Efter varje period (månad) då bokföringen är utförd, en avstämning av vissa konton är gjord och eventuella fel rättade, är det dags att plocka ut olika rapporter ur redovisningssystemet. De rapporter som normalt används i ett företag är

  • verifikationslista (dagbok)
  • huvudbok
  • momsrapport
  • resultatrapport
  • balansrapport

Om företaget använder ett datorbaserat redovisningssystem är det mycket enkelt att få fram de rapporter som önskas.

Verifikationslista (dagbok)

De dokument, verifikationer, som ligger till grund för bokföringen registreras löpande i kronologisk ordning och förses med ett unikt verifikationsnummer. En lista med periodens (oftast en månad) verifikationer bör skrivas ut.

Från verifikationslistan går det lätt att kontrollera att företagets affärshändelser är rätt registrerade, det vill säga rätt bokförda. Om det förekommer fler affärsdokument under samma dag har det ingen betydelse i vilken ordning de registrerats, det viktiga är att de registrerats löpande med ett unikt verifikations- nummer.

Följande är ett exempel ur en verifikationslista.

verifikationslista

Huvudbok

I huvudboken visas transaktionerna i systematisk ordning, d.v.s. konto för konto. På varje konto går det att se samtliga transaktioner som berör just det kontot, exempelvis kontot kundfordringar.

Från huvudboken går det att ta ut information från enstaka konton eller om så önskas en sammanhängande kontoserie.

I rapporten från huvudboken går det att utläsa verifikationsnummer, vilket datum kontot påverkats, verifikationstext, beloppets storlek och om det är konterat i debet eller kredit samt kontots saldo.

Informationen från huvudboken används i första hand vid avstämning, d.v.s. kontroll av att affärshändelser som skett under perioden blivit korrekt redovisade i bokföringen.

Avstämningen görs främst för vissa tillgångs- och skuldkonton. Saldot på dessa konton kontrolleras mot andra underlag t.ex. bankens kontoutdrag, räkning av kassan, obetalda kundfakturor.

Följande är ett utdrag ur en huvudbok.

huvudbok

Momsrapport

Momsrapporten visar vad företaget ska betala in i moms. Rapporten tas ut efter sista verifikationen varje månad.

Följande är exempel på en momsrapport.

momsrapport

Resultatrapport

Är en sammanställning av företagets intäkter och kostnader under perioden. Resultatrapporten visar företagets preliminära resultat över den valda perioden som kan vara en månad, ett kvartal, ett halvår. Företagets årliga resultatrapport ligger till grund för företagets beskattning.

De affärshändelser som registrerats i bokföringen under den valda perioden sammanställs i resultatrapporten.

För att ett företag ska kunna visa ett rättvisande resultat behövs att kostnader och intäkter fördelas på de perioder där de förbrukas respektive presteras. Att fördela en kostnad eller en intäkt kallas att periodisera. Normalt brukar en period vara en månad eller ett verksamhetsår. Det viktigaste ur resultatsynpunkt är att fördela kostnader och intäkter så att de hamnar på rätt verksamhetsår.

Om vi tar en hyreskostnad som exempel, där hyran betalas ett halvår i förskott i september, fås följande resonemang. Halva hyresutgiften gäller månaderna okt-dec medan den andra halvan av utgiften gäller jan-mars. Skulle företaget ta hela utgiften det första året blir resultatet sämre det året medan resultatet följande år blir motsvarande bättre. Ur resultatsynpunkt inte särskilt "rättvist".

En resultatrapport måste analyseras. Det betyder att siffrorna som finns i resultatrapporten måste tolkas. Vilka poster visar ett bättre utfall än förväntat. Varför detta, vad ligger bakom? Vilka poster visar ett sämre utfall än förväntat. Varför har det blivit så?

Följande är exempel ur en resultatrapport OBS! Rapporten är "hoptryckt".

resultatrapport

Balansrapport

Visar företagets tillgångar och skulder vid en specifik tidpunkt. Balans- rapporten visar periodens ingående balans (IB), periodens påverkan (vad som redovisats) och periodens utgående balans (UB).

Det allra viktigaste med resultat- och balansrapporterna är det arbete som läggs ned på att tolka siffrorna. Varför resultatet ser ut på just det sättet som rapporten visar. Helt enkelt det som lett fram till att siffrorna blev som de blev. Vad företaget gjort som varit bra respektive mindre bra.

Balansrapporten visar företagets likviditet, hur stora kundfordringar företaget har, storleken på leverantörsskulderna och om företaget har en momsskuld eller en momsfordran.

Följande är exempel på en balansrapport.

balansrapport 
 

Läs mer om:

Bokföringens grunder
Begrepp
Rutiner och avstämning
Reskontra
Bokföringslagen
BAS-kontoplanen