Kassaregister, krav

Lagen, SFS 2007:592 upphörde att gälla 2012-01-01 och ingår nu som en del i den nya lagen Skatteförfarandelag SFS 2011:1244 som utfärdades den 1 december år 2011.

Du som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste enligt lagen ha ett certifierat kassaregister. Syftet är att skydda dig som seriös företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens.

Vad är ett certifierat kassaregister?

Ett kassaregister anses certifierat om det uppfyller följande villkor:

• Det är tillverkardeklarerat och har en tillverkardeklaration för varje version eller program.
• Det är anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av registreringarna i kassaregistret och skapar en kontrollkod.

Skatteverket testar inte om ett tillverkardeklarerat kassaregister uppfyller de föreskrivna kraven, utan det är tillverkarens ansvar. Det finns listor över tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter här på webbplatsen; se länkar under Övrigt till höger. Listorna uppdateras regelbundet.

Erbjud alltid kvitto

Som företagare måste du alltid erbjuda kunden ett kvitto.

Vem ska ha ett kassaregister?

Lagen om kassaregister omfattar de företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inklusive betalkort).

Undantag

I vissa fall kan du ansöka om undantag från skyldigheten att ha ett kassaregister även om ditt företag omfattas av lagen. Undantaget gäller oftast bara kravet på att kassaregistret ska vara certifierat och anmält till Skatteverket. Du ska alltså fortfarande registrera all försäljning i ett kassaregister. Du måste också ta fram ett kvitto ur registret och erbjuda kunden.

Ditt företag kan få undantag

• om det kan ge Skatteverket ett tillförlitligt underlag för skattekontroll på något annat sätt än genom ett certifierat kassaregister
• om det av rent tekniska skäl är orimligt att begära att ditt företag har ett certifierat kassaregister.

Om du beviljas undantag får du ett beslut om det av Skatteverket. Det står på beslutet hur länge undantaget gäller, så det är viktigt att du läser det noga.

Vem behöver inte ha ett kassaregister?

Om du fakturerar all försäljning behöver du inte ha något kassaregister.
Dessutom omfattas inte följande verksamhet av kassaregisterlagen och kräver därför inget certifierat kassaregister. Du behöver då inte ansöka om undantag.

–Verksamhet med kontantförsäljning av obetydlig omfattning: Obetydlig omfattning innebär försäljning som normalt är mindre än fyra prisbasbelopp per år inklusive moms.

Om ditt verksamhetsår är kortare eller längre än 12 månader ska du räkna om riktvärdet på fyra prisbasbelopp till årsbasis (se länk till höger om hur stort prisbasbeloppet är).

Om ditt företag säljer varor och/eller tjänster säsongsvis, dvs. under endast en del men minst 31 dagar av året, ska du räkna om den kontanta omsättningen till årsbasis.

–Verksamhet som enligt inkomstskattelagen inte ska beskattas för försäljning av varor eller tjänster: Exempel på det är statlig, kommunal, kyrklig och ideell verksamhet samt välgörenhet.

–Taxiverksamhet

–Distans- och hemförsäljning enligt hemförsäljningslagen: Exempel på det är postorder, Internetförsäljning och telefonförsäljning.

–Automatiserad försäljning eller försäljning av varor eller tjänster mot betalning i automat

–Automatspel enligt lotterilagen

–Torg- och marknadshandel enligt lagen om särskild skattekontroll av torg- och marknadshandeln m.m: Det gäller dock inte den som har tillstånd för servering av alkohol till allmänheten.

–Obemannad försäljning: Obemannad försäljning är när företag säljer varor eller tjänster mot kontant betalning och köparen själv sköter betalningen utan övervakning av någon från företaget, t.ex. genom att lägga betalningen i en låda.

–Tillfällig försäljning: Tillfällig försäljning är när företag som normalt fakturerar sina kunder har kontant försäljning under högst 12 dagar och till ett värde av högst två procent av företagets omsättning.

–Försäljning via sms-betalning: Att ta betalt via en teleoperatör (t.ex. via sms) är vanligt vid försäljning av tjänster, men det kan även förekomma vid försäljning av varor. Teleoperatören administrerar då betalningen till säljaren.

–Bingospel

–ATG, Svenska spel och Ticnet

Anmäla kassaregistret och ändringar till Skatteverket

Du som enligt lag ska ha ett kassaregister måste anmäla det till Skatteverket inom en vecka efter att du börjat använda det. Anmäl via Skatteverkets e‑tjänst för kassaregister (se länk till höger). För att använda e-tjänsten behöver du en e‑legitimation.

Anmäl alla kassaregister du använder i verksamheten, även sådana du hyr. Anmäl också när du byter ut, säljer eller skrotar ett kassaregister eller om det går sönder. Du ska alltid anmäla om du byter till en ny modell av ett kassaregister. Om ditt kassaregister uppdateras till en ny version ska du anmäla den i de fall den nya versionen är tillverkardeklarerad. Uppgift om detta hittar du i vår lista över tillverkardeklarerade kassaregister. Från tillverkaren/återförsäljaren ska du alltid kunna få information om en uppdatering av ditt kassaregister innebär att du ska göra en anmälan.

