Innehållsförteckning
E-faktura för privatpersoner
Du anmäler att du vill ha e-faktura från ett visst företag via din internetbank eller bankapp. När fakturan kommer är alla uppgifter redan ifyllda, men du kan ändra belopp och betalningsdag innan du godkänner betalningen. Kontrollera därför alltid att beloppet stämmer med det du ska betala. Betalningen görs först när du har godkänt den, vilket skiljer e-faktura från autogiro, där företaget drar pengarna automatiskt.
Många banker erbjuder tilläggstjänster, till exempel avisering via e-post eller sms när en ny faktura har kommit, eller automatisk betalning på förfallodagen. Tjänsterna skiljer sig mellan bankerna. Byter du bank behöver du anmäla e-fakturorna på nytt i den nya banken. Läs mer om att betala via internetbetalning.
Avgifter och pappersfaktura
Enligt Konsumentverket får ett företag ta ut en avgift för att hantera en betalning, även för e-faktura och autogiro, om det står i avtalet. Avgiften ska vara skälig och motsvara företagets faktiska kostnad. Ofta är avgiften lägre för e-faktura än för pappersfaktura. Det är företagets villkor som avgör hur fakturan skickas. Du kan inte kräva en pappersfaktura om företaget inte erbjuder det, men ändras villkoren efter ditt köp ska du få information om det.
E-faktura mellan företag
Enligt mervärdesskattelagen (2023:200) avses med elektronisk faktura en faktura som utfärdas och tas emot i elektroniskt format. En sådan faktura får bara utfärdas om mottagaren godkänner det (17 kap. 20 §). Fakturan ska innehålla samma uppgifter som en pappersfaktura, till exempel fakturadatum, löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer och momsbelopp. Mer om vad en faktura ska innehålla finns i artikeln om faktura.
Krav på e-faktura till offentlig sektor
Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling trädde i kraft den 1 april 2019. Den innebär att:
- fakturor som en leverantör skickar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och följa den europeiska standarden för e-fakturering, om parterna inte har avtalat om en annan standard (4 §),
- upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor enligt standarden (5 §),
- kravet gäller fakturor som följer av upphandlingar enligt bland annat lagen om offentlig upphandling som har påbörjats från och med den 1 april 2019.
Med elektronisk faktura avses i lagen en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt (2 §). En PDF-faktura eller en inskannad pappersfaktura räknas därför inte som e-faktura enligt lagen. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3 och att fakturorna skickas via Peppolnätverket. Undantag gäller om e-faktura skulle innebära risk för att sekretessbelagda uppgifter röjs eller för skada för säkerhetskänslig verksamhet (3 §).
Uppdaterad: texten bygger nu på aktuella källor i stället för en vägledning från 2012.