Att en sparad krona i inköpskostnad ger en ökad vinst på en krona, allt annat lika, är viktigt att ha i åtanke. Inköpsarbetet har med andra ord en stor betydelse i alla företag.
Handel mellan företag, försäljning respektive inköp – är mycket större än försäljning mot slutkonsumenter. Fundera på hur många olika företag som handlar med varandra för att ett par jeans ska ha hamnat på butikshyllan. Börja med bomullsodlaren och vad det företaget behöver i inköp. Glöm inte transportföretagen i förädlingskedjan.
Rätt…
Det är mycket som måste vara ”rätt” då ett företag köper in varor eller tjänster.
Rätt produkt eller tjänst
En insatsvara, en komponent, som ingår i företagets tillverkade produkt måste hålla ”rätt” kvalitet. På samma sätt måste en inköpt tjänst som företaget använder sig av, t.ex. nätverksservice på företagets datorer, fungera på ”rätt” sätt för att företaget i sig själv ska kunna fungera bra. Är inte den inköpta produkten eller tjänsten av rätt kvalitet kan det slå hårt mot företagets produkt, tjänst eller funktion eftersom de kan försämras, alternativt att kvaliteten är för hög och därmed kostar onödigt mycket.
Rätt tidpunkt
En viktig faktor vid inköp är tiden. Varor, insatsprodukter, insatsmaterial etc. ska finnas på plats när de behövs. Tjänster som köps ska utföras vid en viss tidpunkt.
När det gäller varor till försäljning eller material för tillverkning är det mycket viktigt att de finns tillgängliga i rätt tid. Fattas en komponent till företagets produkt är det omöjligt att färdigställa den, leverera den och få betalt. Om butikens vårkollektion är två månader försenad har hela försäljningssäsongen försvunnit.
Alla företag måste ha ett buffertlager. Hur stort detta lager ska vara är beroende på vilken risk företaget vill ta. Ett litet lager binder mindre av företagets kapital men risken ökar om något inträffar med t.ex. leverantörens produktion.
Företag som har pålitliga leverantörer kan använda sig av det som brukar kallas ”just in time” d.v.s. att det som beställts kommer till företaget exakt vid en avtalad tidpunkt. Buffertlagret räcker kanske bara till en dags produktion i dessa fall, ibland faktiskt bara några timmar.
Rätt kvantitet
Ett stort lager binder mycket av företagets kapital. Det kräver också lagerutrymme som kostar pengar.
Det finns också en annan sida av detta. Stora inköp kan pressa priserna rejält. Konjunktursvängningar kan medföra att köpa rätt volym vid rätt tidpunkt blir en konkurrensfördel för företaget.
För en inköpare finns det mycket att räkna på. Förutsättningen för att lyckas bra är att de budgeterade volymer som ligger som underlag för beställningarna är rätt gjorda.
Rätt källa
Att välja rätt leverantör är inte så lätt. Gäller inköpen insatsvaror eller tjänster av mindre betydelse, kanske av engångskaraktär, är kraven på att välja rätt leverantör inte riktigt så stor som om en långsiktig relation ska skapas.
Ditt företag har vissa krav på hur insatsvaran/tjänsten ska vara. Utifrån detta söker ni alternativ, kanske från näraliggande leverantörer för att transporterna är korta och leveranssäkerheten högre, kanske från leverantörer i andra länder för att priset är bättre.
Det första arbetet går ut på att finna ett antal potentiella leverantörer som kan tillfredsställa de behov som företaget har. Vem ska sedan väljas? Här krävs ingående studier av alternativen. Är inköpen av stor betydelse för företaget bör en hel del arbete läggas ned på att finna ett så bra alternativ som möjligt. Vilka urvalskriterier som används är beroende utav det som företaget vill uppnå med inköpsrelationen.
Även om upparbetade förbindelser underlättar inköpsarbetet så sker det för- ändringar över tiden. Nya aktörer dyker upp, produkter och tjänster utvecklas, uppköp och produktionsförändringar genomförs etc. Det gäller att ha bra kontroll över vad som händer i företagets omvärld när det gäller möjliga leverantörer. Kom ihåg att leverantörsförbindelser inte varar för evigt och att det är DU som väljer leverantör.
Rätt transport
Insatsvarorna, produkterna, ska så effektivt som möjligt transporteras från en punkt till en annan. Med detta menas både fysiskt effektivt och kostnadseffektivt. I ordet transport räknar vi in hur varorna förpackas, lastas, transporteras, lossas och lagras. Ett vanligt ord som används i detta sammanhang är logistik, vilket betyder att organisera transporter och/eller varudistribution etc. för företag.
