Innehållsförteckning
Vad räknas som en handling?
Med handling avses enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som bara kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med tekniska hjälpmedel. Det kan alltså vara ett brev, ett e-postmeddelande, ett sms, ett foto, en ljud- eller videoinspelning eller uppgifter i en databas.
När blir en handling allmän?
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen eller upprättad där (2 kap. 4 §).
Inkommen handling
En handling har kommit in när den har anlänt till myndigheten eller kommit en behörig tjänsteman till handa (2 kap. 9 §). Ett e-postmeddelande till en handläggare är alltså normalt en inkommen allmän handling.
Upprättad handling
En handling som myndigheten själv har skapat blir upprättad när den har expedierats, det vill säga skickats ut. Annars blir den upprättad när ärendet är slutbehandlat eller, om den inte hör till ett ärende, när den har justerats eller färdigställts (2 kap. 10 §). Utkast, koncept och minnesanteckningar som inte har expedierats blir som huvudregel inte allmänna handlingar, om de inte tas om hand för arkivering (2 kap. 12 §).
Offentlig eller hemlig?
Att en handling är allmän betyder inte automatiskt att den är offentlig. Uppgifter i den kan omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till exempel uppgifter om hälsa, sociala förhållanden eller rikets säkerhet. Då får myndigheten maska de sekretessbelagda delarna och lämna ut resten.
Hur du begär ut en handling
- Du har rätt att genast eller så snart som möjligt och utan avgift läsa en offentlig allmän handling på stället (2 kap. 15 §).
- Du har också rätt att få en kopia mot en fastställd avgift (2 kap. 16 §).
- Du behöver som huvudregel inte uppge vem du är eller varför du vill ha handlingen. Myndigheten får bara fråga om det behövs för att pröva om handlingen kan lämnas ut (2 kap. 18 §).
Om myndigheten helt eller delvis vägrar lämna ut en handling kan du begära ett skriftligt beslut och överklaga det, i regel till kammarrätten (6 kap. 7–8 §§ offentlighets- och sekretesslagen). Läs mer om utlämnande av allmänna handlingar.
Registrering och diarium
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen). Registret kallas ofta diarium. Handlingar som uppenbarligen är av ringa betydelse behöver inte registreras, och för handlingar som inte är sekretessbelagda räcker det att de hålls ordnade så att det lätt går att se om de har kommit in eller upprättats. Många myndigheter har en registratur som sköter detta.
Offentlighetsprincipen gäller hos statliga och kommunala myndigheter och är en viktig del av insynen i den offentliga förvaltningen.