar för räkenskapsinformation om ett handelsbolag som likviderats utan likvidator.
• Konkursgäldenären ansvarar för räkenskapsformation om tiden före konkursen (jfr 7 kap. 22 § KonkL). Om det inte är möjligt att lämna denna information till konkursgäldenären är det konkursförvaltaren eller tillsynsmyndigheten som har ansvaret för att spara kontrollenheten ((jfr 7 kap. 22 § KonkL).
• Konkursförvaltaren ansvarar för räkenskapsinformation om konkursen (jfr 7 kap. 19 § andra stycket KonkL).
• Det övertagande företaget ansvarar för räkenskapsinformation om bolag som upphört efter att ha tagits över av det nya företaget genom fusion (jfr BFNAR 1999:1 punkten 25).

I vägledningen till BFNAR 2000:5 står det vem som är ansvarig när en juridisk person upphör med sin verksamhet. Motsvarande ansvar bör gälla kontrollenheter.
 

Om kassaregistret avyttras, vem ska ta hand om kontrollenheten?

Vid avyttring eller skrotning av ett kassaregister ska dess kontrollenhet bevaras i minst 12 månader på ett betryggande sätt i Sverige, 6 kap. 1 och 2 §§ SKVFS 2014:10. Enligt 7 kap 4 § skatteförfarandelagen ska anmälan göras till Skatteverket vid ändrade förhållanden. Om kassaregistret avyttras, ska kontrollenheten bevaras på ett betryggande sätt av:

• Enskild firma — av den person som ägde den enskilda firman.
• Juridisk person — av den juridiska personen.
   

Om kontrollenhetens minne är fullt utnyttjat, hur ska företaget göra då?

En kontrollenhet ska enligt 12:14 § SKVFS 2009:2 klara av att lagra kontrolldata i minst fem år. Enligt 3:5, samma föreskrift får kontrolldata skrivas över om kontrolldatan är äldre än fem år. Skulle kontrollenheten signalera att minnet är fullt före fem års användning uppfyller den inte föreskrivna krav och då ska den ersättas med en ny kontrollenhet.

Jämför med 6 kap. 2 § SKVFS 2014:10 som anger, att en kontrollenhet som är sönder ska bevaras i 12 månader på ett betryggande sätt. Perioden får anses börja löpa då man felanmält sin kontrollenhet till Skatteverket via deras e-tjänst. I praktiken bör det dock inte vara något problem med minneskapacitet eftersom tillverkare av kontrollenheter har sett till att deras produkter har tillräcklig minneskapacitet.
 

Källa:  Skatteverket 2018