Att ställa ut och att sälja sin produkt/tjänst på en mässa kan betraktas som en modern variant av torghandel. Det är ett både klassiskt och rationellt sätt att nå sin målgrupp.

För att lyckas med mässdeltagandet krävs att företaget ställt upp mål över vad man vill uppnå och att planeringen och genomförandet sköts på ett bra sätt. Mässdeltagandet ska samverka med andra marknadsförings- och säljaktiviteter.

Ett bra sätt att nå kunder

Ett av företagets möjligheter att nå kunder är att deltaga i mässor. För vissa kategorier företag betyder mässaktiviteter mycket, medan det för andra inte ger särskilt mycket. Eftersom ett mässdeltagande är en del av företagets marknadsmix är det viktigt att se till helheten. Det gäller att ställa olika marknadsföringsaktiviteter mot varandra för att se vilka som är effektivast då det gäller att uppnå önskvärt resultat.

Försäljning på en mässa

Företagens motiv med att deltaga i en mässa kan vara väldigt olika. Motiven kan vara att skaffa nya kundkontakter, lansera en ny produkt eller tjänst, skaffa nya återförsäljare eller agenter, testa marknaden mm.

Mässans attraktionskraft måste också bedömas. Hur många personer beräknas besöka den och hur stor andel av dessa kan räknas till företagets målgrupp. Vilken typ av mässa är det - en mässa öppen för alla eller en fackmässa, vilken status har mässan i besökarnas ögon.

Förberedelsen

Projektledare

Det första som bör göras är att utse en person som har ansvar för mässan. Vid ett större mässdeltagande kan det vara lämpligt att utse en projektgrupp. Projektledaren är den som samordnar aktiviteten och det är viktigt att han/hon utses så tidigt att planering kan genomföras på ett bra sätt. Exempel på lämpliga arbetsuppgifter för projektledaren eller projektgruppen kan vara följande:

  • Inhämta all nödvändig mässinformation som t.ex. möjlighet till montermått, takhöjd, tillgång till el eller diverse annan teknisk försörjning, last- och lossningsmöjligheter, besöksvägar, tidsuppgifter, prisuppgifter.
  • Vilka externa resurser finns att tillgå, t.ex. externa konsulter, monterbyggare, leverantörer av olika inredningsdetaljer, säljorganisationer, branschstöd.
  • Vilka interna resurser finns att tillgå, t.ex. budget, personal med mässerfarenhet, tidigare använt mässmaterial, tidigare mässdokumentation, reklammaterial.
  • Planera aktiviteter fram till, och under mässan. Marknadsförings- och säljaktiviteter. Mässmaterial - reklamproduktion av t.ex. skyltar, foldrar, kataloger. Ordna inbjudningar och ha presskontakter.
  • Boka monter och teknisk försörjning, kontraktera monterbyggare, transport av varor och material, försäkringar, boka plats i utställarkatalog med mera.
  • Göra en kostnadskalkyl, tidplan och bemanningsplan. Utbilda säljare eller annan monterpersonal. Arrangera personalens resor och boende.
  • Följa upp och detaljjustera under hela processen.

Mål

Självklart är att mässdeltagandet på ett eller annat sätt ska leda till ökad försäljning. Målsättningen behöver inte enbart innebära en viss försäljningsvolym under själva mässdagarna utan det finns även andra mätbara mål som kan vara lika viktiga. Betrakta gärna mässan som en kampanj med mål, tidsperiod och budget.

När det gäller målen ska de vara realistiskt satta och mätbara. De kan delas upp i Säljmål och Icke Säljmål. Målen kan gälla både nya potentiella kunder och redan befintliga kunder.

Här är några exempel på "formler" som kan användas som mätmetod.

Kontaktkostnad:
Totalkostnaden för mässaktiviteten / Antalet kvalificerade kontakter = Kostnad per kontakt

Kostnad för nya kunder:
Totalkostnaden för mässaktiviteten / Antal nya kunder = Kostnad per ny kund

Försäljning per satsad krona:
Mässrelateradförsäljning/Totalkostnadförmässaktivitet >1

Vinst per satsad krona:
Mässrelaterad vinst/Totalkostnadförmässaktivitet >1

Nedan följer exempel på mål som kan sättas upp:

  • Antal kontakter med nya kunder.
  • Förstärkta och fördjupade kontakter med befintliga kunder.
  • Öka försäljningen, omsättningen, marknadsandelen.
  • Erhållna order under mässan, i kontakter med mässbesökare efter mässan.
  • Erhållna order i antal, volym, storlek etc.
  • Lansering av nya produkter eller tjänster.
  • Stötta återförsäljare och/eller nå nya återförsäljare.
  • Öka målgruppens kunskap om företaget, dess produkter eller tjänster. Förbättra eller förstärka företagets image.

När du jämför dina budgeterade mål mot det som inträffade i verkligheten är det viktigt att du inte bara mäter direkt efter mässan utan även följer upp någon eller några månader efter mässans slut.