När du anmält kassaregistret får du efter ca en vecka en bekräftelse på de uppgifter du anmält. Hör av dig till Skatteverket om det är något i bekräftelsen som inte stämmer. Om du inte hört av dig inom två veckor får du ett registreringsbevis. I registreringsbeviset finns skyltar som visar att enheterna är anmälda. Obs! Fäst skyltarna på kassaregistret och kontrollenheten så att de är väl synliga för Skatteverkets kontrollanter om de kommer.

Du kan börja använda kassaregistret så fort du anmält det, dvs. redan innan du hunnit få registreringsbevis och skyltar.

Anmäla kontrollenheter och kassaregister

För att anmäla ett nytt kassaregister inklusive en ny kontrollenhet gör du så här: Starta e-tjänsten för kassaregister. Anmäl därefter kontrollenheten enligt instruktionerna som visas i tjänsten. Följande uppgifter är obligatoriska:

• innehavarens person-/organisationsnummer
• kontrollenhetens tillverkare (du kan bara välja certifierade tillverkare, se rullningslisten i e-tjänsten)
• kontrollenhetens modell
• kontrollenhetens tillverkningsnummer, som ska bestå av 17 siffror och/eller bokstäver
• den adress där kontrollenheten finns.

När du är färdig med registreringen visas en kvittens med de uppgifter du har angett. Bland annat ser du kontrollenhetens identifikationsnummer. Skriv upp det, eftersom du behöver det när du anmäler kassaregistret.

När du har anmält kontrollenheten anmäler du kassaregistret enligt instruk¨-tionerna i e-tjänsten. Följande uppgifter är obligatoriska:

• kontrollenhetens identifikationsnummer, som du fick när du anmälde kassaregistret
• innehavarens person-/organisationsnummer
• kassaregistrets beteckning
• kassaregistrets modell eller program
• kassaregistrets tillverkningsnummer
• om kassaregistret har kontrollremsa eller journalminne
• de adresser där kassaregistret, programvaran respektive journalminnet/kontrollremsan finns.

Om du bedriver verksamhet i två lokaler

Om du växlar mellan två olika lokaler och flyttar kassaregistret till den som du använder för tillfället ska du registrera kassaregistret på bägge adresserna. För att göra det vänder du dig till Skatteupplysningen, tfn 0771‑567 567.

Anmäla ändringar

Anmäl följande ändringar via e-tjänsten för kassaregister:

• om ett kassaregister eller en kontrollenhet byter adress
• om ett kassaregister kopplas till en annan kontrollenhet
• om du upptäcker att någon uppgift du tidigare har anmält är fel.

Ange också följande uppgifter i e-tjänsten i samband med ändringen:

• innehavarens person-/organisationsnummer
• enhetens identifikationsnummer.

Anmäla fel

När du ska felanmäla ett kassaregister eller en kontrollenhet anger du följande uppgifter i e-tjänsten:

• innehavarens person-/organisationsnummer
• kassaregistrets och kontrollenhetens identifikationsnummer.

Du behöver inte anmäla när kassaregistret har lagats.

Avanmäla kassaregistret

När du ska avanmäla ett kassaregister ska du ange följande uppgifter i e‑tjänsten för kassaregister:

• innehavarens person-/organisationsnummer
• kassaregistrets och kontrollenhetens identifikationsnummer.

Använda ombud

Om du vill kan ett ombud använda e-tjänsten för kassaregister i ditt ställe. Ombudet kan t.ex. vara den som hjälper dig med bokföringen eller den du köpt kassaregistret av. Ombudet ska ha en fullmakt men behöver inte skicka den till Skatteverket. Det räcker att ombudet kan visa upp fullmakten vid en kontroll.

E-tjänsten kräver att ombudet har en egen e-legitimation. (Däremot behövs ingen signering.) I e-tjänsten får ombudet kryssa i en särskild fullmaktsruta.

Skatteverkets tillsyns- och kontrollbesök

Skatteverket kan göra två typer av besök hos ditt företag, tillsynsbesök och kontrollbesök.

Tillsynsbesök

Vid ett tillsynsbesök är syftet att kontrollera att du har ett kassaregister som uppfyller de krav som finns. Vid tillsynsbesöket måste ditt företag kunna informera Skatteverkets handläggare om följande:

• Vilka kassaregister och kontrollenheter som finns i lokalen och deras modellbeteckningar, tillverkningsnummer m.m.
• Den kontrollkod som normalt finns i journalen till ditt kassaregister respektive i kontrollenheten. Det vanligaste kommer att vara att Skatteverkets handläggare ber den som står i butiken att ta fram kontrollkoden ur kassaregistrets journal. Det är alltså viktigt att den som står i kassan vet hur man gör detta.

Kontrollbesök

Vid ett oanmält kontrollbesök är syftet att Skatteverket ska kunna kontrollera att ditt företag använder kassaregistret på rätt sätt. Skatteverket kan t.ex.

• begära att den som står i kassan tar ut uppgifter ur kassaregistret
• räkna företagets kunder
• göra kontrollköp
• kontrollera kvitton
• inventera kassan.

Den som utger sig för att komma från Skatteverket måste kunna visa sin tjänstelegitimation vid besöket.

Källa: Skatteverket