Mycket viktigt med erfarenhetsåterföring
Många företag sätter ett volymmål som ska uppnås under en viss tid och jämför sedan om målet nåtts. Är avvikelsen stor åt ena eller andra hållet görs i bästa fall en avvikelseanalys. Det är viktigt att inte slå sig för bröstet om man överträffat målet utan att först analysera varför man nådde målet och kanske överträffade det. Resultatet kan vara så enkelt som att totalmarknaden ökade mer än vad volymökningen var och att företaget istället tappat marknadsandelar. På samma sätt kan ett mål som inte nåtts innebära att företaget gjort en fantastisk insats på en marknad som kraftigt tappat i volym.
Ta alltid för vana att redan innan en kampanj genomförs, bestämma på vilket sätt den ska följas upp och analyseras. Resultatet av analysen kan bli att du vid nästa kampanj inte behöver spendera mer än hälften så mycket pengar men ändå får samma effekt.
Fördelen hos företag som är snabba och duktiga med att följa upp, är att de hinner genomföra förändringar före konkurrenterna. Efterhand som tiden går hinner de också bygga upp en erfarenhetsbank med både kunskap och effektiva uppföljningsmodeller. Bra uppföljningsmodeller, utformade för att passa det egna företagets produkter eller tjänster, sparar både tid och pengar.
Tänk på att det inte bara är en sifferjämförelse företaget ska göra mot t.ex. budgeterad volym, utan en analys av hur de olika aktiviteterna i handlingsplanen genomfördes. Vem som köpte, om de har gjort återköp, om säljmaterialet fungerat som det var tänkt, responsen i förfrågningar, har det varit leveransproblem och i så fall orsakerna till detta etc.
Naturligtvis ska företaget utnyttja och analysera all den statistik som fås från det interna rapportsystemet t.ex. order, försäljningsvärde, rabatter, lagerförändringar. Försök dock tränga lite djupare och fundera på varför t.ex. rabatten blev som den blev.
Ibland kan det vara nödvändigt att genomföra en så kallad effektmätning. Den går ut på att målgruppen som kampanjen var riktad mot intervjuas. Av detta går det att få fram vilken genomslagskraft kampanjen haft, till exempel hur många som uppmärksammat kampanjen, hur många som köpt och deras åsikter/värderingar m.m.
Återkoppling är viktigt och det är därför nödvändigt att den kunskap som uppföljningsanalysen resulterar i, snarast sprids till alla i företaget. Analysen kanske även visar att det måste göras förändringar i handlingsplanen.
Glöm inte att vägen mot målet sällan är rak utan består av många förändringar under tiden.
Läs mer om:
Marknadsföring
Marknadsplanens olika delar
Affärsidé
Nulägesanalys
Vad är vår styrka respektive svaghet?
Kunderna – Vilka är de, var finns marknaden?
Konkurrenterna – vilka är de – deras styrka och svaghet?
Leverantörerna
Distributionen
Omvärlden – vad är det som påverkar vårt företag?
Mål
Strategi
Handlingsplan
Handlingsplan – checklista
Mer om uppföljning
Att följa upp ett inköpsavtal innebär ett flertal olika saker. Från att bevaka leveransen (leveranserna) – till att som inköpare hålla kontakt och utveckla ett förhållande med någon eller några personer hos leverantören.
Leveransbevakning
Mellan beställningen och leveransen/utförandet uppstår många gånger ett ”tomrum”. Ibland kan denna tidsrymd vara ganska lång. Det är viktigt att under denna tid ha kontakt med leverantören och vara helt klar över att de håller leveransdatum.
Förhållanden kan ändras hos båda parter under denna tid. Ditt företag har kanske behov av att öka på er beställning, leverantören kanske har problem med sina underleverantörer. Att bara sitta och vänta på att en leverans ska ske är inget bra inköpsarbete. Genom att hålla god kontakt med leverantören skaffar du dig ett handlingsutrymme och kan i god tid vidtaga eventuella åtgärder.
Leveransen
Då leveransen utförts gäller det att kontrollera mot de krav som ställts upp i avtalet. Är produkten eller tjänsten det som avtalats. Eventuella reklamationer görs omgående.
En tänkvärd sak, när det gäller en leverans från t.ex. ett annat land, är att ha kontroll över transporten. Att som inköpare ha kontroll över godsets väg, genom att anlita en transportör som man känner sedan tidigare, känns många gånger betryggande.
Efterkalkyler
Självklart ska det göras olika typer av efterkalkyler på det som köpts in. Att jämföra budgeterade och faktiska kostnader i samband med köpet brukar inte vara så svårt. Glöm inte att ta med eventuellt extra kostnader för t.ex. utbildning, produktionsstörningar orsakade av fel i levererade produkter, kassationskostnader och kostnader för extra prov- och kontrollåtgärder.
Långsiktigt samarbete
En inköpsansvarig är oftast den förmedlande länken mellan personal hos leverantören och det egna företagets personal. Det gäller att se till att information och kunskap flödar mellan de båda företagen.
För leverantören kan det vara viktigt att få reda på hur ert företags slutkund tänker och handlar, för att leverantören i sin tur ska kunna förbättra det de levererar.
Tillsammans kan ni utveckla leverantörens produkt eller tjänst på ett sådant sätt att det gagnar både er som kund och leverantören i hans arbete med andra kunder.
Ett gott samarbete leder t.ex. till
- att ni får ta del av nyvunnen kunskap först av alla
- att ni ges möjlighet att utnyttja leverantörens expertis
- att ni får deltaga i utvecklingsarbete
- att ni får värdefull information
- att ni prioriteras i en bristsituation
Goda kontakter ger dig som kund möjligheter till frågor, utveckla idéer, diskutera problem etc. Att utveckla en bra och hållbar relation kräver att en kontinuerlig kontakt upprätthålls.
Besök gärna leverantören och sätt dig in i hans produktion. Genom att ha kunskap om varandras förhållanden går det många gånger att skapa effektiva lösningar genom olika slag av samarbete.
Inköpsprocessen
Kravspecifikationen
Anbudsförfrågan
Leverantörsval
Förhandling
Beställning, avtal
Frakter