Tips och råd vid val av tryckeri i 10 punkter

Nedan förklarar jag mina tips och råd för en lyckad relation med en trycksaksleverantör mer ingående.

1. Besök tryckeriet

Jag rekommenderar dig att besöka tryckeriet om inte en trycksakskonsult kan garantera att det är en bra leverantör. Ordning och reda är det första du ska titta efter både på skrivbord och vid samt runtom maskinerna. Det ska vara rent, ”luktfritt” (tyder på miljöanpassade kemikalier och färger) och en lättsam stämning bland personalen. Får du en känsla av motsättningar bland de anställda kan du prata bort fem minuter med projektledaren och tacka för kaffet. Har han inte pondus eller övriga förutsättningar till framgång hos personalen, så finns det risk att ditt jobb kommer i kläm p.g.a. starkare krafter inom företaget. Du ska också vara kritisk till effektiviteten speciellt på prepress och i tryckeriet. Är det full snurr? Verkar alla aktiva, så kan det tyda på god orderingång. Vinnare vill jobba med vinnare, eller hur?

2. Fråga efter ett förprovtryck som du kan jämföra med ett riktigt tryck

Fråga om de har tryckt eller håller på och trycka något som visar hur det stämmer mellan ett förprovtryck och ett ”riktigt” tryck med samma motiv. Alla representanter för olika tryckerier har en förkärlek till att prata om sina tryckpressar, fantastiska förprovtryck eller andra tekniska förutsättningar som egentligen är självklarheter. Jag förstår stoltheten eftersom jag varit projektledare på ett kvalitetstryckeri, men inser som trycksaksbeställare att alla människor har sin egen bild av förväntad kvalitet. Stämmer tryckeriets kvalitet med din uppfattning är det ändå viktigt att förprovtrycket överensstämmer med trycket. Vad jag menar är att ett tryck som dom visar dig kan se väldigt bra ut, men du vet ju inte hur originalet såg ut, eller hur?

Du själv och inte tryckeriet bestämmer kvalitén, och du ska jämföra olika tryckerier för att sålla fram det optimala för dig. Kvalitetstryckerier kostar alltid mer än andra och du väljer själv vilken nivå du ska lägga din ribba. För att återknyta till andra produkter, så bestämmer du och ditt företags image och andra faktorer briljansen i bilderna, skärpan i trycket och allt subjektivt som kan upplevas i ett kvalitetstryck. Det är som att köpa bil med metalliclack och lackskydd istället för att beställa en bil med vanlig lack. Eller att leta kostym och klänning med det där lilla extra. Prislappen är inte samma för dessa plagg som för vardagskläder. Det finns ”märken” även i tryckeribranschen hur konstigt den än kan låta.

Märkesvaror kostar mer än andra och likadant är det med trycksaker. Hur du väljer är upp till dig som köpare och beror på vilken sorts människa du är och vad ditt företag kräver och har pengar till samt vad det vill göra för att upprätthålla imagen. Reklamtryck för bilar, smycken, armbandsur, märkeskläder och maträtter kan inte alla tryckerier klara av. Däremot företagstidningar, informationspublikationer och program. De flesta trycksaker kräver samma logistik, men inte lika exklusivt tryck. Tänk därför på vad trycksaken ska återge och sälja. Många fotografers bilder har ”förstörts” genom dåligt eller slarvigt tryck.

3. Ta reda på om tryckeriet är kvalitets- och miljöcertifierade

Kvalitets- och miljöcertifiering är en självklarhet idag. Tillhör du dom som struntar i detta och bara vill ha ett billigt pris? Ja, då kan du sluta läsa! Dessa certifieringar ska inte kosta mer. Det är ett slags körkort. Däremot kostar det både tid, pengar och ork att komma dithän. Trots att det krävs en heltidsanställd miljö- och kvalitetsansvarig, så överväger de vinster tryckeriet gör kostnaderna. Allt förbättras; arbetsflödet, kvalitetsmedvetenheten, logistiken synen på kundens betydelse. Ja, listan kan göras lång. Ett certifierat tryckeri är ett bättre tryckeri. Därmed inte sagt att alla anställda är fantastiska. Kedjan är ju inte starkare än sin svagaste länk., och jag utesluter själv aldrig företag som inte är certifierade. Faktum är att jag jobbar med sådana tryckerier också. Det kan man göra efter en bedömning av om de arbetar kvalitets- och miljöanpassat.

