Innan det är dags att ringa upp den potentielle kunden och försöka sälja sin produkt eller tjänst gäller det att förbereda sig.

Det finns en hel del som måste förberedas. Förutom att du måste förbereda dig mentalt finns det andra mer konkreta delar som måste gås igenom. Nedan följer en uppräkning över dessa.

Produktkunskap

Det första är att gå igenom det egna företagets produkt eller tjänst. Nöta in argumenten, fundera på alla tänkbara invändningar som kan dyka upp och hur dessa skall bemötas.

Stor kunskap krävs också om det som konkurrenterna erbjuder. Om det är en ny kund till dig har han oftast erfarenhet av vad en konkurrent erbjudit, kanske har han till och med ett samarbete med någon och vill därför gärna veta varför han ska byta leverantör.

Kunskap om kunden

Nästa steg är att ta reda på så mycket som möjligt om den tilltänkta kunden. Hur mycket arbete som ska läggas ned på detta är helt beroende av hur komplex din produkt/tjänst är. Här följer ett antal frågor du bör ha skaffat svar på innan du kontaktar företaget.

  • Hur är det allmänna läget i företagets bransch?
  • Vilken position eller betydelse har företaget inom sin bransch? Är företaget i en expansionsfas eller är det på nedgång?
  • Vilka varor, produkter/tjänster erbjuder företaget till sina kunder?
  • Använder företaget produkter/tjänster liknande det du erbjuder redan idag?
  • Vilket behov kan din produkt/tjänst tillfredsställa hos företaget?
  • Hur stort är företaget mätt i t.ex. omsättning?
  • Är företaget lönsamt?
  • Hur ser företagets organisation ut?

Sådan här kunskap kan vara lätt att skaffa om företaget är lite större. Genom exempelvis årsredovisningar eller helt enkelt genom att kontakta företagets informationsavdelning. Företag producerar informationsmaterial, reklam, ger ut nyhetsbrev, produktkataloger etc. mot sina kunder så det gäller även att ta del av detta.De flesta företag har idag en webbplats med information och det enklaste är att börja informationssökningen där.

Finns det möjlighet, prata med kollegor eller andra personer som känner till företaget.

Redan i detta skede kan det vara lämpligt att försöka sätta namn på den du ska kontakta. Fundera över personens roll i företaget, hans/hennes beslutsrätt etc.

Hur mycket information du måste skaffa dig innan du ringer är helt och hållet beroende av hur komplex din produkt eller tjänst är.

Presentationsplan - säljmanus

Om du bygger upp en välformulerad och genomtänkt presentationsmall kan du lägga mer kraft i själva presentationen än att behöva fundera på vad du ska säga. Formulerar du en bra inledning på samtalet, märker att den fungerar, är det bara att använda den gång på gång.

Genom att i förväg ha tänkt ut och skrivit ned argument, alternativa vägar, ha svar på förmodade frågor, vara beredd på tänkbara invändningar etc. skapar du en trygghet för dig själv och kan koncentrera dig på att uppfatta kundens reaktioner, behov och problem.

Datorstödd kunddatabas

Att ha all information om kunden samlad på ett ställe är naturligtvis att föredra. Om försäljningen gäller en kund som redan handlat av företaget finns säkert en hel del kunskap som är användbar. Vem kontaktpersonen (den som köper in) är, fakta om företaget (deras behov), vad de tidigare har köpt (volymer och när i tiden), tidigare förfrågningar mm.

Gäller samtalet en ny potentiell kund är självklart materialet lite "magrare". Det gäller att fånga in information under säljsamtalet för att bygga på kunskapen om kunden. Även om det första samtalet skulle leda till ett nej kan uppgifterna vara till nytta vid ett senare tillfälle. Det är inte heller ovanligt med både två och tre samtal innan man nått rätt person.

Anteckna under samtalets gång och fyll i informationen i din databas efter det att samtalet är gjort. Kunden märker om du sitter och "knappar" och inte är 100 procent fokuserad på honom. Är du inte fokuserad är det lätt att missa en order.

Din planering och målsättning

Det gäller att ha en god organisation och planläggning för att du ska lyckas bra. Du måste ha tillgång till alla uppgifter som kan behövas under säljsamtalets gång. Det kan vara material av typen produktfaktablad, marknadsuppgifter, information om konkurrenter, leveranstider, antal i lager mm.

Det är lätt att mäta sin egen effektivitet när det gäller telefonförsäljning. Hur många kunder som ska ringas under en dag, antal tagna order, ordersumma, antal kunder som bett om att du ska återkomma vid ett senare tillfälle o.s.v.

Sätt realistiska mål som du ska uppnå, per dag, per vecka o.s.v.

När ska du ringa - telefontider

När du ska ringa upp en kund är inte så lätt att säga. Ringer du till en småföretagare kan han i princip vara på jobbet när som helst. Många gånger kan en svårfångad person vara lättast att få tag i tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen. För affärsidkare brukar tiden innan affären öppnas vara bäst. För privatpersoner är det oftast sen eftermiddag eller kväll som gäller.

Ta reda på din kundgrupps vanor så gott det går. Får du inte kontakt är det inte värre än att det går att ringa upp igen.

Säljbrev

Ett välformulerat säljbrev, som kunden får någon dag innan telefon- samtalet, kan i många fall bättra på chansen till försäljning. Det är viktigt att det inte ser ut som någon direktreklam utan är ett kortfattat personligt brev. I brevet berättar du att ditt företag har ett intressant erbjudande som du vill berätta mer om och att du därför kommer att kontakta personen inom någon dag. Brevet får inte vara detaljerat utan bara översiktlig tala om vad det rör sig om.

När du sedan ringer har du detta brev att hänvisa till.

Läs mer om:

Försäljning via telefon
Finna kunder
Säljsamtalet