Innehållsförteckning
Vad lagen och Bokföringsnämnden kräver
Enligt bokföringslagen (1999:1078) ska ett företag löpande bokföra alla affärshändelser och se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter (4 kap. 1 §). Bokföringen ska ske så att det går att kontrollera att bokföringsposterna är fullständiga och att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat (5 kap. 1 §). Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag och andra affärshändelser så snart det kan ske (5 kap. 2 §).
Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring preciserar att bokföringen ska stämmas av löpande enligt fasta rutiner. Hur ofta det ska ske bedöms med hänsyn till förhållandena i det enskilda företaget. Avvikelser som upptäcks vid avstämningen, och hur de har hanterats, ska dokumenteras (punkt 2.15–2.16).
Konton som brukar stämmas av
- Kassa – sedlar och mynt räknas och jämförs med kassakontot.
- Bank- och betalkonton – saldot jämförs med kontoutdraget för samma dag. Bortglömda bankavgifter och dubbelbokförda betalningar är vanliga fel.
- Kundfordringar och leverantörsskulder – saldot jämförs med kund- och leverantörsreskontran, det vill säga förteckningen över obetalda fakturor.
- Moms – utgående och ingående moms kontrolleras mot försäljning, inköp och det som redovisats i momsdeklarationen.
- Löner, personalens skatt och arbetsgivaravgifter – kontrolleras mot lönelistor och arbetsgivardeklarationen.
- Skattekontot – jämförs med kontoutdraget från Skatteverket. Läs mer om skattekontot.
- Övriga balanskonton – till exempel skulder och periodiseringar, som stäms av mot avtal, årsbesked och andra underlag.
Så går en avstämning till
- Bestäm en avstämningsdag, ofta sista dagen i månaden eller i momsperioden.
- Ta fram kontots saldo i huvudboken och det externa underlaget för samma dag.
- Förklara varje skillnad, till exempel en betalning som är bokförd men ännu inte har dragits från banken.
- Rätta verkliga fel och dokumentera vad som har gjorts.
Typiska fel är att debet och kredit har kastats om, att en avgift inte har bokförts eller att en faktura har bokförts två gånger eller på fel period. Rättas en bokföringspost ska det framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den (5 kap. 5 §). I en datorbaserad bokföring görs rättelsen med en särskild rättelsepost (BFNAR 2013:2 punkt 2.17). Hur grundbokföring och huvudbokföring hänger ihop beskrivs i artikeln om huvudbokföring, och praktiska rutiner finns i rutiner och avstämning.
Varför avstämning är viktig
Avstämningen är ett av de viktigaste sätten att säkerställa att bokföringen ger en rättvisande bild. Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosätter bokföringsskyldigheten, så att verksamhetens förlopp, resultat eller ställning inte i huvudsak kan bedömas med ledning av bokföringen, kan dömas för bokföringsbrott enligt 11 kap. 5 § brottsbalken. Löpande avstämning minskar också arbetet vid årsbokslutet, eftersom felen redan är rättade. Mer om grunderna finns under bokföring.