I större företag finns oftast en ansvarig logistikchef medan det i mindre företag är den som gör inköpen som ansvarar för att transporten och hanteringen sker på bästa sätt.
Många gånger transporteras godset, varorna, långa sträckor. Vem som är ansvarig för transporten, vilka leveransvillkor som ska gälla, görs upp genom ett avtal mellan det köpande respektive säljande företaget. Det företag som an- svarar för transporten kontaktar en speditör, ordnar försäkring mm. Visst kan det ibland kännas skönt att som inköpare låta det säljande företaget ta hand om transporten, men då förlorar man kontrollen och påverkan över godset vilket inte känns bra.
Det är en stor fördel att som inköpare få välja speditör, fraktbolag, fraktsätt, eftersom du då vet vem som ansvarar för vad, var godset befinner sig och när det beräknas anlända till en viss plats. Kanske har du redan ett bra transportavtal med någon speditör.
Vilket transportsätt som ska användas beror på ett antal faktorer. Avståndet och det geografiska utseendet mellan företagen, insatsvarornas volym och vikt, kapitalkostnaden för de köpta varorna, hur exakt i tid varorna ska finnas till- gängliga (”just in time”) är exempel på några faktorer. Beroende på den avvägning som görs kan båt, tåg, lastbil eller flyg användas.
Godset ska finnas på företagets lager då det ska användas. Insatsvarorna binder kapital vilket innebär att de ska ligga så kort tid i lager som möjligt. Inköparens uppgift är att balansera inköpta volymer, effektivt transporterade, med ett acceptabelt buffertlager. Detta till en så låg kostnad som möjligt. För vissa företag innebär det att kanske hela årsförbrukningen köps och levereras vid endast ett tillfälle eftersom inköpskostnaden då blir mycket lägre än kostnaden för det kapital som binds i lagret. För andra företag sker leveranser dagligen.
Rätt pris
Rätt pris – vad är egentligen det? Om en inköpare har två eller flera likvärdiga produkter att välja mellan är det ganska självklart att inköpet görs från det företag där priset är lägst. För standardiserade produkter är det vanligt att inköparen söker lägsta pris.
Tyvärr är det ganska sällan det är så enkelt. Priset i sig själv kan bestå av olika komponenter, där möjligheten att dela upp leveransen tidsmässigt kan vara en del, volymrabatt, årsbonus, ingående service, kredittidens längd är några andra.
En samlad bedömning över inköpet måste alltid göras. Lägsta totalpris på kort sikt är kanske inte det bästa priset på lite längre sikt. Marknadsföringsmässigt kanske en komponent från en välkänd tillverkare i företagets produkt ger en bättre image och på så sätt både större volymer och möjlighet att ta ut ett högre pris.
Är kvaliteten den rätta, hur stor är leveranssäkerheten, vilka ekonomiska resurser eller utvecklingsresurser har det säljande företaget, kan ett samarbete utveckla vår produkt, är exempel på frågeställningar som ska besvaras.
Läs mer om:
Mer om inköp
Nedan följer ett antal inköpsrelaterade bokföringsexempel. Använd följande tabell som lathund.
| Debet | Kredit | |
| Tillgångar | Tillgångsökning | Tillgångsminskning |
| Skulder | Skuldminskning | Skuldökning |
| Utgifter | Utgiftsökning | Utgiftsminskning |
Inköp – normala
Företaget har köpt kuvert kontant från ett kontorsvaruhus. Kuverten kostade 400 kr plus moms 100 kr.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1910 | Kassa | 500,00 | |
| 6110 | Kontorsmaterial | 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 100,00 |
Företaget har köpt kuvert på kredit från ett kontorsvaruhus. Kuverten kostade 400 kr plus moms 100 kr.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 500,00 | |
| 6110 | Kontorsmaterial | 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 100,00 |
Företaget betalar kuverten som de köpt på kredit från ett kontorsvaruhus efter att det gått en vecka. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 500,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 500,00 |
Ovanstående är grunden när det gäller att kontera affärshändelser som gäller inköp. Företaget kan betala kontant, eller få betala efter en viss kredittid. Det normala är att företaget köper på kredit. Det innebär att företaget har en skuld till leverantören fram till dess att det man köpt betalats.
Då företaget betalar det som köpts på kredit tas skulden bort från kontot leverantörsskulder (debiteras – skuldminskning).