Budget

Gör en kostnads- och intäktsbudget. Det är viktigt att företaget inte "avsätter" en summa pengar för deltagande på en mässa. Utgå istället från de mål som företaget ställt upp och gör en budget utifrån detta. Om kostnaderna förväntas överstiga de "intäkter" som mässan beräknas ge (direkt och på sikt) bör man fundera över om inte pengarna kan användas till något mer lönsamt. Naturligtvis är det svårt att mäta all den nytta som ett deltagande kan ge - men det gäller att försöka beräkna detta så realistiskt som möjligt.

Mässbudgeten kan grovt indelas i följande huvudområden:

  • Kostnaden för monterytan.
  • Monterbyggnad, inredning, el, vatten, telefon etc.
  • Personalomkostnader såsom utbildning, resor, hotell, traktamente.
  • Reklamkostnader. Reklambyråarvoden, trycksaker, demonstrationsmaterial, inbjudningar, representation etc.
  • Marknadsföringskostnader innan mässan som t.ex. annonsering, utskick av inbjudningar, reklammateriel mm.
  • Transportkostnader och försäkringar.
  • Det bortfall av intäkter som sker då säljarna är på mässan istället för att vara ute och sälja normalt (detta glöms ofta bort).

När det gäller "intäktssidan", se de exempel på beräkningar som ges ovan under rubriken mål.

Tidplan

För att allt ska flyta smidigt och finnas på plats i tid krävs en detaljerad tidplan. Vid deltagande i en större mässa kan det krävas 6 månader upp till ett års planering. Redan när företaget har beslutat sig för att deltaga på en viss mässa gäller det att börja planlägga. Ju närmare mässtarten desto detaljrikare tidplan.

Material som beställs från externa leverantörer bör ha en "god" säkerhetsmarginal inlagd. Det är inte alls ovanligt med leveransförseningar och det kan skapa onödig stress och irritation om tidplanen är för snålt tilltagen.

Har företaget möjlighet är det bra att kunna samla allt material som ska finnas i montern på ett ställe. Det ger då en bra överblick och allt som ibland behöver kontrolleras i förväg är lätt tillgängligt. Transporten av materialet till mässhallen underlättas även den.

Monterns funktion och utseende

Kontrollera först monterns läge och se efter hur den är placerad i mässlokalen:

  • På vilket sätt uppmärksammas den av besökarna?
  • Ligger den placerad vid ett naturligt gångstråk eller avsides?
  • Vilken del av montern är det som de flesta besökarna ser först - är det rakt framifrån eller är det från sidan (viktigt för placering av skyltar)?
  • Finns det någon konkurrents monter i närheten?
  • Hur förväntas ljudnivån och den allmänna belysningen vara kring montern?
  • Hur förväntas ljudnivån och den allmänna belysningen vara kring montern?

Alla sådana här detaljer påverkar hur själva montern utformas både till utseende och hur arbetet i och kring den skall bedrivas.

Försäljning på en mässa

Monterns funktion är att väcka uppmärksamhet så att "rätta" personer besöker den. Den ska lätt ge besökaren kunskap om vilket företag som finns där och vad företaget arbetar med. Montern ska vara så utformad att säljarbetet underlättas för monterpersonalen.

Självklart är det även på det viset att mässor av allmän karaktär, jämfört med fackmässor, ger olika förutsättningar för monterns utformning. Om besökarna är fackfolk och där både affärsavslut och ordertagning sker på mässan, krävs "ett avskilt hörn" eller ett "inre rum" där avslut kan ske. Försök att utforma montern så att besökarna får en stegvis informationsinhämtning, t.ex. allmän information närmast gången, mer fördjupat längre in. Det gäller att de minst intresserade snabbt ska passera och inte vara inne i själva montern och där störa de potentiellt viktiga kunderna.

Var noga med att bara ha ett fåtal tydliga budskap. Monterväggar "tapetserade" med information gör det svåröverskådligt för besökarna och ingen stannar upp för att läsa.

Undvik att montern blir en viloplats för trötta fötter genom att vara sparsam med bord och stolar.

Kontakta kunder före mässan

Självklart ingår företagets mässaktiviteter som en del i den ordinarie marknadsföringen. Kontakta både dina vanliga kunder och potentiella kunder genom exempelvis säljbrev. Tala om att företaget kommer att deltaga i en mässa, vad du kommer att visa och erbjuda där, hälsa dem välkomna och bifoga gärna en entrébiljett. Kanske kan det vara läge att arrangera en kollektiv kundresa till mässan.

Annonsera också i exempelvis facktidningar för att tala om mäss- deltagandet. Större och viktigare kunder bör man boka tid med, kanske i kombination med middag, teater, konsert eller dylikt.

Pressen är viktig. Kontakta journalister i god tid och berätta om de nyheter företaget kommer att presentera. Glöm inte att tala om vilka kontaktpersoner de kan vända sig till. Gör i ordning material till journalisterna innehållande produkt- bilder, kortfattade texter mm. En mässa är en naturlig plats för branschpressen och det gäller att bearbeta den.

Förbered redan nu material som ska användas under och efter mässan som t.ex. kontaktkort som fylls i under själva mässan, offertmallar, tackkort eller tackbrev. Kunderna är bara "heta" en kort tid efter mässan och både ditt företag och dina konkurrenter vill ju "vara först". Planera och förbered därför så mycket som möjligt.
 

Läs mer om:

Att sälja på en mässa
Att sälja i montern
Uppföljning av mässan