Styrelsearbete

För små aktiebolag har styrelsen i många fall enbart en funktion för att man ska följa lagen. Ägaren, tillika VD, omger sig med den ”närmaste” släkten i styrelsen. Även styrelsemöten i lite större Aktiebolag kan många gånger ha karaktären av en släktträff. Visst kan det finnas god kompetens inom släkten, t.ex. då ett företag gått i arv från förälder till barn, och där man vill tillvarata den kunskap och erfarenhet som den äldre personen besitter.

För mindre aktiebolag kan en väl sammansatt styrelse vara det som gör företaget till en vinnare på marknaden. Det är inte bara företag som befinner sig i en tillväxtfas som behöver kompetenta och drivande styrelsemedlemmar utan även lite mer ”mogna” företag kan ha stor nytta av människor med god kompetens och som ingår i olika nätverk.

Det är svårt att besitta all kunskap själv för att inte säga helt omöjligt. Tidsfaktorn begränsar också vilken kunskap och information som kan inhämtas och vad som kan uträttas. Att formera en lämplig styrelse ger företaget en större strategisk kompetens. Den samlade kunskapen och erfarenheten ger bredare och djupare diskussioner vilket leder till mer genomtänkta beslut.

För det allra minsta aktiebolaget, kanske bara en person som aktieägare, bör man dock fundera på om det finns behov av mer än en ordinarie styrelseledamot (ägaren själv). Har företaget mer än en ordinarie ledamot krävs det att det görs en skriftlig arbetsordning varje år. Det är också på det viset att om styrelsen består av mer än en ordinarie ledamot ska en ordförande utses. Behöver detta lilla företag ha en VD? Förmodligen behövs det inte. Om företaget har en registrerad VD ska styrelsen upprätta en skriftlig instruktion för hur arbetsfördelningen ska vara mellan styrelsen och VD – vilket känns konstigt om det är samma person. Nu lämnar vi denna ytterlighet och beskriver styrelsearbetet i ett mindre eller medelstort aktiebolag.

Vad gör en styrelse?

Arbetsuppgifterna som förekommer i en styrelse kan enligt StyrelseAkademien indelas i fyra huvudområden:

• Styrelsens strategiskt styrande roll.
   
• Styrelsens kontrollfunktion.
   
• Styrelsens informationsuppgift.
   
• Styrelsens ansvar för bolagets verkställande ledning.

Det är viktigt att styrelsen INTE arbetar med operativa frågor utan koncentrerar sitt arbete på långsiktighet och med frågor av mer övergripande karaktär. Naturligtvis känns det många gånger frestande att diskutera frågor som är operativa, men det är viktigt att arbetet styrs bort från detta och att det operativa arbetet istället lämnas i VD:s händer.

För att en styrelse ska kunna fungera bra och utföra det arbete som den är tillsatt för, krävs att ledamöterna lägger ned en hel del tid på att läsa rapporter, handlingar och annat material som berör företaget. Normalt brukar en styrelse träffas fem till sex gånger per år, men är det ett snabbväxande företag kan det bli betydligt fler möten.

Styrelsens strategiskt styrande roll

Till grund ligger ägaren eller ägarnas intresse i företaget. Vad deras syfte är med att driva företaget. Vilka förväntningar och önskningar som finns. Företagets affärsidé ger en beskrivning över vilka som ska vara företagets kunder, hur dessa kunders behov ska tillgodoses med företagets produkter och/eller tjänster samt på vilket sätt företaget kan göra detta på ett bättre sätt än konkurrenterna.

Utifrån detta arbetar styrelsen. Man sätter upp mål som ska nås. Målen visar hur styrelsen vill styra företaget och ger VD tydliga krav på vad som ska upp- nås. Genom att ställa upp konkreta mål blir det även lättare att följa verksam- heten och se hur den utvecklas över tiden.

Styrelsen formulerar strategin utifrån affärsidén och hur målen ska nås. Det är styrelsen som fattar beslut om vilka vägval företaget ska göra, vad som ska prioriteras, för att resultatet ska bli bästa möjliga enligt affärsidén och ägarnas intresse.

Styrelsens kontrollfunktion

Genom att begära in rapporter från företagets VD och ledning kan styrelsen följa och utvärdera den löpande verksamheten. Förutom att se på vilket sätt företaget presterar på väg mot de mål som satts upp, kontrolleras och övervakas företagets finansiella ställning, hur redovisning och finansförvaltning fungerar och om företagets riskexponering förändras.

Det är inte bara styrelsen som har en kontrollfunktion utan även revisorn. Genom att samarbeta får man kontroller som kompletterar varandra.

Ett företag påverkas mycket av olika händelser. Därför finns det många gånger anledning till att kontrollbehovet ökar inom vissa områden. Särskilt allvarligt är det då företaget börjar få ekonomiska problem. Exempel på andra tillfällen då kontrollbehovet kan vara stort:

• Då företaget går in i projekt med stora finansiella risker.
• Uppföljning av större investeringar.
• Olika typer av marknadsrisker, t.ex. ny stor konkurrent på marknaden – vilka blir följderna.
• Produktionsproblem, kvalitetsproblem.
• Ökad sjukfrånvaro.
• Nyckelpersoner slutar eller blir långvarigt sjuka.

Styrelsens informationsuppgift

En viktig uppgift för styrelsen är att se till att information och rapporter från företaget är korrekta. Det är inte bara ägarna som vill ha en fullständig, korrekt och rättvisande bild över företagets finansiella ställning, utveckling mm, utan även övriga intressenter såsom marknaden med leverantörer och kunder, de anställda och deras organisationer med flera.

Styrelsens ansvar för bolagets verkställande ledning

Det är styrelsens uppgift att tillsätta företagets Verkställande Direktör. Det är också på styrelsens ansvar att entlediga VD:n om omständigheterna är sådana att företaget kan utvecklas bättre med en ny ledande kraft.

Det är styrelsen och VD som tillsammans leder företaget. För att gränsdragningen ska bli korrekt mellan parternas arbetsuppgifter utfärdar styrelsen en VD-instruktion. Instruktionen ska vara skriftlig och klart tydliggöra VD:s arbetsuppgifter och befogenheter.