Företaget betalar månadens hyra på 10 000 kr plus moms 2 500 kr kontant till hyresvärlden.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1910 | Kassa | 12 500,00 | |
| 5010 | Lokalhyra | 10 000,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 2 500,00 |
Företaget får en faktura på månadens hyra på 10 000 kr plus moms 2 500 kr från hyresvärlden. Företaget har 30 dagars kredit innan hyran ska vara inbetald.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 12 500,00 | |
| 5010 | Lokalhyra | 10 000,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 2 500,00 |
Företaget betalar hyran efter att det gått 30 dagar. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 12 500,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 12 500,00 |
Företaget får en telefonräkning för senaste månaden från telefonbolaget på 1856 kr plus moms 464 kr. Företaget har 30 dagars kredit.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 2 320,00 | |
| 6211 | Fast telefoni | 1 856,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 464,00 |
Företaget betalar telefonräkningen efter att det gått 30 dagar. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 2 320,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 2 320,00 |
Företaget köper in varor från en grossist för 46 400 kr plus moms 11 600 kr. Företaget har 30 dagars kredit.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 46 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 11 600,00 |
Företaget betalar varorna efter att det gått 30 dagar. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 58 000,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 |
Summerat
Den som studerar ovanstående konteringar inser likheten. Vad utgiften än är så är det bara kontonumret och kontonamnet som ändras. För det mesta sker köpet på kredit vilket innebär att kontot leverantörsskulder används. Om utbetalningen sker kontant eller via t.ex. checkräkningskontot – konteras utbetalningen på samma sätt, d.v.s. som en kreditering (tillgångsminskning) av kontot.
Inköp – med kreditfaktura
Företaget köper in varor från en grossist för 46 400 kr plus moms 11 600 kr. Företaget har 30 dagars kredit.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 46 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 11 600,00 |
Företaget hittar en del varor som var feltillverkade. De skickar tillbaka varorna och begär att få en kreditfaktura från leverantören. Den kommer omgående och är på 4 200 kr plus moms 1 050 kr. Företaget måste då boka bort summorna från den tidigare konteringen, d.v.s. tvärtom.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 5 250,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 4 200,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 1 050,00 |
OBS! Kreditfakturan ska ha ett eget verifikationsnummer.
Företaget betalar varorna efter att det gått 30 dagar. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 52 750,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 52 750,00 |
Inköp – med kassarabatt, mängdrabatt/bonus
Företaget köper in varor från en grossist för 46 400 kr plus moms 11 600 kr. Företaget har 30 dagars kredit. Om företaget betalar inom 10 dagar ger grossisten en kassarabatt på 2 %.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 46 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 11 600,00 |
Företaget betalar varorna efter 9 dagar för att tillgodogöra sig kassarabatten som är på 2 % dvs 1 160 kr. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 56 840,00 | |
| 4731 | Erhållna kassarabatter | 928,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 232,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 |
Enligt skattemyndighetens informationsbroschyr gäller från 2003-01-01 följande:
”Kassarabatter
Prisnedsättning pga. att betalningen görs före förfallodagen (kassarabatter) ska inte ingå i beskattningsunderlaget. Beskattningsunderlaget blir i dessa fall priset minus rabatten.”
Med detta menas att villkorade rabatter som till exempel kassarabatt påverkar momsen. Utgiftsmomsen lyfts på nettobeloppet. Har företaget lyft momsen på hela fakturabeloppet då det fick fakturan återförs den del som hör till kassa- rabatten. Se ovan.
Grossisten meddelar företaget att företaget nu uppnått en mängdbonus på 1 % som gäller för hela den inköpta volymen under året. Vid årets slut har företaget köpt varor från grossisten för sammanlagt 450 000 kr. Grossisten utbetalar bonusen som är 4 500 kr exkl. moms. Företaget konterar bonusen så här:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 5 625,00 | |
| 4732 | Erhållna mängdr./bonus | 4 500,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 1 125,00 |
Inköp – dröjsmålsränta
Företaget köper in varor från en grossist för 46 400 kr plus moms 11 600 kr. Företaget har 30 dagars kredit. Om företaget betalar efter 30 dagar utgår en dröjsmålsränta på 15 %.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 46 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 11 600,00 |
Företaget glömmer av någon anledning att betala varorna. Grossisten skickar en påminnelse och en räntefaktura vilken ska vara betald senast 30 dagar efter det att kredittiden gick ut.
Företagets dröjsmålsränta blir 58 000 kr x 15 % / 12 månader = 725 kr
Observera att ingen moms utgår på räntefakturan.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 725,00 | |
| 8422 | Dröjsmålsränta | 725,00 |
Företaget betalar varorna 30 dagar för sent. Dröjsmålsräntan ingår i utbetalningen till grossisten. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 58 725,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 725,00 |
Inköp – från annat land
Försäljning
Moms
Personal
Periodisering
Lite övrigt