4. Försäkra dig om att tryckeriet har ICC-profiler och PDF-arbetsflöde

ICC står för International Color Consortium och är en färgstandard beskriven på dataspråk. Det är ingenting du ska behöva sätta dig in i eller förstå, men däremot bör din originalare veta vad det innebär och betyder för trycksakens slutresultat. ICC-profilen tillhandahålls av tryckeriet och ”läggs på” bilden av repron, reklambyråns originalare eller tryckeriet. Profilen innehåller färgvärden som styr tryckprocessen. Att gå närmare in på färghanteringen skulle kräva åtskilliga sidor. Dessutom finns det beskrivet på t.ex. Agfas hemsida för den som vill fördjupa sig inom ämnet. Du måste bara förstå att trycket omöjligt kan bli lika som bilden på dataskärmen, men att det finns vägar att optimera slutresultatet. ICC-profiler är en sådan metod. ICC-profiler har inte lika stor betydelse om tryckeriet i huvudsak ska trycka med PMS-färger dvs rena tryckfärger och trycksakens innehåll är lätt att överblicka t.ex. ditt brevpapper eller visitkort. Har du en blå logotype väljer tryckeriet rätt blå färg från en färgkarta (PMS-guide). Det är ungefär som när du ska måla huset och går till färghandlaren, ser ut den nyans du föredrar och målar med just den färgen. Då behövs inte dessa profiler, men väl ett bra mätsystem för hur mycket färg som ska påföras trycksaken. Det är också en stor fördel om du kan få se den PDF-fil som ska föras över till tryckplåten (rippad PDF-fil). Annars kan det bli obehagliga överraskningar efter rippningen. Mycket enkelt uttryckt är rippning processen då bild och text överförs till film eller direkt på plåten.

Idag är PDF (Portabelt Dokument Format) en standard. Filformatet är en länk mellan PC- och Macvärlden, men öppnar också många möjligheter till standardiserad datakommunikation. Man brukar säga att PDF- formatet skapar ett ”plattformsoberoende”. Vad inte alla vet är att PDF- filer används som original istället för de öppna och redigerbara dokumenten från olika produktionsprogram t.ex. QuarkXpress eller InDesign. PDF-filen är låst dvs likvärdig med en pappersutskrift. Så när data överförs från datorn till tryckplåten blir bild och text precis som din utskrift. Grovt förenklat kan det liknas vid en kopiering. Så är inte fallet då ditt dokument överförs till plåten genom ”rippning” från en PostScript-fil. Då används ett annat sidbeskrivningsspråk än PDF-standarden. Ett sidbeskrivningsspråk beskriver bl.a. hur lasern i plåtscannern ska teckna plåtens färgbärande ytor. Ja, jag vet att detta kan vara överkurs för en lekman. Men jag hoppas att du förstår fördelen med PDF-arbetsflödet, som är säkert, snabbt och enkelt.

5. Be projektledaren berätta om logistiken från order till leverans

Det är inte så mycket vilka skriftliga underlag tryckeriet använder som att de verkligen använder sådana. Jag menar att i skiften mellan dag- och kvällspersonal eller vid sjukdom kan muntlig information tappas, vilket kan leda till problem. Information även internt bör vara skriftlig, uttryckt kortfattad och med ett gemensamt otvetydigt språk. Om du får en enkel förklaring från projektledaren, så kan du känna dig lugn. Säger han däremot att ”vi pratar ju med varandra på det här stället”, så skulle jag i alla fall bli orolig. Jag kan inte nog betona vikten av skriftlig information. Sagt är ”bara”sagt, och kan alltid ifrågasättas eller bortförklaras. Men det skrivna ordet kan aldrig tas tillbaka eller förklaras bort. Du får dessutom en bild av kontrollpunkterna på tryckeriet samt en hint om projektledarens noggrannhet. För mig är det viktigt att ge skriftlig information till tryckeriet. Du kan lämna alla dina instruktioner till mig på vilket sätt du vill, men jag samlar alltid ihop dom och sammanställer underlag till tryckeriet. Är jag osäker bekräftar jag dina önskemål. Det är mitt sätt att säga: ”Så här har jag uppfattat dina önskemål. Har jag förstått dig rätt?” Offerten ska inte vara det sista ”pappret” innan fakturan.

Det finns många fällor på vägen och dom måste du eliminera genom en skriftlig dialog. Om du inte skriver kort och preciserat utan lämnar information muntligt kommer risken för felaktigheter öka dramatiskt. Därför rekommenderar jag att alltid begära orderbekräftelse om jobbet väsentligt ändrats utifrån förutsättningarna i offerten du fått samt skriva en jobbspecifikation till tryckeriet. All annan information ska också vara skriftlig. Dessutom ska du alltid begära ett slutkorrektur eller slutligt förprovtryck. Kontrollen av dessa underlag ansvarar du för. Utgå inte från att det nog blir rätt! Läs och kolla allt! Om stavfelet blev rättat, så är det inte uteslutet att det blev fel radfall eller typsnitt på något annat ställe i trycksaken även om det inte funnits med i tidigare korrektur. Alla tryckerier trycker inte om utan hänvisar till det senaste korrekturet och dessutom tappar ju du själv tid och pengar på onödiga missöden. Utskicket kanske inte kan göras som planerat eller inbjudan får för kort o.s.a tid.

6. Fråga vilka arbetsuppgifter projektledaren har

Det är en fördel om projektledaren har många strängar på sin lyra, men problematiskt om han utgör hela orkestern. Arbetsbelastningen är stor på en projektledare. Denne håller ”många bollar i luften”. Om han dessutom sitter som ägare eller vd, står vid tryckpressen och är den som alla ”drar i”, så riskerar ditt jobb och du att inte få den uppmärksamhet du betalar för. Därför bör projektledaren ha fokus på kalkyleringen och projektledningen samt dig som kund.

7. Öppna alla dina sinnen vid val av tryckeri

Utgå från vad du själv tycker är viktigt. Jag ställer höga krav på tryckkvalitén, men det beror på att jag jobbat på ett kvalitetstryckeri och vet hur bra ett tryck kan bli. Du kanske ställer högre krav på projektledarens sätt att administrera och kommunicera, vilket för mig är en självklarhet i mitt jobb, som projektledare. Lyssna efter och värdera kunskap, servicekänsla och ärlighet. Det som du inte kan värdera konkret lämnar du till ”magkänslan”. Använd alla dina sinnen. Det räcker inte med näsa för affärer.

8. Prisförhandla

Detta är ett kapitel för sig och tillhör ju all affärsverksamhet. Självklart kan man lära sig vissa grunder, men för mig är det en konst där det gäller att improvisera inom gränsen för ärlighet, affärsmässighet och viljan att etablera en långsiktig relation.

9. Ta en kreditupplysning

Utöver bedömningen av personella och maskinella resurser bör du vid stora produktioner samt långsiktigt samarbete ta en kreditupplysning. Betalningsanmärkningar är aldrig bra. Att företaget funnits med länge är ett gott tecken, men kan också vara en nackdel. Bra för att det visar att företaget har en stark ledning och hänger med i utvecklingen. Mindre bra om det är en hög medelålder och att en föråldrad företagskultur ”sitter i väggarna” och att det finns motsättningar inom företaget. Företag som rekonstruerats flera gånger är ingen lämplig samarbetspartner.

10. Var inte hur förlåtande som helst!

Nedanstående punkter är problem som kan förekomma i relationer med olika trycksaksleverantörer som inte riktigt håller måttet.

Kontaktpersonen är svår att få tag på.

Kompletterande information ”ramlar mellan stolarna”.

Bemötandet är inte alltid så serviceinriktat som man skulle kunna förvänta sig.

Man måste prata med flera olika personer om samma jobb.

Trycksakerna håller inte den kvalité som säljaren utlovat.

Projektledaren skyller brister i trycksaken på tekniska problem.

Leveranser kommer för sent utan att någon hör av sig.

Det kommer tillägg på fakturor som inte aviserats innan.

Det är bara du själv som kan bestämma hur förlåtande du ska vara mot dina leverantörer, men mitt råd är att inte vara för förlåtande. Du betalar för en tjänst som i slutändan ska bli en produkt, och du ska inte bara vara nöjd med slutresultatet utan även ”resan dit”!

Då återstår bara att önska dig lycka till och en ”trevlig resa”!

Med vänlig hälsning
Bert-Åke Byqvist

© Bert-Åke Byqvist